Configuración y usuarios
En este apartado podrás personalizar y gestionar los aspectos clave de tu cuenta en PRANA. Desde la configuración general del sistema hasta la gestión de usuarios y perfiles, aquí encontrarás todas las herramientas necesarias para adaptar la plataforma a las necesidades de tu negocio.
Define cómo se comporta tu entorno de trabajo, configura tus impuestos según la normativa aplicable y mantén actualizada tu información personal.
Empieza por aquí para tenerlo todo a tu medida. 😊
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Tu numeración para Año Nuevo
Puesta a punto: Tu numeración en Prana para el Año Nuevo
¡Año nuevo, metas nuevas… y series de facturación nuevas!
En Prana sabemos que la flexibilidad es clave, por eso te lo ponemos fácil para gestionar cómo quieres que se comporten tus documentos al cambiar de ciclo.
Aquí tienes tu guía rápida para dejar tus contadores listos en menos de un minuto.
¿Cómo funciona la magia? 
Todo ocurre en la pantalla «Numeración de documentos», en el apartado de configuración de tu negocio. La lógica de Prana es sencilla: nosotros miramos el número que hay en la casilla, le
sumamos 1, y ¡voilà! esa es tu nueva factura.
Tú decides el estilo que quieres llevar este año:
Opción 1: «Año Nuevo, Vida Nueva» (La Recomendada)
¿Quieres que Prana reinicie el contador y aplique automáticamente el formato del nuevo año (por ejemplo, pasar de la 24-0045 a la 25-0001)?
- El truco: Simplemente pon los contadores a 0 (cero).
- Qué hace Prana: Al ver el cero, el sistema entiende que debe «resetear» y aplicará la máscara que tengas configurada (esa que pone [YY]#####). ¡Así de inteligente!
Opción 2: «A mi manera» (El Salto Manual)
¿Prefieres saltarte unos números o empezar en una cifra específica (por ejemplo, quieres que la primera sea la 500)?
- El truco: Escribe el número anterior al que deseas.
- La lógica: Si quieres empezar por la 500, escribe 499.
Prana siempre hará Tu número + 1.
Opción 3: «Non-Stop» (Continuista)
¿Para ti el cambio de año es solo un día más y quieres seguir la numeración exactamente donde la dejaste el 31 de diciembre?
- El truco: ¡No hagas nada! Relájate y sigue facturando.
El Paso a Paso (en 3 clics)
- Entra en faena: Ve a la pantalla de Numeración de documentos (donde ves todas tus series: F, R, T…).
- Elige tu serie: Haz clic sobre la línea que quieras editar (por ejemplo, la serie «F» de Ventas). Se abrirá la ventana de edición.
- Ajusta el contador:
- Busca el campo «Última factura» (o último presupuesto/pedido según lo que edites).
- Borra lo que haya y escribe 0 (si quieres reiniciar el año).
- ¡Y guarda! Dale al botón azul de Guardar.
Pro-Tip: No te olvides de las devoluciones. Si reinicias tus facturas normales, lo ideal es
que hagas lo mismo con la casilla «Última rectificativa» poniéndola también a 0. ¡Así todo queda cuadrado y limpio!
Preguntas Frecuentes
Sabemos que tocar configuraciones da un poco de respeto, pero aquí resolvemos tus dudas en un santiamén:
1. ¿Tengo que hacer el cambio justo a las 00:00 del 1 de enero? 
¡Por favor, no! Disfruta de la fiesta. Puedes hacer el cambio cuando vuelvas al trabajo, justo antes de emitir tu
primera factura del año. Mientras no crees documentos nuevos, los contadores pueden esperar.
2. Si pongo el contador a 0… ¿Cómo sabe Prana que tiene que poner «25» y no «24»? Porque Prana trabaja en equipo contigo. Si en la configuración general tienes la máscara [YY], el
sistema mira la fecha actual. Al detectar que ya estamos en el nuevo año, actualizará ese prefijo automáticamente. Tú solo preocúpate del cero, nosotros ponemos el año.
3. ¿Esto va a cambiar los números de mis facturas antiguas? Jamás. Lo que ya está facturado, sellado queda. Cambiar los contadores solo afecta a la siguiente factura que generes. Tu historial es sagrado y no se toca.
4. ¡Socorro! Me he equivocado y he puesto un número que no era. Calma, tiene arreglo. Si aún no has emitido la factura, vuelve a entrar en la serie, corrige el número en la casilla «Última factura» y guarda de nuevo. Prana es flexible, rectificar es de sabios.
5. Tengo varias series (Facturas, Rectificativas, Tickets…), ¿tengo que cambiarlas todas? Solo las que tú quieras reiniciar. Tienes el control total sobre cada serie de forma independiente.
Gestiona tu suscripción
Cancela tu suscripción
Lamentamos profundamente que haya llegado este momento, sentimos no haber estado a tu altura, pero si podemos sacar algo positivo de esto, por favor, ponte en contacto a través de nuestro chat. Mejorar es una de nuestras metas, y aunque te perdamos nos encantaría que sea un hasta pronto y no un adiós.
Para cancelar tu suscripción, dirígete al apartado de mi suscripción y haz clic sobre la opción donde aparece tu plan.
Seguidamente pulsa sobre cancelar la toda la suscripción
La suscripción quedará activa y totalmente funcional hasta su siguiente renovación, si tienes un plan mensual hasta el día 1 del mes siguiente a la cancelación y si tienes un plan anual, hasta su fecha de vencimiento.
En cualquier momento puedes reactivar la suscripción siguiendo estos mismos pasos.
Y recuerda, una vez vencido el plan y ejecutada tu cancelación, podrás volver con nosotros en cualquier momento.
Configura tu cuenta de PRANA
En el área de configuración de PRANA, podrás personalizar y ajustar diversos aspectos para adaptarlo a las necesidades de tu empresa. A continuación, encontrarás una descripción detallada de cada una de las opciones disponibles:
Cuenta
En esta sección, podrás ingresar y modificar los datos de tu empresa, como el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal, entre otros. Además de incluir el logotipo simplemente arrastrando desde tu carpeta de imágenes.
También datos que afectan a los informes, como el registro mercantil o las notas u observaciones a pie de página.
Preferencias globales
Aquí podrás configurar las preferencias generales de la plataforma, como el idioma, la moneda, el formato de fecha y la zona horaria predeterminados.
Esta sección te permite crear, personalizar y gestionar las plantillas de correo electrónico que se utilizarán para comunicarte con tus contactos, como clientes, proveedores.
Notificaciones
Aquí podrás elegir las preferencias de notificación y la forma en que deseas recibir las alertas del sistema.
Documentos
En esta sección, podrás configurar la información predeterminada de tus documentos, como facturas, presupuestos o albaranes, así como las series de numeración que se utilizarán.
Prana configura la series por defecto para que no tengas que preocuparte por su configuración. Si necesitas añadir otra serie, simplemente pulsa el link situado en el pie de la página, nos abrirá una nueva línea que nos permitirá seleccionar para que tipo de documento de la serie, el título y los contadores.
Formas de pago
Aquí podrás añadir y configurar las diferentes formas de pago que aceptarás para gestionar los cobros y pagos de tus facturas, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias o pagos en efectivo. Para añadir una forma de pago, pulsamos el botón situado en la parte superior de la página
Nos abre el formulario de introducción y procedemos a completar los campos que necesitemos. Los campos indicados con un * son campos obligatorios que tienen que ser rellenados para para poder grabar. Se pueden completar datos como el icono, días para el cálculo de vencimientos en los documentos y tipo de documento para los ficheros Facturae.
Si queremos que la forma de pago se nuestra forma de pago por predeterminada al crear clientes o proveedores, tendremos que marcar el check Establecer como predeterminada.
Finalmente el botón finalizará la grabación de la forma de pago.
Impuestos
Esta sección te permite gestionar los impuestos que se aplican en tu país o región, así como añadir nuevos impuestos según las necesidades de tu empresa.
Inventario
Aquí podrás configurar los parámetros predeterminados de tu inventario, como las unidades de medida, las categorías de productos o los almacenes, así como ajustar los detalles de tus productos.
Tarifas
Desde este apartado se podrán gestionar las diferentes tarifas de venta de tus productos. Además se podrá establecer la tarifa predeterminada de tu empresa, que se asignará de forma automática al dar de alta a clientes. Se puede desactivar cualquier tarifa para impedir su uso a partir de ese momento.
Gestión de usuarios
La gestión de usuarios que pueden acceder a tu cuenta se gestiona mediante invitaciones que puedes enviar desde el apartado «Gestionar usuarios» situado en la parte superior izquierda, dentro del menú desplegable de tu empresa:
.
Al acceder a esa opción, veremos a lista de usuarios, si están activos y su última actividad en Prana.
Si queremos enviar una invitación para dar permisos de acceso a un nuevo usuario pulsaremos el botón Invitar usuarios y rellenaremos el email en el cual recibirá la invitación. Si deseamos invitar a nuestro asesor o asesora, siemplemente le asignaremos el rol de asesor consulta o asesor administrador, el primero solo puede consultar datos y el segundo puede editar y crear documentos.
Finalmente pulsaremos el botón invitar usuario.
Mi perfil
¿Quieres cambiar algún parámetro de la cuenta de usuario con la que has entrado a Prana?, en esta sección te explicamos como hacerlo de forma rápida y sencilla.
Pulsa sobre el icono de la página principal situado en la parte inferior izquierda, y luego sobre la opción configurar perfil.
En formulario que nos aparece podremos indicar datos como el nombre, cambiar de avatar, teléfono o activar / desactivar la ayuda de primeros pasos.
Preferencias globales
Las Preferencias globales son esos pequeños ajustes que marcan la diferencia en cómo se comporta tu PRANA en el día a día. Aquí decides la moneda en la que trabajas, cómo quieres ver los números, los decimales que usarás y hasta el tipo de IVA predeterminado que se aplicará a tus artículos.
Todo lo que configures aquí será el valor por defecto en tu empresa, aunque luego podrás personalizar cada operación o artículo según lo necesites.
¿Dónde están las preferencias globales?
- Entra en el menú Configuración.
- Haz clic en la sección Preferencias globales.
Verás una pantalla como esta: Ejemplo de la pantalla de Preferencias globales:
Campos de configuración
Moneda
Selecciona la moneda con la que quieres trabajar habitualmente (ej. Euro). Esto define cómo se mostrarán los importes en toda la aplicación.
Formato numérico
Aquí decides el estilo en el que se presentan los números:
- Ejemplo: 1.234,56 para usar coma como separador decimal. Sirve para que los datos numéricos se ajusten al formato con el que estás más familiarizado.
Decimales cantidad venta
El número de decimales que tendrán las cantidades de venta (ej. 0 para unidades enteras, 3 si vendes productos que requieren mayor precisión).
Decimales cantidad compra/almacén
Similar al anterior, pero aplicado a las cantidades en compras y movimientos de almacén.
Decimales precio venta
El número de decimales que se mostrarán en los precios de venta (por defecto suele ser 2, típico en euros y céntimos).
Decimales precio compra
Define los decimales para los precios de compra (también suele ser 2, aunque puedes ampliarlo si compras con mucha precisión en el coste).
Tipo de IVA artículo
Aquí estableces el IVA predeterminado que se aplicará a los artículos nuevos (ej. General). Aunque luego, cada artículo puede llevar su propio tipo de IVA.
Recomendaciones
- Define los decimales de acuerdo al nivel de detalle que necesites en tu negocio.
- Si trabajas con stock muy preciso (ej. gramos, mililitros, metros), usa más decimales en cantidades.
- Si trabajas con precios muy ajustados, amplía los decimales de compra/venta.
- El tipo de IVA predeterminado te ahorrará tiempo al dar de alta artículos nuevos.
Pereguntas Frecuentes (FAQs)
¿Qué pasa si cambio la moneda después de haber trabajado con otra?
El sistema aplicará la nueva moneda como predeterminada, pero los documentos anteriores se mantienen con la configuración que tenían en su momento.
¿Puedo cambiar el formato numérico en cualquier momento?
Sí, puedes hacerlo cuando quieras y afectará a cómo ves los números en pantalla y documentos.
¿Los decimales afectan a los cálculos?
Sí, los decimales que definas determinan la precisión con la que PRANA calculará importes y cantidades.
¿El IVA que configuro aquí es definitivo?
No. Es solo un valor por defecto. Siempre podrás cambiar el IVA artículo por artículo si lo necesitas.
En resumen: Las Preferencias globales son la base de cómo PRANA hablará tu mismo idioma en números, precios y monedas. Dedica unos minutos a configurarlas bien y ahorrarás mucho tiempo en tu día a día.
Configura tus impuestos
En prana, intentamos ponértelo fácil, por eso, cuando empiezas con nosotros creamos los impuestos más comunes usados en España o Canarias.
¿Qué impuestos precarga prana?
Desde el apartado de configuración
de empresa, podrás acceder al apartado de impuestos.
Apartado Impuestos
Lo primero que debes indicar
es el nombre del impuesto de tu región, por defecto prana cargará IVA.
Si eres una empresa o autónmo con residencia en Canarias, marca la casilla Empresa acogida a IGIC y cambiará el nombre del impuesto a IGIC y prana creará los impuestos más comunes de Canarias.
Estas son los impuestos precargados en prana
¿Cómo crear impuestos nuevos?
Tienes que hacer clic el botón de añadir impuestos, en el apartado de configuración de empresa à impuestos. Aparecerá este popup:
Al clicar sobre añadir impuesto, aparece este popup.
Prana, calcula el impuesto al cruzar el impuesto del cliente o proveedor con el impuesto del producto, ya que un producto puede tener un impuesto diferente dependiendo de a quien se le venda. Por ejemplo, puedo tener un IVA General para mis productos siempre que venda en la península, pero si ese mismo producto lo vendo o lo compro fuera de España, el impuesto será exento.
Veamos un ejemplo de como crear un impuesto del 12% para mis clientes o proveedores del tipo GENERAL.
Ahora vamos a crear el impuesto 0% IVA para el mismo tipo de producto.
Esto quiere decir, que cualquier producto con el impuesto Agrícola, al venderlo a un cliente con el
tipo de impuesto Exento, aplicará un IVA del 0%.
Por último, vamos a ver como añadir un recargo de equivalencia del 1.2% a este IVA del 12%.
Esto quiere decir, que cualquier producto con el impuesto Agrícola, al venderlo a un cliente con el
tipo de impuesto con Recargo, aplicará un IVA del 12% más un recargo del 1.2%.
Este es un ejemplo claro de cómo crear los impuestos para mis productos agrícolas, y como prana aplicará el impuesto correcto, al cruzar el tipo de producto con el tipo de cliente o
proveedor.
¿Cómo edito impuestos ?
Tienes que hacer clic el sobre el impuesto que deseas modificar, en el apartado de configuración de empresa à impuestos.
Al clicar sobre el impuesto que deseas editar,
aparecerá este popup.
Puedes cambiar los porcentajes, y la etiqueta del impuesto, tanto de los impuestos creados por ti, como de los que prana precarga. Incluso si alguno no lo usas, puedes pulsar sobre eliminar.
Esta etiqueta aparecerá en cualquier documento de venta o de compra, en la columna de impuestos
.
Eliminar cuenta
En PRANA sabemos que la vida está llena de cambios y que, a veces, toca decir adiós 
.
Nos da muchísima pena que hayas llegado hasta aquí. Ojalá pudiéramos hacer algo
para que te quedaras un ratito más. Y si hay algo en lo que podamos ayudarte
antes de dar este paso definitivo, por favor ponte en contacto con nosotros 
.
Pero si ya lo tienes decidido, aquí te explicamos cómo funciona el proceso de
eliminación de tu cuenta en PRANA. Queremos que lo hagas con toda la
información clara y sin sorpresas.
¿Dónde puedo eliminar mi cuenta?
Tienes dos caminos para hacerlo:
1. Desde Configuración → Cuenta
– Entra a tu perfil de PRANA.
– Baja hasta el final de la sección Cuenta.
– Verás un botón rojo que dice Eliminar cuenta.
– Al pulsarlo, se te pedirá confirmar tu decisión.
2. Si tu cuenta de prueba gratuita ya expiró
– Al acceder a PRANA, verás una pantalla que te avisa que tu prueba ha
terminado.
– Allí tienes un botón grande para Contratar y seguir usando PRANA 
.
– Pero si decides marcharte, abajo encontrarás la opción Eliminar para siempre
mi cuenta y mis datos.
Ejemplo desde Configuración →Cuenta
Ejemplo desde pantalla principal cuando la prueba ha expirado
¡Ojo, esto es muy importante!
– Una vez confirmes la eliminación de tu
cuenta, todos tus datos se borran de forma inmediata.
– No hay vuelta atrás: no podremos recuperarlos después 
.
– Antes de dar este paso, te recomendamos que exportes toda la información
importante (clientes, presupuestos, facturas, bancos, etc.) desde los distintos
listados de la aplicación usando la opción Exportar a Excel.
Paso a paso: Eliminar tu cuenta desde
Configuración
1. Ve a Configuración.
2. Selecciona la pestaña Cuenta.
3. Desplázate hasta abajo del todo.
4. Haz clic en Eliminar cuenta.
5. Confirma la acción en la ventana emergente.
¡Listo! Tu cuenta y tus datos serán eliminados en ese mismo momento.
Paso a paso: Eliminar tu cuenta desde la
pantalla principal (cuenta expirada)
1. Accede a PRANA una vez finalizada tu prueba gratuita.
2. En la pantalla principal, verás el aviso de que tu prueba ha terminado.
3. Si decides no contratar, baja hasta el final y haz clic en Eliminar para
siempre mi cuenta y mis datos.
4. Confirma la acción.
Adiós definitivo a tu cuenta 
.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Los datos se eliminan de inmediato?
Sí, en cuanto confirmes, PRANA borra toda tu información de manera instantánea.
¿Puedo recuperar mis datos después?
No, la eliminación es irreversible. Por eso insistimos en que exportes lo que
necesites antes de hacerlo.
¿Puedo descargar mi información antes de borrar la cuenta?
¡Claro! Todos los listados de PRANA (clientes, presupuestos, bancos, etc.) tienen opción de Exportar a Excel.
¿Qué hago si quiero cancelar mi cuenta pero necesito ayuda con la exportación de datos?
Escríbenos antes de borrarla. Estaremos encantados de echarte una mano 
.
Si elimino mi cuenta porque mi prueba gratuita terminó, ¿qué pasa si luego quiero volver?
Podrás registrarte de nuevo, pero empezarás desde cero, sin tus antiguos datos.
En resumen: Eliminar tu cuenta en PRANA es fácil, pero es un paso definitivo. Si tienes dudas, antes de hacerlo, escríbenos. Nos dará mucha alegría intentar ayudarte a quedarte un poco más 
.
Multiempresa
Multiempresa en PRANA
PRANA te permite trabajar con varias empresas desde una misma cuenta de usuario gracias a su funcionalidad multiempresa.
Esto significa que un mismo usuario puede acceder, gestionar y cambiar fácilmente entre distintas empresas sin necesidad de crear diferentes accesos o contraseñas.
Cada empresa es totalmente independiente.
Esto incluye su información, su plan de suscripción, su configuración y todos sus datos contables o fiscales.
En resumen:
-
Cada empresa tiene su propio plan de pago, que puede ser diferente entre ellas. -
No existe un plan compartido o conjunto que incluya varias empresas bajo una misma suscripción. -
Cada empresa gestiona su propia facturación, usuarios y datos de manera separada.
Esta estructura ofrece flexibilidad y control total: podrás tener todas tus empresas accesibles desde tu usuario de PRANA, pero cada una mantendrá su independencia administrativa y económica.
Por ejemplo, si trabajas con más de una empresa —como una sociedad limitada y un negocio personal— podrás gestionarlas cómodamente desde un mismo entorno, sin mezclar su información ni sus planes de suscripción.
Idioma Interface
Prana habla tu idioma: Personaliza tu interfaz
¿Te sientes más cómodo trabajando en inglés? ¿Prefieres el catalán? ¿O lo tuyo es el español? En Prana creemos que la tecnología debe adaptarse a ti, y no al revés.
Por eso, puedes cambiar el idioma de toda la plataforma en cuestión de segundos. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
Tu Prana, a tu manera 
Actualmente, Prana está disponible en tres idiomas para que elijas el que mejor te suene:
-
Español -
Catalán
-
Inglés
El cambio es instantáneo y afecta a toda la interfaz: menús, botones, avisos y textos del sistema se mostrarán en la lengua que selecciones.
El cambio en 3 pasos 
-
Busca tu perfil: Mira en la parte inferior izquierda de tu pantalla. Verás un círculo con tus iniciales (tu avatar) y tu nombre. Haz clic ahí para desplegar el menú personal.
-
Entra en la sala de máquinas: En el menú que se abre, selecciona la opción «Configuración del perfil».
-
Elige y listo: Dentro de tu ficha de usuario, busca el selector de Idioma. Despliega la lista, elige tu favorito (Español, Catalán o Inglés) y guarda.
¡Y voilà! (o here you go!), Prana cambiará automáticamente al idioma seleccionado.
Preguntas Frecuentes (Idiomas)
1. Si cambio el idioma, ¿le cambia también a mis compañeros?
¡No! Esta configuración es 100% personal. Tú puedes ver Prana en Inglés mientras tu compañero de al lado lo ve en Español. Cada uno trabaja como más a gusto se sienta.
2. ¿Esto traduce mis facturas?
Ojo, esto cambia el idioma de la interfaz (los menús y botones de Prana). El contenido que tú escribas (como los nombres de tus productos o las descripciones de las facturas) se queda tal cual lo escribiste.
3. ¿Puedo cambiarlo tantas veces como quiera?
¡Claro! Si por la mañana te apetece practicar inglés y por la tarde prefieres volver al español, solo tienes que repetir los pasos.
¿Ready? ¿Llestos? ¿Listos?
Configura tu perfil y ¡haz que Prana hable como tú! 
Factura), Prana aplicará el último cambio que tengas registrado en el sistema a día de hoy, NO el cambio antiguo que tenía el documento de origen.
Domina el Tiempo: Guía Completa de Gestión de Vencimientos Múltiples
La Bola de Cristal:
La Regla de Oro Contable:
¡Ojo a las matemáticas! Prana protege tu contabilidad: si el botón está desactivado, es porque la suma de los importes de tus plazos no coincide con el total de la factura. Revisa los céntimos, asegúrate de que todo suma el 100% del importe y el botón se activará mágicamente.
¿Dónde puedo crear mis categorías y subcategorías?
Crear una nueva categoría
Visualizar tus categorías creadas
Preguntas Frecuentes (FAQs)
Domina tu Catálogo: Módulo de Variantes en Prana
Precios inteligentes: Por defecto, todas las variantes heredan el precio de compra y venta del producto principal. Pero si la talla XL es más cara, ¡no hay problema! Pulsa los botones «Precios de venta / EAN» o «Precios compra» y personaliza el dato para esa variante específica. También puedes asignarles su propio código EAN y referencia de compra.
