1. Prana learning
Elige tu camino de iluminación para hoy, no importa dónde estés en tu viaje, Prana tiene la guía que necesitas para avanzar con claridad y confianza.
1.1 Invita a tu asesoría
En prana sabemos lo importante que es la figura del asesor para tu negocio, por ello hemos incluido de forma totalmente gratuira una licencia para tu asesoría, sin coste, sin trampa, así de sencillo.
Tu asesoría podrá acceder a tus datos, de forma sencilla, para ayudarte con el cálculo de los modelos, o incluso, grabar tus facturas y tus gatos.
1.1.1 ¿Cómo invitar a tu asesoría?
Desde el menú de tu cuenta, haz clic en Invitar Asesoría.
Aparecerá esta ventana:
Rellena todos los campos con asterisco.
Escoge el rol de tu asesoría:
- Asesor Administrador: podrá dar de alta información en tu empresa, como facturas de compras, de venta, clientes, proveedores, etc…
- Asesor Consulta: podrá acceder a toda la información de ventas y gastos de tu empresa, pero no podrá crear, eliminar o modificar registros, solo consultar y exportar la información que desee.
Personaliza, si lo deseas, el cuerpo del email de bienvenida que recibirá tu asesoría.
Pulsa sobre Enviar Invitación y tu asesoría recibirá inmediatamente un email para formar parte de tu negocio.
1.1.1 ¿Cómo doy de baja o modifico mi asesoría?
Desde el menú de tu cuenta, clica sobre Invitar Asesoría
Aparecerá esta ventana:
Solo tienes que pulsar sonbre la opción de Dar de baja y tu asesoría quedará desvinculada inmediatamente y no tendrá acceso a tus datos en ese mismo instante.
También puedes modificar los datos de la asesoría y pulsar sobre Enviar invitación. de esta forma la asesoría anterior dejará de tener acceso a tu información y la nueva tendrá acceso a ellos.
1.1.1 ¿De cuántas licencias de asesoría dispongo?
Dispones de una licencia de asesoría, totalmente gratuita, para cada uno de tus negocios.
1.2 Configuración y usuarios
En este apartado podrás personalizar y gestionar los aspectos clave de tu cuenta en PRANA. Desde la configuración general del sistema hasta la gestión de usuarios y perfiles, aquí encontrarás todas las herramientas necesarias para adaptar la plataforma a las necesidades de tu negocio.
Define cómo se comporta tu entorno de trabajo, configura tus impuestos según la normativa aplicable y mantén actualizada tu información personal.
Empieza por aquí para tenerlo todo a tu medida. 😊
1.2.1 Configura tu cuenta de PRANA
En el área de configuración de PRANA, podrás personalizar y ajustar diversos aspectos para adaptarlo a las necesidades de tu empresa. A continuación, encontrarás una descripción detallada de cada una de las opciones disponibles:
Cuenta
En esta sección, podrás ingresar y modificar los datos de tu empresa, como el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal, entre otros. Además de incluir el logotipo simplemente arrastrando desde tu carpeta de imágenes.
También datos que afectan a los informes, como el registro mercantil o las notas u observaciones a pie de página.
Preferencias globales
Aquí podrás configurar las preferencias generales de la plataforma, como el idioma, la moneda, el formato de fecha y la zona horaria predeterminados.
Esta sección te permite crear, personalizar y gestionar las plantillas de correo electrónico que se utilizarán para comunicarte con tus contactos, como clientes, proveedores.
Notificaciones
Aquí podrás elegir las preferencias de notificación y la forma en que deseas recibir las alertas del sistema.
Documentos
En esta sección, podrás configurar la información predeterminada de tus documentos, como facturas, presupuestos o albaranes, así como las series de numeración que se utilizarán.
Prana configura la series por defecto para que no tengas que preocuparte por su configuración. Si necesitas añadir otra serie, simplemente pulsa el link situado en el pie de la página, nos abrirá una nueva línea que nos permitirá seleccionar para que tipo de documento de la serie, el título y los contadores.
Formas de pago
Aquí podrás añadir y configurar las diferentes formas de pago que aceptarás para gestionar los cobros y pagos de tus facturas, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias o pagos en efectivo. Para añadir una forma de pago, pulsamos el botón situado en la parte superior de la página
Nos abre el formulario de introducción y procedemos a completar los campos que necesitemos. Los campos indicados con un * son campos obligatorios que tienen que ser rellenados para para poder grabar. Se pueden completar datos como el icono, días para el cálculo de vencimientos en los documentos y tipo de documento para los ficheros Facturae.
Si queremos que la forma de pago se nuestra forma de pago por predeterminada al crear clientes o proveedores, tendremos que marcar el check Establecer como predeterminada.
Finalmente el botón finalizará la grabación de la forma de pago.
Impuestos
Esta sección te permite gestionar los impuestos que se aplican en tu país o región, así como añadir nuevos impuestos según las necesidades de tu empresa.
Inventario
Aquí podrás configurar los parámetros predeterminados de tu inventario, como las unidades de medida, las categorías de productos o los almacenes, así como ajustar los detalles de tus productos.
Tarifas
Desde este apartado se podrán gestionar las diferentes tarifas de venta de tus productos. Además se podrá establecer la tarifa predeterminada de tu empresa, que se asignará de forma automática al dar de alta a clientes. Se puede desactivar cualquier tarifa para impedir su uso a partir de ese momento.
1.2.1 Gestión de usuarios
La gestión de usuarios que pueden acceder a tu cuenta se gestiona mediante invitaciones que puedes enviar desde el apartado «Gestionar usuarios» situado en la parte superior izquierda, dentro del menú desplegable de tu empresa:
.
Al acceder a esa opción, veremos a lista de usuarios, si están activos y su última actividad en Prana.
Si queremos enviar una invitación para dar permisos de acceso a un nuevo usuario pulsaremos el botón Invitar usuarios y rellenaremos el email en el cual recibirá la invitación. Si deseamos invitar a nuestro asesor o asesora, siemplemente le asignaremos el rol de asesor consulta o asesor administrador, el primero solo puede consultar datos y el segundo puede editar y crear documentos.
Finalmente pulsaremos el botón invitar usuario.
1.2.1 Mi perfil
¿Quieres cambiar algún parámetro de la cuenta de usuario con la que has entrado a Prana?, en esta sección te explicamos como hacerlo de forma rápida y sencilla.
Pulsa sobre el icono de la página principal situado en la parte inferior izquierda, y luego sobre la opción configurar perfil.
En formulario que nos aparece podremos indicar datos como el nombre, cambiar de avatar, teléfono o activar / desactivar la ayuda de primeros pasos.
1.2.1 Eliminar cuenta
En PRANA sabemos que la vida está llena de cambios y que, a veces, toca decir adiós 
.
Nos da muchísima pena que hayas llegado hasta aquí. Ojalá pudiéramos hacer algo
para que te quedaras un ratito más. Y si hay algo en lo que podamos ayudarte
antes de dar este paso definitivo, por favor ponte en contacto con nosotros 
.
Pero si ya lo tienes decidido, aquí te explicamos cómo funciona el proceso de
eliminación de tu cuenta en PRANA. Queremos que lo hagas con toda la
información clara y sin sorpresas.
¿Dónde puedo eliminar mi cuenta?
Tienes dos caminos para hacerlo:
1. Desde Configuración → Cuenta
– Entra a tu perfil de PRANA.
– Baja hasta el final de la sección Cuenta.
– Verás un botón rojo que dice Eliminar cuenta.
– Al pulsarlo, se te pedirá confirmar tu decisión.
2. Si tu cuenta de prueba gratuita ya expiró
– Al acceder a PRANA, verás una pantalla que te avisa que tu prueba ha
terminado.
– Allí tienes un botón grande para Contratar y seguir usando PRANA 
.
– Pero si decides marcharte, abajo encontrarás la opción Eliminar para siempre
mi cuenta y mis datos.
Ejemplo desde Configuración →Cuenta
Ejemplo desde pantalla principal cuando la prueba ha expirado
¡Ojo, esto es muy importante!
– Una vez confirmes la eliminación de tu
cuenta, todos tus datos se borran de forma inmediata.
– No hay vuelta atrás: no podremos recuperarlos después 
.
– Antes de dar este paso, te recomendamos que exportes toda la información
importante (clientes, presupuestos, facturas, bancos, etc.) desde los distintos
listados de la aplicación usando la opción Exportar a Excel.
Paso a paso: Eliminar tu cuenta desde
Configuración
1. Ve a Configuración.
2. Selecciona la pestaña Cuenta.
3. Desplázate hasta abajo del todo.
4. Haz clic en Eliminar cuenta.
5. Confirma la acción en la ventana emergente.
¡Listo! Tu cuenta y tus datos serán eliminados en ese mismo momento.
Paso a paso: Eliminar tu cuenta desde la
pantalla principal (cuenta expirada)
1. Accede a PRANA una vez finalizada tu prueba gratuita.
2. En la pantalla principal, verás el aviso de que tu prueba ha terminado.
3. Si decides no contratar, baja hasta el final y haz clic en Eliminar para
siempre mi cuenta y mis datos.
4. Confirma la acción.
Adiós definitivo a tu cuenta 
.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Los datos se eliminan de inmediato?
Sí, en cuanto confirmes, PRANA borra toda tu información de manera instantánea.
¿Puedo recuperar mis datos después?
No, la eliminación es irreversible. Por eso insistimos en que exportes lo que
necesites antes de hacerlo.
¿Puedo descargar mi información antes de borrar la cuenta?
¡Claro! Todos los listados de PRANA (clientes, presupuestos, bancos, etc.) tienen opción de Exportar a Excel.
¿Qué hago si quiero cancelar mi cuenta pero necesito ayuda con la exportación de datos?
Escríbenos antes de borrarla. Estaremos encantados de echarte una mano 
.
Si elimino mi cuenta porque mi prueba gratuita terminó, ¿qué pasa si luego quiero volver?
Podrás registrarte de nuevo, pero empezarás desde cero, sin tus antiguos datos.
En resumen: Eliminar tu cuenta en PRANA es fácil, pero es un paso definitivo. Si tienes dudas, antes de hacerlo, escríbenos. Nos dará mucha alegría intentar ayudarte a quedarte un poco más 
.
1.2.1 Configura tus impuestos
En prana, intentamos ponértelo fácil, por eso, cuando empiezas con nosotros creamos los impuestos más comunes usados en España o Canarias.
¿Qué impuestos precarga prana?
Desde el apartado de configuración
de empresa, podrás acceder al apartado de impuestos.
Apartado Impuestos
Lo primero que debes indicar
es el nombre del impuesto de tu región, por defecto prana cargará IVA.
Si eres una empresa o autónmo con residencia en Canarias, marca la casilla Empresa acogida a IGIC y cambiará el nombre del impuesto a IGIC y prana creará los impuestos más comunes de Canarias.
Estas son los impuestos precargados en prana
¿Cómo crear impuestos nuevos?
Tienes que hacer clic el botón de añadir impuestos, en el apartado de configuración de empresa à impuestos. Aparecerá este popup:
Al clicar sobre añadir impuesto, aparece este popup.
Prana, calcula el impuesto al cruzar el impuesto del cliente o proveedor con el impuesto del producto, ya que un producto puede tener un impuesto diferente dependiendo de a quien se le venda. Por ejemplo, puedo tener un IVA General para mis productos siempre que venda en la península, pero si ese mismo producto lo vendo o lo compro fuera de España, el impuesto será exento.
Veamos un ejemplo de como crear un impuesto del 12% para mis clientes o proveedores del tipo GENERAL.
Ahora vamos a crear el impuesto 0% IVA para el mismo tipo de producto.
Esto quiere decir, que cualquier producto con el impuesto Agrícola, al venderlo a un cliente con el
tipo de impuesto Exento, aplicará un IVA del 0%.
Por último, vamos a ver como añadir un recargo de equivalencia del 1.2% a este IVA del 12%.
Esto quiere decir, que cualquier producto con el impuesto Agrícola, al venderlo a un cliente con el
tipo de impuesto con Recargo, aplicará un IVA del 12% más un recargo del 1.2%.
Este es un ejemplo claro de cómo crear los impuestos para mis productos agrícolas, y como prana aplicará el impuesto correcto, al cruzar el tipo de producto con el tipo de cliente o
proveedor.
¿Cómo edito impuestos ?
Tienes que hacer clic el sobre el impuesto que deseas modificar, en el apartado de configuración de empresa à impuestos.
Al clicar sobre el impuesto que deseas editar,
aparecerá este popup.
Puedes cambiar los porcentajes, y la etiqueta del impuesto, tanto de los impuestos creados por ti, como de los que prana precarga. Incluso si alguno no lo usas, puedes pulsar sobre eliminar.
Esta etiqueta aparecerá en cualquier documento de venta o de compra, en la columna de impuestos
.
1.2.1 Preferencias globales
Las Preferencias globales son esos pequeños ajustes que marcan la diferencia en cómo se comporta tu PRANA en el día a día. Aquí decides la moneda en la que trabajas, cómo quieres ver los números, los decimales que usarás y hasta el tipo de IVA predeterminado que se aplicará a tus artículos.
Todo lo que configures aquí será el valor por defecto en tu empresa, aunque luego podrás personalizar cada operación o artículo según lo necesites.
¿Dónde están las preferencias globales?
- Entra en el menú Configuración.
- Haz clic en la sección Preferencias globales.
Verás una pantalla como esta: Ejemplo de la pantalla de Preferencias globales:
Campos de configuración
Moneda
Selecciona la moneda con la que quieres trabajar habitualmente (ej. Euro). Esto define cómo se mostrarán los importes en toda la aplicación.
Formato numérico
Aquí decides el estilo en el que se presentan los números:
- Ejemplo: 1.234,56 para usar coma como separador decimal. Sirve para que los datos numéricos se ajusten al formato con el que estás más familiarizado.
Decimales cantidad venta
El número de decimales que tendrán las cantidades de venta (ej. 0 para unidades enteras, 3 si vendes productos que requieren mayor precisión).
Decimales cantidad compra/almacén
Similar al anterior, pero aplicado a las cantidades en compras y movimientos de almacén.
Decimales precio venta
El número de decimales que se mostrarán en los precios de venta (por defecto suele ser 2, típico en euros y céntimos).
Decimales precio compra
Define los decimales para los precios de compra (también suele ser 2, aunque puedes ampliarlo si compras con mucha precisión en el coste).
Tipo de IVA artículo
Aquí estableces el IVA predeterminado que se aplicará a los artículos nuevos (ej. General). Aunque luego, cada artículo puede llevar su propio tipo de IVA.
Recomendaciones
- Define los decimales de acuerdo al nivel de detalle que necesites en tu negocio.
- Si trabajas con stock muy preciso (ej. gramos, mililitros, metros), usa más decimales en cantidades.
- Si trabajas con precios muy ajustados, amplía los decimales de compra/venta.
- El tipo de IVA predeterminado te ahorrará tiempo al dar de alta artículos nuevos.
Pereguntas Frecuentes (FAQs)
¿Qué pasa si cambio la moneda después de haber trabajado con otra?
El sistema aplicará la nueva moneda como predeterminada, pero los documentos anteriores se mantienen con la configuración que tenían en su momento.
¿Puedo cambiar el formato numérico en cualquier momento?
Sí, puedes hacerlo cuando quieras y afectará a cómo ves los números en pantalla y documentos.
¿Los decimales afectan a los cálculos?
Sí, los decimales que definas determinan la precisión con la que PRANA calculará importes y cantidades.
¿El IVA que configuro aquí es definitivo?
No. Es solo un valor por defecto. Siempre podrás cambiar el IVA artículo por artículo si lo necesitas.
En resumen: Las Preferencias globales son la base de cómo PRANA hablará tu mismo idioma en números, precios y monedas. Dedica unos minutos a configurarlas bien y ahorrarás mucho tiempo en tu día a día.
1.2.1 Gestiona tu suscripción
Cancela tu suscripción
Lamentamos profundamente que haya llegado este momento, sentimos no haber estado a tu altura, pero si podemos sacar algo positivo de esto, por favor, ponte en contacto a través de nuestro chat. Mejorar es una de nuestras metas, y aunque te perdamos nos encantaría que sea un hasta pronto y no un adiós.
Para cancelar tu suscripción, dirígete al apartado de mi suscripción y haz clic sobre la opción donde aparece tu plan.
Seguidamente pulsa sobre cancelar la toda la suscripción
La suscripción quedará activa y totalmente funcional hasta su siguiente renovación, si tienes un plan mensual hasta el día 1 del mes siguiente a la cancelación y si tienes un plan anual, hasta su fecha de vencimiento.
En cualquier momento puedes reactivar la suscripción siguiendo estos mismos pasos.
Y recuerda, una vez vencido el plan y ejecutada tu cancelación, podrás volver con nosotros en cualquier momento.
1.2.1 Multiempresa
Multiempresa en PRANA
PRANA te permite trabajar con varias empresas desde una misma cuenta de usuario gracias a su funcionalidad multiempresa.
Esto significa que un mismo usuario puede acceder, gestionar y cambiar fácilmente entre distintas empresas sin necesidad de crear diferentes accesos o contraseñas.
Cada empresa es totalmente independiente.
Esto incluye su información, su plan de suscripción, su configuración y todos sus datos contables o fiscales.
En resumen:
-
Cada empresa tiene su propio plan de pago, que puede ser diferente entre ellas. -
No existe un plan compartido o conjunto que incluya varias empresas bajo una misma suscripción. -
Cada empresa gestiona su propia facturación, usuarios y datos de manera separada.
Esta estructura ofrece flexibilidad y control total: podrás tener todas tus empresas accesibles desde tu usuario de PRANA, pero cada una mantendrá su independencia administrativa y económica.
Por ejemplo, si trabajas con más de una empresa —como una sociedad limitada y un negocio personal— podrás gestionarlas cómodamente desde un mismo entorno, sin mezclar su información ni sus planes de suscripción.
1.3 Gestiona tus clientes
¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus clientes de manera fácil y eficiente. 🚀
Una vez registres a un cliente, podrás controlar todo lo relacionado con él. Desde adjuntar cualquier tipo de documentación digitalizada, consultar sus facturas, el estado de sus pagos, gestionar diferentes direcciones de envío y acceder a un dashboard con toda la información esencial de tu cliente.
1.3.1 Crear, editar y eliminar clientes
Crear un cliente
Para crear un cliente, sigue los siguientes pasos:
- Accede a contactos –> clientes.
- Pulsa en añadir cliente.
- El único campo obligatorio es el nombre, todo lo demás PRANA lo rellena por ti, como el IVA por defecto, la tarifa y la forma de pago.
- También puedes etiquetar a los clientes para categorizarlos de la forma que más se adapte a tus necesidades.
Los campos mínimos para que una factura sea válida son el nombre, NIF y localización fiscal completa. Las facturas serán enviadas al email indicado en el campo email.
Ejemplo: Imagina que tienes un cliente llamado «Juan Pérez». Solo necesitas escribir su nombre y PRANA completará automáticamente los demás campos.
Información Bancaria
Podremos indicar el banco del cliente, para poder generar remesas de cobro sobre el IBAN informado por el cliente.
El campo requerido para la presentación de remesas es el IBAN.
Direcciones de envío
Al crear un cliente, por defecto la dirección de envío y la dirección fiscales serán la misma, por eso aparecer dicha opción marcada al crear un cliente:
Al desmarcar la opción, se podrán añadir infinitas direcciones de envío bajo un mismo cliente, simplemente pulsando añadir dirección.
Al pulsar añadir dirección, aparecen los campos de localización, que debes rellenar.
Indicando además que la dirección es la predeterminada o no.
Conforme vayas añadiendo direcciones, éstas, irán apareciendo en forma de tarjetas, pudiendo editar, eliminar o crear nuevas direcciones en cualquier momento.
Cada tarjeta tiene unas acciones:
- Editar dirección
- Establecer como predeterminada: será la dirección que se seleccionará de forma automática al crear cualquier documento de venta sobre este cliente.
- Eliminar dirección: que podrá ser eliminada siempre y cuando no se haya usado en la plataforma.
Editar cliente
- Accede a contactos à clientes.
- Selecciona el cliente en el listado.
- Pulsar editar en las opciones de selección
También podrías hacerlo así:
- Selecciona el cliente en el listado con clic.
- Accederás al panel de control del cliente.
- Pulsa en editar en la barra lateral o en el menú de acciones
Eliminar un cliente
- Selecciona el cliente en el listado.
- Pulsar papelera en las opciones de selección
0
También podrías hacerlo así:
- Selecciona el cliente en el listado con clic.
- Accederás al panel de control del cliente.
- Pulsa en eliminar en el menú de acciones.
Crear Factura
Podrás crear una factura desde el botón de añadir de la ficha del cliente.
1.3.1 Dashboard de clientes
Principales KPIs de Clientes
- Aceptados
- Pendientes de aceptar
- Rechazados
1.3.1 Consulta últimas facturas de clientes
Últimas facturas registradas de un cliente
Puedes consultar fácilmente las últimas facturas registradas en cada cliente desde su ficha.
Podrás acceder a ellas con un simple clic, revisar su estado y realizar acciones como editar o eliminar. Además, desde la pestaña de facturas, tendrás acceso al historial completo, incluyendo detalles sobre los cobros y opciones para gestionar cada documento.
Sigue leyendo para descubrir cómo aprovechar estas funcionalidades al máximo.
También desde la pestaña de facturas, podrás consultar el historial de las facturas del cliente, el estado de sus cobros, acceder a cada una de ellas, editarlas y eliminarlas.
1.3.1 Adjuntar archivos a un cliente
Cómo adjuntar archivos a un cliente
Puedes adjuntar archivos a un cliente de manera rápida y sencilla para mantener toda la información relevante centralizada.
- Selecciona el cliente desde el listado.
- Desde el dashboard o el apartado de añadir.
- Haz clic en Añadir archivo, selecciona y Añade.
1.3.1 Notas en clientes
Incluye notas en tus clientes
- Selecciona el cliente desde el listado.
- Desde el dashboard o el apartado de añadir.
- Haz clic en Añadir nota, selecciona y Añade.
1.3.1 Importación de clientes
Importar clientes en PRANA
En PRANA puedes importar tus clientes de forma masiva desde Excel para ahorrar tiempo y evitar altas manuales.
La importación de clientes se realiza desde el botón de Acciones del apartado Contactos → Clientes.
Desde ese mismo menú podrás descargar la plantilla Excel oficial de PRANA, que es la que debes usar obligatoriamente para preparar tus datos antes de importar.
La importación está diseñada para ser segura, controlada y sin sorpresas, aplicando validaciones automáticas antes de comenzar para garantizar que todos los datos cumplen los requisitos mínimos.
Validaciones previas antes de importar
Antes de comenzar la importación, PRANA revisa todos los campos que no requieren consultas a la base de datos.
En esta fase se validan:
-
Tipos de datos (números, textos, emails).
-
Longitudes máximas de cada campo.
-
Formatos de email.
-
Longitud de cuentas contables.
-
Valores cerrados como impuestos.
Si se detectan errores:
-
Se muestra un popup con todos los errores encontrados.
-
La importación no se inicia hasta que se corrijan.
Validaciones campo a campo
Código de cliente
-
Solo se permiten números positivos.
-
Si es cero, se considera como vacío.
-
No es obligatorio.
-
Si se deja vacío, PRANA asigna automáticamente el siguiente código disponible.
-
Si no es numérico, se muestra un error indicando que no es un valor válido.
Razón social, nombre, persona de contacto, NIF, teléfono principal, teléfono adicional, dirección, población y código postal
-
Se valida la longitud máxima de cada campo.
-
Si se supera la longitud permitida, se muestra un error indicando que el valor excede el máximo de caracteres admitidos.
-
Se valida la longitud máxima.
-
Debe contener obligatoriamente una “@” y un punto.
-
Si no cumple el formato, se bloquea la importación.
País
-
Campo obligatorio.
-
Debe indicarse el código ISO del país existente en PRANA.
-
Si no existe, se informa de error y no se importa.
Provincia
-
Si no existe país, no se valida.
-
Si existe país:
-
Se busca la provincia por descripción.
-
Si no existe, se crea automáticamente dentro del país.
-
-
Se valida la longitud máxima.
-
Si se indica provincia sin país, se muestra error.
IBAN y SWIFT
-
Solo se valida la longitud máxima del campo.
Etiquetas
-
Si no existen, se crean automáticamente.
-
Deben venir separadas por “#”.
-
La cabecera del Excel debe indicar que las etiquetas se separan por “#”.
Cuenta contable
-
Solo se permiten números.
-
La longitud debe coincidir con el número de dígitos configurado en la empresa (10 por defecto).
-
Si la longitud no coincide, se muestra un error indicando exactamente cuántos dígitos debe tener.
Impuestos
Los únicos valores posibles para este campo son los que están descritos en el nombre de la columna de la plantilla de Excel.
-
Solo se aceptan los valores definidos en dicha cabecera.
-
No se permiten valores distintos a los indicados en la plantilla.
-
Si el valor no coincide con ninguno de los permitidos, se genera un error y no se inicia la importación.
Moneda
-
Debe indicarse el código ISO de la moneda.
-
Si no existe en PRANA, se mostrará un error.
Método de pago
-
Se busca por descripción.
-
Si existe, se asigna automáticamente al cliente.
-
Si no existe, PRANA lo crea automáticamente como método de pago:
-
Con un recibo.
-
Con el mismo vencimiento que la fecha de factura.
-
Días
Este campo indica cuántos días se deben sumar a la fecha de factura para calcular automáticamente la fecha de vencimiento del cliente.
-
Debe ser un valor numérico.
-
PRANA utilizará este valor para establecer el vencimiento de las facturas que se emitan a ese cliente.
Tarifa
-
Si no existe, PRANA la crea automáticamente.
% Descuento
-
Debe ser un valor numérico.
-
Indica el porcentaje de descuento habitual que se aplicará al cliente en sus documentos de venta.
-
Si no se indica ningún valor, se considerará 0% de descuento por defecto.
Campos adicionales (Nombre1, Nombre2, Nombre3, etc.)
-
Se validan igual que los datos fiscales.
-
Se comprueban longitudes.
-
Provincia y país siguen las mismas normas descritas anteriormente.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Es obligatorio indicar el código de cliente?
No. Si lo dejas vacío o indicas cero, PRANA asignará automáticamente uno.
¿Qué ocurre si el código de cliente ya existe?
La importación se detiene y se muestra un error por duplicidad.
¿Puedo importar clientes sin país?
No. El país es obligatorio.
¿Qué pasa si la provincia no existe?
PRANA la crea automáticamente si el país existe.
¿Se crean automáticamente las etiquetas?
Sí, todas las que no existan se crean automáticamente.
¿Se crean automáticamente los métodos de pago?
Sí, si no existen, se crean durante la importación.
¿Qué ocurre si hay un solo registro con error?
La importación completa se cancela y no se importa ningún cliente.
¿La moneda debe existir previamente?
Sí, debe existir en PRANA.
1.3.1 Exportación de clientes
La exportación de clientes te permite exportar los datos desde el listado de clientes. Si previamente hemos hecho algun filtro sobre este listado , solo se exportará los datos filtrados.
Para realizar la exportación pulsamos en el marcado como otras opciones
y pulsaremos la el formato de exportación, csv o Excel.
Al finalizar el proceso se descargará el archivo automáticamente en el navegador.
1.3.1 Crear un cliente
Cómo dar de alta un nuevo cliente en Prana.
Objetivo
Aprenderás a crear un cliente en Prana, indicando los datos mínimos requeridos para que sus facturas sean válidas, así como configurar información adicional como datos bancarios y direcciones de envío.
Antes de empezar
- Ruta: Contactos-> Clientes
- Permisos: Acceso a «Contactos»
- Requisitos previos: Ninguno (puedes crear un cliente sin datos fiscales completos, pero necesitarás NIF y dirección fiscal para poder facturar).
Conceptos clave
- Datos mínimos de facturación: Para que una factura sea válida en Prana, el cliente debe tener nombre y NIF.
- Direcciones de envío: Por defecto, la dirección fiscal y de envío son la misma. Puedes añadir múltiples direcciones de envío para un mismo cliente y definir una como predeterminada.
- Información bancaria: Si se van a generar remesas de cobro, es obligatorio indicar el IBAN del cliente.
Pasos
- Ve a Contactos → Clientes.
- Haz clic en Añadir cliente.
- Introduce al menos el nombre del cliente.
- Prana completará automáticamente campos como el IVA por defecto, tarifa y forma de pago.
- (Opcional) Añade etiquetas para organizar tus clientes por categorías.
- Completa los campos fiscales obligatorios (NIF y dirección fiscal) si necesitas facturar.
- (Opcional) Añade la información bancaria del cliente para poder generar remesas de cobro.
- (Opcional) Configura direcciones de envío adicionales desmarcando “usar la misma que la fiscal” y pulsando Añadir dirección.
- Guarda el cliente.
Notas y advertencias
⚠️ Si un cliente no tiene NIF o dirección fiscal, no podrás emitir facturas válidas.
Nota: Las facturas se enviarán automáticamente al correo indicado en el campo email del cliente.
Ejemplos
- Ejemplo 1: Cliente “Juan Pérez”. Al crear el cliente solo con su nombre, Prana rellena automáticamente IVA, tarifa y forma de pago.
- Ejemplo 2: Cliente con dirección fiscal en Madrid y dos direcciones de envío adicionales en Valencia y Sevilla, con la de Valencia marcada como predeterminada.
Relacionado
- Cómo crear una factura de venta en Prana
- Cómo generar una remesa de cobros
1.3.1 Precios Especiales por Cliente
¿Qué es el módulo de Precios Especiales?
El módulo de Precios Especiales por Cliente permite gestionar de forma sencilla y eficiente condiciones específicas de precios y descuentos por artículo para cada cliente. Con esta funcionalidad, podrás:
- Añadir precios especiales por artículo.
- Aplicar descuentos personalizados por artículo.
- Gestionar precios especiales de forma masiva.
- Consultar fácilmente los precios especiales asignados a cada cliente.
Este módulo te ayuda a ahorrar tiempo y automatizar la gestión comercial, dejando que Prana trabaje por ti.
Activación del módulo
Para comenzar a utilizar esta funcionalidad, es necesario activar el módulo desde el Marketplace de Prana:
- Accede al Marketplace desde el menú principal.
- Busca el módulo Precios Especiales.
- Haz clic en Comprar o Iniciar prueba gratuita.
Acceso a los precios especiales por cliente
Una vez activado el módulo:
- Ve a Contactos → Clientes.
- Selecciona y edita el cliente al que deseas asignar precios especiales.
- Accede a la nueva pestaña Precios Especiales dentro del perfil del cliente.
Mantenimiento de precios especiales
Para añadir un nuevo precio especial:
- Haz clic en el botón Añadir Precios Especiales.
- Introduce los siguientes datos:
- Artículo
- Precio especial
- Descuento (opcional)
- Fecha de inicio y fin de la condición
Nota: Si no se introduce un precio pero sí un descuento, se aplicará el precio de la tarifa asignada al cliente, junto con el descuento indicado.
Importación masiva de precios especiales
Desde la sección de Clientes, en el menú Acciones, puedes importar precios especiales de forma masiva mediante un archivo Excel.
- Si el cliente ya tiene precios especiales para ciertos artículos, estos serán sustituidos por los nuevos valores del Excel.
- Si el artículo no existe en el listado del cliente, será añadido automáticamente.
Aplicación en documentos de venta
Al generar un documento de venta para un cliente con precios especiales:
- Aparecerá un icono con una “i” al final de la línea del artículo.
- Este icono indica si el precio aplicado es especial.
- Si el precio ha sido modificado manualmente, también se mostrará esta información.
Preguntas y Respuestas (FAQ)
- ¿Qué es el módulo de Precios Especiales en Prana?
Es una funcionalidad que permite asignar precios y descuentos específicos por artículo para cada cliente, optimizando la gestión comercial. - ¿Cómo activo el módulo de Precios Especiales?
Debes acceder al Marketplace desde el menú principal de Prana, buscar el módulo y hacer clic en Comprar o Iniciar prueba gratuita. - ¿Dónde encuentro el Marketplace en Prana?
En el menú principal de la aplicación, normalmente en la barra lateral. - ¿Puedo probar el módulo antes de comprarlo?
Sí, puedes iniciar una prueba gratuita desde el Marketplace. - ¿Cómo asigno precios especiales a un cliente?
Ve a Contactos → Clientes, selecciona el cliente, edítalo y accede a la pestaña Precios Especiales para añadir condiciones. - ¿Se pueden aplicar descuentos además de precios especiales?
Sí, puedes indicar un precio especial y un descuento opcional para cada artículo. - ¿Qué pasa si no indico un precio pero sí un descuento?
Se aplicará el precio de la tarifa asignada al cliente junto con el descuento indicado. - ¿Cómo elimino un precio especial asignado a un cliente?
Desde la pestaña Precios Especiales del cliente, selecciona el registro y elimínalo. - ¿Puedo asignar precios especiales a varios clientes a la vez?
No directamente, pero puedes usar la importación masiva para agilizar el proceso. - ¿Cómo funciona la importación masiva de precios especiales?
Desde la sección Clientes, en el menú Acciones, puedes importar un archivo Excel con los precios especiales. - ¿Qué formato debe tener el archivo Excel para la importación?
Debe incluir columnas con el código del artículo, precio especial, descuento y fechas de vigencia. - ¿Qué ocurre si el artículo ya tiene un precio especial y lo importo de nuevo?
El precio anterior será sustituido por el nuevo valor del Excel. - ¿Cómo consulto los precios especiales asignados a un cliente?
En el perfil del cliente, dentro de la pestaña Precios Especiales. - ¿Se pueden establecer fechas de inicio y fin para los precios especiales?
Sí, puedes definir un rango de fechas para cada condición. - ¿Qué pasa cuando caduca la fecha de un precio especial?
El sistema deja de aplicar esa condición y vuelve al precio estándar. - ¿Cómo sé si un precio especial se está aplicando en una venta?
En el documento de venta aparecerá un icono con una “i” al final de la línea del artículo. - ¿Qué significa el icono “i” en la línea del artículo del documento?
Indica que el precio aplicado es especial o ha sido modificado manualmente. - ¿Puedo modificar manualmente el precio en el documento de venta?
Sí, puedes hacerlo, pero el sistema marcará la línea como modificada. - ¿Qué sucede si modifico manualmente el precio en la venta en el documento?
El icono “i” mostrará que el precio fue alterado respecto al original. - ¿El módulo afecta a la tarifa general del cliente?
No, la tarifa general se mantiene; los precios especiales se aplican solo cuando corresponda. - ¿Puedo exportar los precios especiales asignados?
Sí, puedes generar un informe o exportar los datos desde la sección de clientes. - ¿Hay límite en la cantidad de precios especiales por cliente?
No hay un límite establecido, puedes añadir tantos como necesites. - ¿Cómo desactivo el módulo si ya no lo necesito?
Desde el Marketplace, puedes cancelar la suscripción o desactivar el módulo. - ¿El módulo está disponible en todos los planes de Prana?
Si, está disponible en todos los planes de Prana - ¿Qué ventajas ofrece frente a la gestión manual de precios?
Ahorra tiempo, reduce errores y garantiza que cada cliente reciba las condiciones pactadas automáticamente.
1.4 Gestiona tus proveedores
¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus proveedores de manera fácil y eficiente. 🚀
Una vez registres a un proveedor, podrás controlar todo lo relacionado con él. Desde adjuntar cualquier tipo de documentación digitalizada, consultar sus facturas, el estado de tus pagos y acceder a un dashboard con toda la información esencial de tu proveedor.
¡Y listo! Con PRANA, gestionar tus proveedores es tan sencillo como parece. ¡Déjate llevar y ahorra tiempo en lo que realmente importa! 😉
1.4.1 Crear un proveedor
Para crear un proveedor, sigue los siguientes pasos:
Accede a contactos –> proveedores.
Pulsa en añadir proveedor.
El único campo obligatorio es el nombre, todo lo demás PRANA lo rellena por ti, como el IVA por defecto.
También puedes etiquetar a los proveedores para categorizarlos de la forma que más se adapte a tus necesidades.
Ejemplo: Imagina que tienes un proveedor llamado «Juan Pérez». Solo necesitas escribir su nombre y PRANA completará automáticamente los demás campos.
Información Bancaria
Podremos indicar el banco del proveedor, para tener informado su cuenta a la hora de gestionar transferencias bancarias.
Datos de facturación
Podremos indicar el descuento por defecto, la forma de pago, los días fijos e el IPRF. Además de otros campos, como la moneda.
1.4.1 Editar un proveedor
Accede a contactos à proveedores.
Selecciona el proveedor en el listado.
Pulsar editar en las opciones de selección
También podrías hacerlo así:
Selecciona el proveedor en el listado con clic.
Accederás al panel de control del proveedor.
Pulsa en editar en la barra lateral o en el menú de acciones.
1.4.1 Eliminar un proveedor
Selecciona el proveedor en el listado.
Pulsar papelera en las opciones de selección
También podrías hacerlo así:
Selecciona el proveedor en el listado con clic.
Accederás al panel de control del proveedor.
Pulsa en eliminar en el menú de acciones.
1.4.1 Dashboard proveedores
Desde la ficha del proveedor, puedes consultar varios indicadores clave (KPIs):
- Total Comprado: importe de las facturas de compra del proveedor.
- Total Pagado: importe total pagado de sus facturas de compra.
- Pendiente de Pago: importe pendiente de pago de sus facturas de compra.
Seguidamente podrás acceder a la gráfica de facturas, distribuidas en el tiempo.
1.4.1 Consultar últimas facturas de un proveedor
Desde la ficha del proveedor, podrás comprobar las últimas facturas registradas sobre el proveedor que estés consultando.
También desde la pestaña de facturas, podrás consultar el historial de las facturas del proveedor, el estado de sus pagos, acceder a cada una de ellas, editarlas y eliminarlas.
1.4.1 Adjuntar archivos
Desde este apartado podrás adjuntar a tu proveedor cualquier documentación que creas necesaria, como podrían ser contratos, acuerdos o listados de tarifas.
Selecciona el proveedor desde el listado.
Desde el dashboard o el apartado de añadir.
Haz clic en Añadir archivo, selecciona y Añade.
1.4.1 Insertar notas
Selecciona el proveedor desde el listado.
Desde el dashboard o el apartado de añadir.
Haz clic en Añadir nota, selecciona y Añade.
1.5 Facturación periódica
Automatiza tu facturación y olvídate de preocupaciones 🚀
¿Tienes facturas que se repiten mes a mes? ¡Entonces este módulo es para ti! Con la Facturación Periódica de PRANA, te olvidarás del trabajo repetitivo y ganarás en eficiencia. Configura una vez y deja que el sistema haga el resto: generará automáticamente las facturas según la periodicidad que elijas y las enviará por email a tus clientes, sin que tengas que mover un dedo.
Pero eso no es todo. También tendrás el control total de tu facturación recurrente, sabiendo en todo momento si todo está al día o si necesitas tomar acción.
¿Qué puedes hacer con este módulo?
✅ Automatizar la generación de facturas, ahorrando tiempo y esfuerzo.
✅ Enviar facturas automáticamente por email a tus clientes sin preocupaciones.
✅ Controlar el estado de tu facturación recurrente con una vista clara y organizada.
✅ Duplicar facturas periódicas para crear nuevas en segundos.
✅ Omitir periodos de facturación si hay meses en los que no necesitas emitir facturas.
✅ Lanzar la facturación manualmente cuando lo necesites.
💡 Con PRANA, la facturación deja de ser una tarea tediosa y se convierte en algo ágil, simple y eficiente. Así que relájate, automatiza y enfócate en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. ¡Nosotros nos encargamos de las facturas! 😉
1.5.1 Gestiona tu facturación periódica
Prepárate para descubrir lo fácil que es facturar con PRANA tu facturación periódica y cómo puedes automatizar este proceso con el mínimo esfuerzo. ¡Vamos a empezar!
Activa el módulo de facturación periódica.
Tendrás que dirigirte al Marketplace de prana y activar el módulo. Puedes acceder desde el selector de empresa.
A continuación busca el módulo, que se encuentra en la sección de facturación y pulsa sobre comenzar.
Ya tienes activa la facturación periódica.
Crear factura periódica.
Una vez activado el módulo, podrás comenzar a usarlos desde el menú de Ventasà Facturación Periódica.
En el listado de facturas periódicas pulsa sobre el botón superior de la derecha, Añadir factura periódica y se abrirá la creación de la factura.
En la parte superior rellena los campos de la cabecera de la factura:
Los campos obligatorios para crear una factura periódica son:
- Cliente
- Período
- Fecha Inicio
La fecha final no es obligatoria.
Los periodos que puedes escoger son:
- Diario
- Semanal
- Quincenal
- Mensual
- Bimensual
- Trimestral
- Semestral
- Anual
En el siguiente apartado podrás introducir los conceptos que incluirá tu factura definitiva.
En la parte inferior puedes indicar si quieres que las facturas se generen de forma automática y si también deseas que se envíe por email la facturada generada a tu clientes.
Si marcas la opción de Generación automática de la factura, todos los días a primera hora se generarán las facturas que tengan esta opción marcada, y se importarán como facturas confirmadas. Si además has marcado el envío automático, se enviará por email la facturada generada a cada uno de tus clientes.
Si quieres poder editar tus facturas periódicas y emitirlas tú mismo, no marques la opción de generación automática de la factura.
Aplica descuentos a tus facturas periódicas.
Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las facturas en PRANA.
- Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la factura.
- Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la factura, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.
IRPF en facturas periódicas.
Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada factura. Pulsando sobre Añadir IRPF.
Podrás quitar el IRPF pulsando en elminar.
Gestionar las previsiones de facturas periódicas.
Podrás visualizar las previsiones de una factura periódica pulsando sobre ella en el listado de facturas periódicas.
Aparecerá un tablero con toda la información de la factura periódica y una estaña con sus previsiones pasadas y futuras.
Desde la pestaña General, podrás activar y descativar los automatismo de la factura periódica, consultar sus datos generales y desde el botón superior de la derecha podrás:
- Editar
- Duplicar
- Eliminar
Desde la pestaña de facturas podrás visualizar todas las previsiones, las pasadas tengan o no factura asociada y las futuras de la misma forma.
Facturación manual de una factura periódica.
Podrás forzar la creación de cualquier previsión, que no esté facturada, haciendo clic sobre ella y pulsando sobre generar.
Omitir facturación de una factura periódica.
Podrás omitir la creación de cualquier previsión, que no esté facturada, haciendo clic sobre ella y pulsando sobre omitir.
Comprobar la situación de tus facturas periódicas.
Desde el listado de facturas periódicas puedes comprobar el estado de cada una de ellas, consultando la columna de situación, que tendrá dos posibles valores:
- Al día. (Todo está facturado)
- Pendiente (Hay alguna factura que no se ha generado y debería de estarlo)
Dejar al día la facturación periódica de tu empresa.
Desde el listado de facturas periódicas puedes comprobar el estado de cada una de ellas. Sólo tienes que pulsar en el botón de Pendientes de la parte superior derecha.
Podrás seleccionar una o varias facturas y después generarlas desde el menú de opciones:
Automatizaciones en facturas periódica.
Si marcas la opción de Generación automática, se generarán de forma automática a primera hora de la mañana.
Si además, tienes marcada la opción de envío automático, se enviará el email al cliente. Esta opción es independiente de la primera, es decir, si fuerzas las creación manual de una factura periódica y tiene esta opción marcada, también realizará el envío del email a tu cliente.
1.6 Gestiona tu catálogo
¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus productos de manera fácil y eficiente. 🚀
1.6.1 Crear un producto
Para crear un producto, sigue los siguientes pasos:
- Ve a Catálogo> Productos en la barra lateral.
- Haz clic en el botón «+Añadir producto» en la esquina superior derecha.
- Ingresa la información básica del producto, incluyendo un código y una descripción.
- Indica el tipo de impuesto, entre GENERAL, REDUCIDO, SUPERREDUCIDO y EXENTO.
- Incluye la información relativa a ventas, compras y gestión de stock, gestión de variantes y datos contables.
- Completa tu ficha de producto incluyendo etiquetas, y subiendo hasta 10 imágenes por producto, escogiendo una como principal.
- Marca con etiquetas tu producto para facilitar su clasificación o filtrado.
- Haz clic en el botón «Guardar» para guardar el producto.
Tu producto será visible en el listado, en Catálogo> Productos.
Además de la información elemental, puedes configurar diferentes opciones avanzadas para tu producto.
Imágenes en productos
Asigna todas las imágenes que necesites a cada producto. Arrastra los ficheros desde tu explorador o pulsa cobre seleccionar una imagen para escoger todas las que desees asignar.
Precios en producto
Crea y asigna tarifas diferentes si quieres aplicar diferentes precios de venta para tu producto:
Tarifa: por defecto PRANA sólo permite trabajar con una tarifa, pero puedes contratar el módulo de MULTITARIFAS para poder tener infinitas tarifas.
Precio de venta: precio de venta sin impuestos incluidos. Existe la posibilidad de trabajar con precios con IVA o impuestos incluidos. Para ello dirígete a Configuraccion –> Tarifas y marca la opción de Impuestos incluidos en las tarifas que desees.
Gestionar tarifas: crea una nueva tarifa o asigna al producto tarifas ya creadas.
Puedes asignar un precio de compra, y una código de referencia de proveedor al producto, de esta forma además. calcularemos el margen de cada producto.
Gestión de stock
Activa esta casilla que te permite añadir el almacén y el número de unidades en el campo de «Cantidad», así como ver el stock en el panel de producto.
Almacén predeterminado: define tu almacén predeterminado para el producto, de entre los que hayas creado.
Cantidad: número de unidades de producto en stock a día de hoy.
Medidas y Peso: puedes indicar las medidas del producto, alto x ancho x fondo en CM y el peso den.
Editar producto
Para editar un producto sigue los siguientes pasos:
- Ve a Inventario->Productos
- Haz clic sobre el producto que deseas editar.
- Pulsa editar
Eliminar producto
Para eliminar un producto sigue los siguientes pasos:
- Ve a Inventario->Productos
- Selecciona al producto que desees eliminar.
- En el botón acciones, de la parte superior derecha, selecciona Eliminar.
Desactivar producto
PRANA te da la opción de inactivar productos, para que no se puedan usar en procesos posteriores, como podría ser una venta o una compra.
Para inactivar un producto sigue los siguientes pasos:
- Ve a Inventario–>Productos
- Selecciona al producto que desees desactivar.
- En el botón acciones, de la parte superior derecha, selecciona desactivar.
Aparecer el producto con el estado Inactivo en el listado y al acceder al producto podrás ver un mensaje como este:
Es una opción perfecta, para impedir el uso de cualquier producto, que no podemos eliminar porque tiene movimientos de almacén, de compra o de venta.
Para reactivar un producto basta con pulsar en Reactivar desde su ficha o desde el botón de acciones.
O desde acciones
Ficha de producto
Desde el listado de productos, puedes acceder a la ficha del producto, donde podrás consultar diferentes Kpis para conocer el estado y la rentabilidad de cada uno de tus productos.
En la parte superior existen 4 Kpis
- Stock: muestra tanto la cantidad como el valor del stock actual.
- Total Vendido: unidades facturadas del producto.
- Total Facturado: importe total de las facturas de venta del producto.
- Total Comprado: importe total de las facturas de compra del producto.
- Ganancia: diferencia entre el total facturado y el total comprado.
Seguidamente dispones de una evolución temporal de las ventas y las compras.
Para terminar con un resumen de los precios de compra y de venta.
Adjuntar archivos a productos
- Selecciona el cliente desde el listado.
- Desde el dashboard en la parte inferior derecha.
- Haz clic en Añadir archivo, selecciona y Añade.
Incluir notas en productos
- Selecciona el producto desde el listado.
- Desde el dashboard, en la parte inferior izquierda.
- Haz clic en Añadir nota, selecciona y Añade.
1.6.1 Gestiona tus Servicios
Gestiona tu catálogo de servicios
¡Bienvenido a la sección de servicios de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar tu catálogo de servicios de manera fácil y eficiente.
Una vez registres un servicio, podrás controlar todo lo relacionado con él. Desde adjuntar cualquier tipo de documentación digitalizado o consultar los documentos de venta donde está incluido.
Crear un servicio.
Para crear un producto, sigue los siguientes pasos:
- Ve a Catálogo > Servicios en la barra lateral.
- Haz clic en el botón «+Añadir servicio» en la esquina superior derecha.
- Ingresa la información básica del servicio, incluyendo un código y una descripción.
- Indica el tipo de impuesto, entre GENERAL, REDUCIDO, SUPERREDUCIDO y EXENTO.
- Incluye la información relativa a ventas y precio de coste.
- Completa tu ficha del servicio incluyendo etiquetas, de esta forma podrás filtrar o clasificar las ventas de este servicio.
- Haz clic en el botón «Guardar» para guardar el producto.
Tu servicio será visible en el listado, en Catálogo > Servicios.
1.6.1 Categorías y Subcategorías
Organiza tu catálogo de productos y servicios en dos niveles: categorías y subcategorías.
Esto te permitirá aplicar filtros en los listados y analizar la evolución de tus ventas y compras a diferentes niveles de detalle.
¿Dónde puedo crear mis categorías y subcategorías?
Puedes hacerlo de dos formas diferentes:
-
Desde la ficha de producto o servicio, al añadir o editar uno.
-
Primero selecciona o crea una categoría.
-
Una vez seleccionada, se mostrará el campo de subcategoría, donde podrás elegir o crear una nueva.
-
-
Desde el mantenimiento de categorías, dentro del listado de productos y servicios.
-
En la parte superior derecha, abre el menú Acciones y selecciona Categorías.
-
Desde ahí podrás crear nuevas categorías y subcategorías para asignarlas más tarde a tus productos o servicios.
-
Crear una nueva categoría
En la ventana de creación, introduce el nombre de la categoría principal y las subcategorías que quieras incluir dentro de ella.
Cada subcategoría aparecerá como una etiqueta individual.
Una vez guardada, la categoría estará disponible para que la selecciones en cualquier producto o servicio.
Visualizar tus categorías creadas
Desde el mantenimiento de categorías podrás ver todas las categorías existentes junto con sus subcategorías asociadas.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Puedo eliminar una categoría o subcategoría?
No. No podrás eliminar una categoría o subcategoría si está asignada a algún producto o servicio.
Para poder eliminarla, primero deberás quitarla de todos los productos donde esté en uso.
¿Cuántas categorías puede tener un producto o servicio?
Cada producto o servicio solo puede tener una categoría y una subcategoría asociadas.
¿Puedo editar el nombre de una categoría o subcategoría?
Sí, siempre que tengas permisos suficientes. Los cambios se aplicarán automáticamente a todos los productos que la usen.
¿Puedo crear categorías directamente desde un producto?
Sí. Si escribes una nueva categoría en la ficha de producto, PRANA te dará la opción de crear y guardar esa categoría al momento.
¿Qué pasa si elimino una subcategoría no utilizada?
Si la subcategoría no está vinculada a ningún producto o servicio, podrás eliminarla sin problema.
¿Para qué sirven las categorías en PRANA?
Además de mantener tu catálogo organizado, las categorías y subcategorías te permiten:
-
Filtrar productos fácilmente en los listados.
-
Generar informes de ventas y compras agrupados por categoría.
-
Analizar tendencias y comportamientos de tus productos por tipo.
1.7 Facturas de compra
Prepárate para descubrir lo fácil que es gestionar tus gastos con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus pagos dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!
1.7.1 Gestiona tus facturas de compra
Prepárate para descubrir lo fácil que es gestionar tus gastos con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus pagos dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!
Digitalizar una factura de compra.
En este vídeo te mostramos paso a paso cómo digitalizar una factura de compra de forma rápida y sencilla, para que ganes tiempo y mantengas tus cuentas siempre actualizadas.
Crear una factura de compra.
- Dirígete a Gastos à Facturas.
- Pulsa sobre añadir Factura.
- Selecciona el proveedor, o créalo desde el buscador.
- Introduce el número de la factura del proveedor.
- Selecciona la fecha de factura, por defecto aparecerá la fecha del día.
- Selecciona la fecha de vencimiento.
- Introduce la fecha en la que mecanizas la factura en prana.
- Aparecerá la forma de pago asignada al proveedor seleccionado, aunque se podrá cambiar para la factura que estés creando.
- Añade las líneas que necesites, podrás usar productos existentes o conceptos inventados o añadir suplidos.
- Arrastra el documento digitalizado de tu proveedor, en pdf en formatos de imagen.
Aplica descuentos
Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las facturas en prana.
· Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la factura.
· Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la factura, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.
IRPF en facturas de compra
Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada factura. Pulsando sobre Añadir IRPF. Si el proveedor tiene asignado un IRPF, éste se aplicará en la factura.
Podrás quitar el IRPF pulsando en eliminar.
Previsualizar
Podrás previsualizar la factura pulsando sobre ella en el listado de facturas o bien estando en el modo edición, pulsando sobre previsualizar en la parte superior derecha.
En la parte izquierda podrás ver el documento digital de tu factura de compra, puedes realizar scroll vertical para consultar las diferentes hojas si fuera necesario.
En la parte lateral derecha, la barra mostrará datos generales de la factura.
Descargar documento factura compra.
Desde el listado podrás descargar tantas facturas como selecciones.
Generando un ZIP con tantos documentos como facturas seleccionadas.
También desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás descargar el documento de la factura.
Duplicar factura compra.
Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás duplicar cualquier factura.
Se abrirá una factura nueva, exactamente igual que la original, pudiendo realizar cualquier cambio que sea necesario.
Generar factura rectificativa
Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás generar una factura rectificativa a partir de otra.
Se creará una factura en la serie de facturas rectificativas, exactamente igual que la original con la cantidades en negativo.
Podrás realizar todos los ajustes necesarios sobre ella y existirá una trazabilidad entre la factura rectificativa y la original.
Eliminar una factura de compra.
- Dirígete a Gastos à Facturas.
- Selecciona las facturas que deseas eliminar
- En la acciones de selección, pulsa la papelera.
O bien;
1. Previsualiza la factura.
2. Pulsa en acciones à eliminar.
Pagar una factura de compra.
PRANA te permite llegar el control de pagos de tus facturas, pudiendo gestionar pagos parciales, completos de tus facturas de gastos.
Para realizar un pago de una factura, seguiremos los siguientes pasos:
1. Accedemos al listado de facturas.
2. Seleccionamos la factura
3. Accedemos a la previsualización de la factura.
4. En la barra lateral derecha, pulsamos sobre añadir pago.
Aparece este ventana:
Sigue los siguientes pasos:
1. Introduce el importe pagado, puede ser superior o inferior al importe pendiente de la factura.
2. Escribe un concepto o descripción para el pago.
3. Prana sugiere la fecha del día para el nuevo pago, pero lo puedes cambiar.
4. Indica el banco donde se realizará el gasto. No es obligatorio.
5. Pulsa Guardar.
Si la suma de todos los pagos, supera el importe total de la factura, ya no podrás añadir más pagos. Puedes consultar el historial de los pagos de una factura, desde su previsualización, en la barra lateral derecha.
Edita o elimina pagos de una factura de compra.
Puedes editar o eliminar los pagos de una factura, siguiendo los siguientes pasos.
- Dirígete a Gastos à Facturas.
- Pulsa sobre la factura que deseas consultar.
- En la parte derecha, podrás ver los pagos existentes.
- Selecciona el pago que quieres editar o eliminar.
- Cambia los datos y graba (parte inferior derecha) o pulsa eliminar (parte inferior izquierda) de la entrada de pagos.
1.8 Presupuestos
Prepárate para descubrir lo fácil que es presupuestar con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus cobros dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!
1.8.1 Facturas proforma
Introducción
En PRANA, todo lo que hacemos tiene un objetivo: hacerte la vida más fácil. Por eso, dentro
del módulo de Presupuestos, tienes la posibilidad de generar facturas
proforma de forma sencilla, sin necesidad de repetir información ni crear
nuevos documentos desde cero.
Una factura proforma no es
una factura definitiva, pero te permite entregar a tus clientes un documento
formal con todos los detalles del presupuesto, perfecto para confirmar
condiciones antes de la facturación real.
¿Dónde se generan las proformas?
La función de Proforma
está integrada directamente en la gestión de Presupuestos. No necesitas
ir a otro módulo ni crear un tipo de documento distinto.
Puedes marcar un
presupuesto como proforma de dos maneras distintas:
- Durante la creación o edición del presupuesto
- Crea o edita tu presupuesto normalmente.
- En la parte inferior izquierda del
formulario, encontrarás una opción que te permite indicar si se trata de
una proforma. - Guarda el documento.
- Desde la vista previa del presupuesto
- Una vez guardado, abre el preview del
presupuesto. - En la parte superior, verás un switch
(interruptor) que te permite activar o desactivar el modo Proforma. - Al hacerlo, el documento se actualizará
automáticamente.
- Una vez guardado, abre el preview del
¿Qué cambia cuando el presupuesto es una proforma?
Cuando indicas que un
presupuesto es Proforma, PRANA actualiza automáticamente varios
elementos del documento para que todo quede claro y coherente:
- El título del documento cambia de
“Presupuesto” a “Factura Proforma”. - La etiqueta “Número de presupuesto” se
actualiza por “Número de factura proforma”. - El resto de la información (cliente, líneas,
precios, totales, observaciones, etc.) se mantiene exactamente igual.
De esta forma, puedes
trabajar sobre el mismo documento sin perder datos ni duplicar trabajo.
Cambiar entre presupuesto y proforma
¿Necesitas volver atrás?
No hay problema.
Puedes pasar de presupuesto a proforma o viceversa en cualquier momento.
Solo tienes que usar el
mismo switch, tanto desde la parte inferior del formulario como desde la vista
previa.
PRANA actualizará los textos y las etiquetas del documento al instante.
Buenas prácticas recomendadas
- Usa las proformas cuando quieras enviar
un documento con formato de factura, pero sin efectos contables. - Una vez tu cliente confirme, puedes dejar de
marcarlo como proforma y trabajar el presupuesto como base para generar la
factura real. - Si utilizas la proforma para acuerdos
internacionales, revisa que la moneda y los impuestos estén
configurados correctamente en tus preferencias globales.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo convertir un
presupuesto existente en proforma sin volver a crearlo?
Sí, solo tienes que activar el switch de “Proforma” desde el formulario o la
vista previa.
¿El número de
presupuesto cambia al activar el modo proforma?
Sí, la etiqueta pasa a llamarse “Número de factura proforma”, pero el valor del
número se mantiene para conservar la trazabilidad.
¿Puedo volver a
convertir una proforma en presupuesto?
Por supuesto. Simplemente desactiva el modo “Proforma” y el documento volverá a
su estado original.
¿Las proformas se
contabilizan o afectan a informes de facturación?
No, las proformas no generan movimientos contables ni afectan a los informes de
ventas o facturación. Son solo un documento informativo.
En resumen: generar una Factura
Proforma en PRANA es tan fácil como activar un interruptor. Tú decides si
tu presupuesto debe mostrarse como proforma o como presupuesto estándar, y
PRANA se encarga del resto.
1.8.1 Crear un presupuesto de venta
Dirígete a Ventas à Presupuestos.
Pulsa sobre añadir Presupuesto.
Selecciona el cliente
PRANA asignará un número al presupuesto.
Selecciona la fecha de presupuesto, por defecto aparecerá la fecha del día.
Selecciona la fecha de validez.
Aparecerá la forma de pago asignada al cliente seleccionado, aunque se podrá cambiar para la presupuesto que estés creando.
Añade las líneas que necesites, podrás usar productos existentes o conceptos inventados.
Aplica descuentos
Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las presupuestos en PRANA.
· Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la presupuesto.
· Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la presupuesto, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.
IRPF en presupuestos de venta
Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada presupuesto. Pulsando sobre Añadir IRPF.
Podrás quitar el IRPF pulsando en eliminar.
Previsualizar
Podrás previsualizar la presupuesto pulsando sobre él en el listado de presupuestos o bien estando en el modo edición, pulsando sobre previsualizar en la parte superior derecha.
En la parte izquierda podrás ver el PDF del presupuesto, puedes realizar scroll vertical para consultar las diferentes hojas si fuera necesario.
En la parte lateral derecha, la barra mostrará datos generales del presupuesto.
Descargar PDF presupuesto venta.
Desde el listado podrás descargar tantos presupuestos como selecciones.
Generando un ZIP con tantos PDF como presupuestos haya seleccionado.
También desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás descargar el pdf del presupuesto.
Duplicar presupuesto venta.
Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás duplicar cualquier presupuesto.
Se abrirá un presupuesto nuevo, exactamente igual que la original, pudiendo realizar cualquier cambio que sea necesario.
Enviar presupuestos de venta por email.
Desde la previsualización, tienes el botón de enviar, que compartirá por email el presupuesto seleccionado. Sugerirá el email de la ficha del cliente.
En el Para, aparecerá el email de la ficha del cliente, se pueden añadir tantos emails como desees o cambiar el que PRANA sugiere.
Puedes enviar la presupuesto en copia a cualquier email que desees.
El nombre del PDF se compone de la palabra quote más la serie y número de la presupuesto.
Eliminar un presupuesto de venta.
- Dirígete a Ventas à Presupuestos.
- Selecciona las presupuestos que deseas eliminar
- En la acciones de selección, pulsa la papelera.
O bien;
1. Previsualiza la presupuesto.
2. Pulsa en acciones à eliminar.
Anticipos en presupuesto de venta.
PRANA te permite llevar el control de cobros/anticipos de tus presupuestos, pudiendo gestionar cobros parciales, completos o anticipos de tus presupuestos.
Para realizar un cobro/anticipo de un presupuesto, seguiremos los siguientes pasos:
1. Accedemos al listado de presupuestos.
2. Seleccionamos el presupuesto
3. Accedemos a la previsualización del presupuesto.
4. En la barra lateral derecha, pulsamos sobre añadir anticipo.
Aparece este ventana:
Sigue los siguientes pasos:
1. Introduce el importe cobrado, puede ser superior o inferior al importe pendiente del presupuesto.
2. Escribe un concepto o descripción para el cobro.
3. PRANA sugiere la fecha del día para el nuevo anticipo, pero lo puedes cambiar.
4. Indica el banco donde se realizará el ingreso. No es obligatorio.
5. Pulsa Guardar.
Si la suma de todos los anticipos supera el importe total del presupuesto o el presupuesto esta facturado, ya no podrás añadir más anticipos. Puedes consultar el historial de los anticipos de un presupuesto, desde su previsualización, en la barra lateral derecha.
Edita o elimina anticipos de un presupuesto de venta.
Puedes editar o eliminar los anticipos de un presupuesto, siguiendo los siguientes pasos.
- Dirígete a Ventas à Presupuestos.
- Pulsa sobre la presupuesto que deseas consultar.
- En la parte derecha, podrás ver los anticipos existentes.
- Selecciona el anticipo que quieres editar o eliminar.
- Cambia los datos y graba (parte inferior derecha) o pulsa eliminar (parte inferior izquierda) de la entrada de cobros.
1.8.1 Importación de presupuestos
Actualmente, estamos desarrollando este apartado de ayuda para proporcionarte toda la información que necesitas de manera clara y sencilla. Muy pronto estará disponible, con guías completas y detalladas para que puedas aprovechar al máximo las funcionalidades de Prana.
Gracias por tu paciencia. ¡Estamos seguros de que valdrá la pena la espera! 😊
1.9 Facturas de venta
¡Bienvenido a la sección de Facturas de Venta de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para ¡empezar a facturar inmediatamente!. 🚀
1.9.1 Reclamar Pagos
Desde Prana buscamos siempre facilitarte tu día a día y para ello hemos implementado el reclama de pagos, para que tus clientes no se despisten y estén informados de lo que te deben.
Para ello, puedes reclamar facturas una a una, desde el preview de la factura, escogiendo la opcion de Reclamar pago, como ves en esta imagen:
De esta forma tu cliente recibirá un email y estará informado de su situación financiera contigo y podrá atender sus pagos a tiempo.
1.9.1 Completa los datos de tu negocio
- Acceder a la opción de configuración en la barrar lateral izquierda.
- Introduce los datos de tu negocio.
- Asigna tu logo.
- Guarda.
1.9.1 Crear una factura de venta
Con PRANA, la facturación no es un trámite: es un proceso natural donde todo fluye. Cada acción está pensada para ahorrarte tiempo, darte claridad y mantener tu negocio con la energía vital bien enfocada en lo importante: crecer.
Crear una factura en PRANA es rápido, intuitivo y sin complicaciones. Puedes añadir productos de tu catálogo o inventar conceptos nuevos, y además siempre tienes la opción de guardar un borrador para revisarlo antes de confirmar.
Pasos:
- Accede a Ventas → Facturas.
- Pulsa Añadir factura.
- Selecciona el cliente.
- PRANA asigna automáticamente un número de factura. Antes de confirmar te mostrará el número de la factura que hará si la confirmas en ese momento.
- Selecciona la fecha (por defecto, el día actual).
- Selecciona la fecha de vencimiento.
- Revisa la forma de pago sugerida (puedes cambiarla solo para esta factura).
- Añade las líneas de productos o conceptos.
- Guarda la factura como borrador si quieres revisarla.
- Confirma la factura cuando esté lista. Pero ojo, una vez confirmada no podrás eliminarla y sólo podrás modificar algunos datos auxiliares.
En prana existen dos fechas, el campo Fecha (la AEAT lo denomina Fecha operación ) y el campo Fecha de expedición (fecha de cuando se confirma la factura en Prana)
Según el Real Decreto 1619/2012, que regula la facturación en España:
- Fecha de expedición: día en que se emite o pone a disposición
la factura al cliente. - Fecha de operación: día en que se realiza la entrega del bien o la
prestación del servicio.
Artículo 6.1.f del RD 1619/2012:
La factura debe contener “la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura”.
Cuándo son válidas las fechas pasadas (anteriores) en la factura
Sí es totalmente válido poner una fecha de operación anterior a la fecha de expedición, siempre que la operación realmente haya ocurrido antes. Esto refleja correctamente la realidad económica.
Ejemplo típico:
- Entrega de mercancía el 25 de septiembre (fecha de operación).
- La empresa emite la factura el 2 de octubre (fecha de expedición).
Esto es perfectamente válido y habitual, siempre que:
- La operación (entrega o servicio) realmente se haya producido en septiembre.
- La factura se expida dentro del plazo máximo permitido (ver siguiente
punto).
Plazos legales para emitir una factura (fecha de expedición)
El mismo reglamento de facturación establece plazos máximos para emitir la factura después de la operación:
Artículo 11 del RD 1619/2012:
Las facturas deben expedirse en el momento de realizarse la operación.
No obstante, cuando el destinatario sea un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del IVA (es decir, la operación).
En la práctica:
Fecha de operación | Fecha máxima de expedición válida |
25 de septiembre | 16 de octubre |
3 de enero | 16 de febrero |
30 de junio | 16 de julio |
Así que mientras la factura se emita antes del día 16 del mes siguiente, aunque la fecha de operación sea anterior, es legal y válida.
Las facturas NUNCA se podrán emitir con una fecha de operación futura.
Facturas en periodo de prueba o trial
Prana permite crear facturas en periodo de prueba, pero tendrás una marca de agura indicando que son facturas realizadas en periodo de prueba y con una marca de agua indicando que es una factura sin validez.
Estas facturas se podrán eliminar al contratar un plan, y lo podrás hacer de dos formas:
1.- Al contratar el plan, Prana se ofrecerá a borrar tosas las facturas generadas en periodo TRIAL y dejar los contadores a cero.
2.- Si no quieres que Prana haga esto por tí, te permitirá borrar estas facturas una vez contratado el plan.
Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Qué necesito para empezar a facturar con PRANA?
Solo lo esencial: completar los datos de tu negocio, asignar tu logo y guardar. A
partir de ahí, ya puedes crear tu primera factura. Todo fluye rápido y sin
fricción.
¿Cómo creo una factura de venta?
Muy sencillo: entra en Ventas → Facturas, pulsa en “Añadir factura”,
selecciona cliente, fecha, forma de pago, añade productos o conceptos y ya lo
tienes. Si quieres, puedes guardarla primero como borrador antes de
confirmarla.
¿Puedo personalizar mis facturas?
Sí. Puedes incluir tu logo, observaciones, etiquetas y aplicar descuentos generales
o por línea. PRANA se adapta a tu estilo, porque tu marca también tiene que
fluir con tu esencia.
¿Y si necesito aplicar descuentos o retenciones?
No hay problema. PRANA te permite añadir descuentos por línea o al total, y
también incluir IRPF o retenciones en segundos. Simple y sin complicaciones.
¿Puedo ver cómo queda la factura antes de enviarla?
Por supuesto. Con la previsualización verás tu factura en PDF tal cual la
recibirá tu cliente. Así revisas todo antes de confirmarla.
¿Cómo envío mis facturas a los clientes?
Desde la previsualización, con un clic la factura llega al correo del cliente. Puedes
añadir más destinatarios o enviártela también a ti.
¿Se pueden descargar o duplicar facturas?
Sí. Puedes descargar en PDF una o varias facturas (en ZIP si seleccionas varias). Y
si necesitas otra igual, solo la duplicas y ajustas lo que quieras.
¿Y si me equivoqué? ¿Puedo hacer una rectificativa?
Sí. PRANA te permite generar facturas rectificativas en un clic, con trazabilidad
clara para que no pierdas el control.
¿Puedo eliminar una factura?
Sí, siempre que no esté confirmada. Una vez confirmada, solo podrás modificar
ciertos datos auxiliares, aunque siempre tienes la opción de hacer una
rectificativa.
¿Cómo controlo los cobros de mis facturas?
PRANA te permite llevar un control total: cobros completos, parciales o anticipos.
Introduces importe, fecha, concepto y, si quieres, también el banco. Todo queda
registrado y consultable.
¿Puedo editar o borrar un cobro?
Sí. Desde la factura puedes ver los cobros existentes, modificarlos o eliminarlos.
PRANA se adapta a la realidad de tu negocio cada día.
1.9.1 Aplica descuentos en facturas de venta
- Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la factura.
- Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la factura, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.
1.9.1 IRPF en facturas de venta
1.9.1 Previsualizar facturas de venta
Antes de enviar una factura, nada como verla con tus propios ojos. La previsualización en PRANA te muestra exactamente cómo la recibirá tu cliente, en formato PDF.
Pasos:
- Desde el listado: abre la factura para ver la previsualización.
- Desde la edición: pulsa Previsualizar en la parte superior derecha.
En la parte izquierda verás el PDF, y en la barra lateral derecha, los datos generales y acciones disponibles.
Las facturas que se generen en el periodo TRIAL o de prueba carecen de validez legal y así queda reflejado en los pdf.
1.9.1 Descargar PDF factura venta
Tener tus facturas en PDF es cuestión de segundos. Puedes descargar una o varias a la vez, incluso en un archivo ZIP.
Pasos:
- Desde el listado: selecciona una o varias facturas y pulsa Descargar.
- Desde la previsualización: abre la factura y, en Acciones, pulsa Descargar PDF.
1.9.1 Duplicar factura venta
1.9.1 Generar factura de venta rectificativa
Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás generar una factura rectificativa a partir de otra.
1.9.1 Enviar facturas de venta por email
1.9.1 Gestiona tus series y contadores de facturas
Configura tus series y contadores de facturación: primeros pasos.
En prana, intentamos ponértelo fácil, por eso, cuando empiezas con nosotros creamos una series de facturación predeterminadas, y con un máscara específica para su contador.
¿Qué series y contadores precarga prana?
Desde el apartado de configuración de empresa, podrás acceder al apartado de contadores y series de facturación.
Apartado Numeración de documentos,
Estas son las series precargadas en prana.
¿Cómo cambiar el contador o la máscara de documentos?
Lo primero es comprender que los contadores en prana, se componen de una máscara, donde podemos incluir el año actual, para que de forma automática lo concatene al contador, de tal forma que en el año 2025, prana haga que todas las facturas comiencen por 25 y además añadirá X dígitos según la configuración de la máscara, cuando llegue el siguiente año (siguiendo el ejemplo 2026), el contador se reiniciará con 260000.
Por defecto, añadimos los dos dígitos del año al contador de cualquier documento, ya sea de venta o de compra y completamos con cero hasta cubrir las posiciones indicadas por las #.
Si deseamos cambiar esta máscara, sólo tendremos que modificarla en este apartado. Si no deseamos que el año del documento, forme parte del contador y simplemente queremos un contador continuo, quitaremos [YY] y lo sustituiremos por #.
Una vez ajustado la máscara, sólo resta introducir el primer número que quiero que se genere en cada tipo de documento:
En este caso, mi última factura ha sido 2501000 y cuando vaya a generar una factura nueva, el número será 2501001.
Además, si al crear una factura, introduces un contador que no cuadra con lo preestablecido en prana, aparecerá este aviso:
El introducir la factura manualmente, en el ejemplo 900, y no coincidir este número con la máscara preestablecida en prana, aparecerá el aviso de actualizar los contadores.
Al pulsar sobre actualizar, accederás a la configuración de contadores y series de facturación, para realizar todos los ajustes necesarios. Si no quieres reiniciar tu contador de forma automática, quita las YY de la máscara, de esta forma la numeración será siempre continua.
¿Cómo crear series de facturación?
Es posible, que no quieras usar las series que trae prana precargadas, pero no te agobies, todo tiene solución. Simplemente pulsa sobre la opción de Añadir series de facturación, en el apartado de configuración à numeración de documentos.
Selecciona el tipo de documento:
· Compras: para todos los documentos de compra que no son facturas simplificadas o tickets.
· Ventas: para todos los documentos de venta que no son facturas simplificadas o tickets.
· Tickets de venta
· Tickets de compra
· Borradores: te recomendamos no cambiarlo, y dejar la serie BO como la serie de borradores, pero como siempre tú decides.
Una vez seleccionado el tipo de documento, solo resta escoger el código para nuestra serie:
En este ejemplo, mi serie será FV y sus rectificativas FVR. Además si necesitas comenzar por un contador en concreto sólo debes indicarlo en su columna. Recuerda adaptar la máscara si es necesario.
También podrás crear series de facturación desde cualquier documento de compra o de venta, escogiendo la opción de añadir desde el selector de series del documento en el que te encuentres:
Los datos que tienes que rellenar son los anteriormente descritos.
¿Puedo tener varias series de facturación?
Esto no es un problema para prana, configura todas tus series y escoge cual es tu serie predeterminada para cada tipo de documento. Para ello, clica en los tres puntos de la serie en concreto y márcala como predeterminada:
1.9.1 Eliminar una factura de venta
- Previsualiza la factura.
- Pulsa en acciones à eliminar.
1.9.1 Cobrar una factura de venta
- Accedemos al listado de facturas.
- Seleccionamos la factura
- Accedemos a la previsualización de la factura.
- En la barra lateral derecha, pulsamos sobre añadir cobro.
- Introduce el importe cobrado, puede ser superior o inferior al importe pendiente de la factura.
- Escribe un concepto o descripción para el cobro.
- PRANA sugiere la fecha del día para el nuevo cobro, pero lo puedes cambiar.
- Indica el banco donde se realizará el ingreso. No es obligatorio.
- Pulsa Guardar.
1.9.1 Importación de facturas de venta
- La importación de facturas en PRANA te permite incorporar facturas emitidas desde otros sistemas de forma masiva mediante un archivo Excel. Este proceso está especialmente diseñado para asegurar la integridad legal, fiscal y contable de la información importada.
Es importante tener en cuenta que todas las facturas importadas se consideran emitidas desde otro SIF, a no ser que se importen en una serie borrador, por lo que:
-
Nunca se envían a VERIFACTU.
-
Se marcan internamente como facturas de otro SIF.
-
Pueden eliminarse, pero no modificarse si están confirmadas.
Consideraciones importantes antes de importar
Antes de comenzar una importación debes cumplir obligatoriamente lo siguiente:
-
En la pantalla de importación existe un check que indica que las facturas han sido emitidas desde otro SIF.
Si este check no se marca, el botón de importar permanecerá deshabilitado. -
Las facturas importadas en series que no son borrador:
No se envían a VERIFACTU.
Se marcan como que vienen de otro SIF.
Aparecen dentificadas en el listado de facturas.
En el PDF se muestra que proceden de otro SIF.
Tipos de facturas que se pueden importar
Facturas en borrador
Si la factura se importa en una serie de tipo borrador, se guardará como borrador en PRANA para que el usuario pueda confirmarla posteriormente.
Facturas emitidas desde otro SIF
Solo pueden importarse en series marcadas como Otro SIF.
Si una factura se intenta importar en una serie no marcada como Otro SIF, el sistema mostrará error.
Todas las facturas confirmadas importadas:
-
Se marcan como que proceden de otro SIF.
-
No generan VERIFACTU.
-
Pueden eliminarse, pero no modificarse.
Tratamiento de las series de facturación
Durante la importación:
-
Si la serie no existe, PRANA la crea automáticamente.
-
Si la factura tiene importe negativo, la serie se crea como rectificativa.
-
Si la factura es positiva, la serie se crea como no rectificativa.
-
Si una serie existente no es de tipo borrador, se marcará automáticamente como Otro SIF.
-
Una misma serie no puede contener facturas positivas y negativas a la vez.
-
Si en el Excel hay facturas positivas y negativas dentro de la misma serie, la importación se bloquea con un aviso.
-
Si una factura negativa usa una serie no rectificativa o al revés, se mostrará error.
Validaciones campo a campo
Serie de facturación
-
Obligatoria.
-
Si no existe, se crea automáticamente.
-
Se marca como Otro SIF si no es borrador.
Número de factura
-
Obligatorio.
-
Debe ser un número positivo.
-
No puede estar vacío.
-
No puede existir previamente en la base de datos.
Fecha de factura
-
Obligatoria.
-
Debe ser una fecha válida.
-
Puede ser pasada o futura.
Fecha de vencimiento
-
Debe ser una fecha válida.
-
Si está vacía, se rellena con la fecha de factura.
Código de cliente
-
Puede estar vacío o ser cero.
-
Nunca puede ser negativo ni contener caracteres.
-
Si tiene valor, se valida que exista el cliente.
CIF
-
Se usa solo si no se encuentra el cliente por código.
-
Si tampoco existe por CIF, se bloquea la importación con error.
Si no se encuentra el cliente ni por código ni por CIF, la factura no se importa.
Código de artículo / Concepto
-
Si existe el artículo, se usa.
-
Si no existe, no se genera error y se importa como concepto libre.
-
Puede estar vacío.
Descripción
-
Si tanto código de artículo como descripción están vacíos, se rellena automáticamente con un guion.
Precio
-
Debe ser numérico.
-
Puede ser cero.
-
Se validan los decimales según la configuración de PRANA.
Cantidad
-
Debe ser numérica.
-
Puede ser cero.
-
Se validan los decimales según la configuración de PRANA.
Descuento de línea
-
Numérico.
-
Entre 0 y 100.
% IVA
-
Puede ser cero o vacío.
-
Nunca negativo.
% Recargo
-
Puede ser cero o vacío.
-
Nunca negativo.
% Retención
-
Puede ser cero o vacío.
-
Nunca negativa.
% Descuento de factura
-
Numérico o vacío (equivale a cero).
Gastos de envío
-
Numérico o vacío (equivale a cero).
Importe pagado
-
Numérico.
-
Puede ser cero.
Fecha de cobro
-
Puede estar vacía.
-
Si existe importe de cobro y no hay fecha, se asigna la fecha de vencimiento.
Forma de pago
-
Si la forma de pago existe, se asigna.
-
Si no existe, PRANA la crea automáticamente durante la importación.
-
Posteriormente podrás editarla si lo necesitas desde el mantenimiento de formas de pago.
Almacén
-
Si el campo está vacío, PRANA utilizará el almacén predeterminado de la empresa.
-
Si tiene valor, se valida que exista.
-
Si el almacén no existe, la importación se bloquea y deberá crearse previamente.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Puedo importar facturas sin marcar que vienen de otro SIF?
No. Es obligatorio marcar el check de emisión desde otro SIF para poder habilitar la importación.
¿Las facturas importadas se envían a VERIFACTU?
No. Ninguna factura importada se envía a VERIFACTU aunque quede confirmada.
¿Puedo modificar una factura importada?
No. Las facturas importadas confirmadas solo pueden eliminarse, no editarse.
¿Qué ocurre si la serie no existe?
PRANA crea la serie automáticamente durante la importación.
¿Puedo importar facturas negativas?
Sí, pero deben hacerse sobre series rectificativas. Si no coinciden los signos, se bloquea la importación.
¿Qué pasa si no existe la forma de pago?
PRANA la crea automáticamente durante el proceso de importación.
¿Qué ocurre si el cliente no existe?
PRANA busca primero por código y después por CIF. Si no existe por ninguno de los dos, la factura no se importa.
¿Se crean automáticamente los cobros?
Sí, si existe importe pagado. Además, si tienes contabilidad activa, se genera también el asiento contable.
1.9.1 Edita o elimina cobros de una factura de venta
- Dirígete a Ventas à Facturas.
- Pulsa sobre la factura que deseas consultar.
- En la parte derecha, podrás ver los cobros existentes.
- Selecciona el cobro que quieres editar o eliminar.
- Cambia los datos y graba (parte inferior derecha) o pulsa eliminar (parte inferior izquierda) de la entrada de cobros.
1.9.1 FacturaE
Prepárate para generar los ficheros necesarios de FacturaE, a golpe de clic, listos para ser firmados y enviados a la administración pública.
Activa el módulo de FacturaE.
Tendrás que dirigirte al Marketplace de prana y activar el módulo. Puedes acceder desde el selector de empresa.
A continuación busca el módulo, que se encuentra en la sección de facturación y pulsa sobre comenzar.
¡Ya tienes activa FacturaE!
Configurar facturaE
Para que puedas generar el XML en formato facturaE, es necesario completar una serie de datos mínimos en prana. Te los detallamos a continuación.
- En el mantenimiento de las formas de pago (apartado configuración à formas de pago), tendrás que editar cada forma de pago e indicar en el campo FacturaE, su equivalente. Estas equivalencias las marca la legislación española, deberé de escoger la que más se asemeje a cada forma de pago.
- Si la forma de pago que escoges en la factura implica que cobrarás mediante ingreso en tu cuenta bancaria, deberás de escoger el banco FacturaE (apartado configuración à cuenta).
Dentro de cuenta, en la parte inferior:
· Por último tanto en clientes , como en las facturas, tienes un apartado para indicar los centros, de los cuales te informará tu cliente final.
En clientes, (acceso desde contactos à clientes) al editar cualquiera de ellos, tendrás la pestaña de FacturaE.
· En VentasàFacturas, podrás acceder a los datos de los centros facturaE, pulsando sobre la opción de facturaE en la edición de la factura, en la parte inferior, junto a la forma de pago.
Generar fichero XML FacturaE
Desde prana, puedes generar el fichero XML en la versión 3.2.2, que después deberá de ser firmado desde el portal de FacturaE o desde Autofirma.
Para generar el fichero, accederemos al a factura, desde Ventas à Facturas, clicamos sobre ella y desde el menú de acciones, seleccionamos Generar FacturaE.
Aparecerá el siguiente popup, donde pulsaremos aceptar.
Prana, hará unas comprobaciones mínimos, y si existe algún dato que no esté correctamente relleno, nos avisará de ello, mediante una notificación en la parte inferior izquierda. Por ejemplo:
Si no hay errores controlados, se generará el XML que podremos procesar desde el portal de FacturaE o desde Autofirma.
1.10 Módulo Impuestos
Prana te ayuda con la información necesaria para presentar tus modelos de impuestos. Esta información sale de los documentos que vas generando y podrás disponer de la información en formatos Excel y Pdf para poder compartirla de forma sencilla y rápida. Modelos como el 303, 390 y 347 ya estas disponibles.
1.10.1 ¿Qué puedes hacer en el apartado impuestos?
En este vídeo te explicamos cómo funciona el módulo de impuestos de Prana y cómo configurarlo para que el cálculo de tus tributos sea mucho más ágil y automatizado.
1.10.1 Acceder, activar y modificar un modelo tributario
Prana te ayuda con la información necesaria para presentar tus modelos de impuestos. Esta información sale de los documentos que vas generando y podrás disponer de ella en formatos Excel y Pdf para poder compartirla de forma sencilla y rápida. Modelos como el 303, 390 y 347 ya estas disponibles.
Impuestos
Para acceder a la opción de impuestos pulsa en la barra de menú en la opción impuestos. La primera ver que accedes a este formulario aparecerá en blanco a la espera de que selecciones los modelos de los cuales quieres información.
Vamos a ello, pulsa el botón activar modelo, veras todos los disponibles. Si la opción de activar de la columna estado no está habilitada es que ese modelo no está disponible. En Prana trabajamos duro para que tengas las funcionalidades cuanto antes revisa tu área de notificaciones para no perderte ninguna novedad. Una vez marcado pulsa el botón guardar y recordaremos tus preferencias para la próxima vez que entres.
En la parte izquierda veremos los modelos activos, pulsa sobre ellos y aparecerá la información correspondiente a cada modelo desglosada por su periodicidad. El desplegable estado indica si el modelo esta presentado o pendiente, esta opción se gestiona de forma manual. Prana te da la información pero no presenta los modelos.
Los botones de acción que hay en la línea y en encabezado de las columnas, te permitirán sacar la información correspondiente a cada modelo en formato Excel que será más detallada y pdf que tendrás la misma información detallada y resumida según la opción que selecciones.
1.11 MarketPlace
Actualmente, estamos desarrollando este apartado de ayuda para proporcionarte toda la información que necesitas de manera clara y sencilla. Muy pronto estará disponible, con guías completas y detalladas para que puedas aprovechar al máximo las funcionalidades de Prana.
Gracias por tu paciencia. ¡Estamos seguros de que valdrá la pena la espera! 😊
1.11.1 ¿Qué es?
Actualmente, estamos desarrollando este apartado de ayuda para proporcionarte toda la información que necesitas de manera clara y sencilla. Muy pronto estará disponible, con guías completas y detalladas para que puedas aprovechar al máximo las funcionalidades de Prana.
Gracias por tu paciencia. ¡Estamos seguros de que valdrá la pena la espera! 😊
1.11.1 ¿Qué es un módulo?
Actualmente, estamos desarrollando este apartado de ayuda para proporcionarte toda la información que necesitas de manera clara y sencilla. Muy pronto estará disponible, con guías completas y detalladas para que puedas aprovechar al máximo las funcionalidades de Prana.
Gracias por tu paciencia. ¡Estamos seguros de que valdrá la pena la espera! 😊
1.12 Tesorería
1.12.1 Cobros domiciliados
Domicilia tus cobros.
El módulo de Remesas de prana te permite gestionar de forma ágil y centralizada los recibos
domiciliados de tus clientes. Desde aquí podrás crear, revisar y controlar
todas las remesas bancarias asociadas a tus facturas, automatizando uno de los
procesos más repetitivos en la gestión de cobros.
Gracias a la generación de ficheros SEPA directamente desde la plataforma, podrás enviar tus cobros al
banco de forma rápida y segura, cumpliendo con la normativa europea. Así,
reducirás errores manuales y ahorrarás tiempo, dejando que PRANA se encargue del
trabajo pesado por ti.
En resumen, este módulo está diseñado para que tengas el control total de tus cobros domiciliados,
optimices tu flujo de caja y te concentres en hacer crecer tu negocio.
¿Qué puedes hacer con este módulo?
domiciliados de tus clientes. Desde aquí podrás crear, revisar y controlar
todas las remesas bancarias asociadas a tus facturas, automatizando uno de los
procesos más repetitivos en la gestión de cobros.
banco de forma rápida y segura, cumpliendo con la normativa europea. Así,
reducirás errores manuales y ahorrarás tiempo, dejando que PRANA se encargue del
trabajo pesado por ti.
optimices tu flujo de caja y te concentres en hacer crecer tu negocio.
¿Qué puedes hacer con este módulo?
- Generar ficheros sepa.
- Anticipar los cobros
- Notificar el cargo de los recibos en cuenta
Para poder usar esta funcionalidad, necesitas activar el módulo de remesas desde nuestro marketplace:
1. Entra en el menú Empresa.
2. Haz clic en Marketplace.
3. Busca el módulo remesas.
4. Pulsa Comprar o Iniciar prueba gratuita.
Una vez activo, ve a Tesorería → Remesas para empezar a trabajar.
Formas de pago remesables
Para que cuando estés generando una remesa y que sólo aparezcan los recibos que son susceptibles de ser remesados, tendrás que acceder a la configuración de empresa à formas de pago y marcar como remesable la forma de pago que desees o créate las necesarias.
Bancos/cuentas
Desde el apartado de tesorería/bancos y cuentas, podrás dar de alta tus bancos. Es imprescindible que rellenes tu IBAN para que el proceso de presentación de remesas funciona correctamente.