Updated on enero 14, 2025

Configuración y usuarios

En este apartado podrás personalizar y gestionar los aspectos clave de tu cuenta en PRANA. Desde la configuración general del sistema hasta la gestión de usuarios y perfiles, aquí encontrarás todas las herramientas necesarias para adaptar la plataforma a las necesidades de tu negocio.

Define cómo se comporta tu entorno de trabajo, configura tus impuestos según la normativa aplicable y mantén actualizada tu información personal.

Empieza por aquí para tenerlo todo a tu medida. 😊

 

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Tu numeración para Año Nuevo

Puesta a punto: Tu numeración en Prana para el Año Nuevo

¡Año nuevo, metas nuevas… y series de facturación nuevas!
En Prana sabemos que la flexibilidad es clave, por eso te lo ponemos fácil para gestionar cómo quieres que se comporten tus documentos al cambiar de ciclo.

Aquí tienes tu guía rápida para dejar tus contadores listos en menos de un minuto.

¿Cómo funciona la magia? ✨

Todo ocurre en la pantalla «Numeración de documentos», en el apartado de configuración de tu negocio. La lógica de Prana es sencilla: nosotros miramos el número que hay en la casilla, le
sumamos 1, y ¡voilà! esa es tu nueva factura.

Tú decides el estilo que quieres llevar este año:

🔄 Opción 1: «Año Nuevo, Vida Nueva» (La Recomendada)

¿Quieres que Prana reinicie el contador y aplique automáticamente el formato del nuevo año (por ejemplo, pasar de la 24-0045 a la 25-0001)?

  • El truco: Simplemente pon los contadores a 0 (cero).
  • Qué hace Prana: Al ver el cero, el sistema entiende que debe «resetear» y aplicará la máscara que tengas configurada (esa que pone [YY]#####). ¡Así de inteligente!

🦘 Opción 2: «A mi manera» (El Salto Manual)

¿Prefieres saltarte unos números o empezar en una cifra específica (por ejemplo, quieres que la primera sea la 500)?

  • El truco: Escribe el número anterior al que deseas.
  • La lógica: Si quieres empezar por la 500, escribe 499.
    Prana siempre hará Tu número + 1.

⏩ Opción 3: «Non-Stop» (Continuista)

¿Para ti el cambio de año es solo un día más y quieres seguir la numeración exactamente donde la dejaste el 31 de diciembre?

  • El truco: ¡No hagas nada! Relájate y sigue facturando.

El Paso a Paso (en 3 clics)

  1. Entra en faena: Ve a la pantalla de Numeración de documentos (donde ves todas tus series: F, R, T…).
  2. Elige tu serie: Haz clic sobre la línea que quieras editar (por ejemplo, la serie «F» de Ventas). Se abrirá la ventana de edición.
  3. Ajusta el contador:
    • Busca el campo «Última factura» (o último presupuesto/pedido según lo que edites).
    • Borra lo que haya y escribe 0 (si quieres reiniciar el año).
  4. ¡Y guarda! Dale al botón azul de Guardar.

 

💡 Pro-Tip: No te olvides de las devoluciones. Si reinicias tus facturas normales, lo ideal es
que hagas lo mismo con la casilla «Última rectificativa» poniéndola también a 0. ¡Así todo queda cuadrado y limpio!

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes
Sabemos que tocar configuraciones da un poco de respeto, pero aquí resolvemos tus dudas en un santiamén:

1. ¿Tengo que hacer el cambio justo a las 00:00 del 1 de enero? 🍇 ¡Por favor, no! Disfruta de la fiesta. Puedes hacer el cambio cuando vuelvas al trabajo, justo antes de emitir tu
primera factura del año. Mientras no crees documentos nuevos, los contadores pueden esperar.

2. Si pongo el contador a 0… ¿Cómo sabe Prana que tiene que poner «25» y no «24»? Porque Prana trabaja en equipo contigo. Si en la configuración general tienes la máscara [YY], el
sistema mira la fecha actual. Al detectar que ya estamos en el nuevo año, actualizará ese prefijo automáticamente. Tú solo preocúpate del cero, nosotros ponemos el año.

3. ¿Esto va a cambiar los números de mis facturas antiguas? Jamás. Lo que ya está facturado, sellado queda. Cambiar los contadores solo afecta a la siguiente factura que generes. Tu historial es sagrado y no se toca.

4. ¡Socorro! Me he equivocado y he puesto un número que no era. Calma, tiene arreglo. Si aún no has emitido la factura, vuelve a entrar en la serie, corrige el número en la casilla «Última factura» y guarda de nuevo. Prana es flexible, rectificar es de sabios.

5. Tengo varias series (Facturas, Rectificativas, Tickets…), ¿tengo que cambiarlas todas? Solo las que tú quieras reiniciar. Tienes el control total sobre cada serie de forma independiente.

Configura tu cuenta de PRANA

⚙️ Tu Empresa a tu medida: Guía de Configuración

El área de configuración es el corazón de Prana. Aquí es donde ajustas la maquinaria para que el software trabaje exactamente como tú necesitas.

Para acceder, ve al menú lateral, pulsa en Configuración y selecciona el nombre de tu empresa. A continuación, te explicamos qué puedes hacer en cada sección.

1. Cuenta: Tu Identidad 🆔

Aquí le dices al mundo quién eres. Es vital tener esto bien relleno porque estos datos saldrán en todos tus documentos oficiales.

  • Datos Fiscales: Nombre, dirección, NIF, etc.

  • Imagen de Marca: Arrastra tu Logotipo desde tu carpeta de imágenes para que presida tus facturas y presupuestos.

  • Datos Registrales: Añade tu información del Registro Mercantil (tomo, folio, hoja…) si es necesario.

  • Pie de Página: Configura notas u observaciones legales que quieras que aparezcan siempre al final de tus documentos (por ejemplo, la Ley de Protección de Datos).

2. Preferencias Globales 🌍

Define las reglas básicas de juego para tu entorno de trabajo:

  • Idioma: ¿En qué lengua quieres trabajar?

  • Moneda y Formato: Define si usas € o $, y cómo quieres ver las fechas (DD/MM/AAAA).

  • Zona Horaria: Asegúrate de que está correcta para que los registros de hora coincidan con tu realidad.

3. Email: Tu voz ante el cliente 📧

Personaliza los correos automáticos que envía Prana.

  • Crea y gestiona las plantillas para facturas, presupuestos, pedidos, etc.

  • Define el asunto y el cuerpo del mensaje para que tus comunicaciones tengan tu tono personal y no parezcan enviadas por un robot.

4. Notificaciones 🔔

Tú decides cuándo quieres que Prana te avise. Configura tus preferencias para recibir alertas sobre lo que realmente te importa y evitar el ruido innecesario.

5. Documentos y Series de Numeración 🔢

Aquí controlas la numeración de tus papeles.

  • Series Automáticas: Prana ya viene preconfigurado con series por defecto para que puedas empezar a facturar sin tocar nada.

  • Añadir Nuevas Series: ¿Necesitas una serie especial (ej: «R-2024» para rectificativas o «2024B» para otra línea de negocio)?

    1. Pulsa el enlace «Añadir serie» en el pie de página.

    2. Se abrirá una nueva línea.

    3. Define el Tipo de documento (Factura, Presupuesto…), el Título y el Contador inicial.

6. Formas de Pago 💳

Gestiona cómo te pagan tus clientes y cómo pagas tú a tus proveedores.

  • Añadir: Pulsa el botón «+» en la parte superior.

  • Configuración: Rellena los campos obligatorios (*). Puedes añadir un icono visual, definir los días de vencimiento (para que Prana calcule la fecha de cobro automáticamente) y el código para Facturae si trabajas con la administración.

  • Predeterminada: Marca la casilla «Establecer como predeterminada» si quieres que esta sea la forma de pago que se asigne automáticamente a cada nuevo cliente que crees. ¡Ahorrarás mucho tiempo!

7. Impuestos 💸

Gestiona los tipos impositivos de tu región (IVA, IGIC, IRPF…). Prana suele tener los estándares cargados, pero aquí puedes crear impuestos especiales o exenciones si tu actividad lo requiere.

8. Inventario 📦

Si vendes productos físicos, aquí defines las reglas de tu almacén:

  • Unidades de Medida: (Unidades, Kilos, Metros, Horas…).

  • Categorías: Organiza tus productos en familias.

  • Almacenes: Da de alta tus distintos almacenes físicos o lógicos.

9. Tarifas 🏷️

Gestiona tus estrategias de precios.

  • Crea diferentes tarifas (ej: «PVP General», «Distribuidores», «Rebajas»).

  • Tarifa Predeterminada: Elige cuál se aplica por defecto al crear un cliente nuevo.

  • Desactivar: Si una tarifa ya no sirve (ej: «Precios 2023»), desactívala para que nadie la use por error, sin perder el histórico.

Configura una vez, disfruta siempre

Dedica unos minutos a dejar esta sección a tu gusto y verás cómo tu día a día fluye mucho mejor. 🚀

Gestión de usuarios

Gestión de Usuarios: Controla quién accede a tu empresa

En Prana, la seguridad y la colaboración van de la mano. Tú decides quién entra en tu negocio, qué puede ver y qué puede tocar. La gestión de los usuarios que pueden acceder a tu cuenta se realiza mediante invitaciones por correo electrónico.

1. Monitorización de Licencias y Versión de Prueba

Para saber en todo momento cuántas personas más puedes invitar, fíjate en la parte inferior izquierda de la pantalla de gestión de usuarios. Allí verás un contador con las licencias restantes que te quedan por asignar.

  • Durante la Versión de Prueba (Trial): Dispondrás de la misma capacidad de usuarios que ofrece el plan más alto, para que puedas probar la herramienta sin limitaciones con todo tu equipo.

  • Al Contratar: En el momento en que formalices tu suscripción, el número de licencias se ajustará automáticamente a las condiciones del plan que hayas elegido. Si tienes más usuarios activos de los que permite tu nuevo plan, el sistema te pedirá que ajustes el equipo.

2. Límites de Licencias según tu Plan

El número de asientos (usuarios) disponibles varía en función del plan que tengas contratado:

  • Resto de planes: Disponen de un número fijo de licencias incluidas. Si alcanzas el límite, no podrás invitar a más personas a menos que desactives a un usuario antiguo o subas de nivel tu plan.

  • Plan más alto: Este es el único plan que permite flexibilidad total. Si agotas las licencias incluidas, podrás contratar licencias extra adicionales pagando un suplemento por usuario.

3. Dónde gestionar tu equipo

El centro de mando de los accesos se encuentra en el menú principal:

  1. Ve a la parte superior izquierda de la pantalla.

  2. Despliega el menú pulsando sobre el Nombre de tu Empresa.

  3. Haz clic en la opción Gestionar usuarios.

4. El Listado de Usuarios

Al entrar en esta opción, verás una lista con todas las personas que tienen acceso a tu empresa actualmente. Podrás comprobar de un vistazo si sus cuentas están activas y cuál fue su última actividad en Prana.

5. Enviar una invitación

Para dar acceso a un nuevo miembro del equipo:

  1. Pulsa el botón Invitar usuarios.

  2. Rellena el campo Email con la dirección de correo de la persona que quieres invitar.

  3. Selecciona el Rol adecuado (ver detalles a continuación).

  4. Pulsa el botón Invitar usuario.

6. Tipos de Roles y Permisos

Prana dispone de roles predefinidos para ajustar el nivel de acceso a las responsabilidades de cada empleado. Es fundamental elegir el correcto para proteger tu información:

  • Administrador: Tiene control total sobre la herramienta. Puede acceder a todos los datos, realizar todas las acciones y gestionar la configuración de la cuenta, incluyendo la suscripción y los métodos de pago de Prana.

  • Usuario: Es el perfil estándar para trabajar. Permite realizar cualquier acción operativa a lo largo de Prana (crear facturas, asientos, clientes, etc.), pero restringe el acceso a datos sensibles de la cuenta, como la suscripción o la forma de pago de la licencia.

  • Consulta: Perfil de solo lectura. Permite al usuario moverse por Prana y ver datos, pero sin permisos para crear, editar ni borrar ningún registro. Ideal para auditores o supervisores.

  • Ventas: Diseñado para el equipo comercial. Otorga acceso a la funcionalidad total del ciclo de ventas: creación y gestión de presupuestos, pedidos de venta, albaranes, facturas de venta y gestión de cobros.

  • Compras: Diseñado para el departamento de compras. Otorga acceso a la funcionalidad total del ciclo de gastos: pedidos a proveedores, facturas de compra y pagos.

  • Almacén: Diseñado para el equipo de logística. Permite gestionar los movimientos de stock (inventarios, traspasos) y gestionar el circuito de compras hasta la recepción de la mercancía (albaranes de entrada).

Preguntas Frecuentes (Gestión de Usuarios)

1. ¿Qué pasa si un empleado deja la empresa? Debes desactivar o eliminar su usuario desde el listado. Al hacerlo, su licencia quedará liberada inmediatamente y podrás usar ese hueco para invitar a otra persona.

2. ¿Puedo cambiar el rol de un usuario ya invitado? Sí. Si las responsabilidades de un empleado cambian (por ejemplo, alguien de almacén pasa a ventas), puedes editar su usuario y asignarle el nuevo rol sin necesidad de enviarle una nueva invitación.

3. ¿Puede un usuario con rol de «Consulta» editar datos? No. El rol de Consulta es estrictamente de visualización. Podrá ver facturas, listados y gráficas, pero los botones de guardar, editar o eliminar estarán deshabilitados para él.

4. ¿Puedo comprar licencias extra en cualquier plan? No. La opción de contratar paquetes de usuarios adicionales solo está disponible en el plan más alto. En el resto de planes, tendrás que ceñirte al límite establecido o mejorar tu suscripción.

5. ¿Mi asesor cuenta como un usuario gastado? Sí. Si invitas a tu asesor desde esta pantalla de «Gestionar usuarios», ocupará una de tus licencias disponibles, independientemente del rol que le asignes.

6. ¿Qué ocurre al terminar el periodo de prueba (Trial)? Si durante el Trial has invitado a más usuarios de los que permite el plan que decides contratar finalmente, Prana te pedirá que desactives a los usuarios sobrantes hasta ajustarte al límite de tu nuevo contrato.

Mi perfil

Configura tu Perfil de Usuario

¿Quieres cambiar la foto que ven tus compañeros, actualizar tu número de teléfono o desactivar los mensajes de ayuda que ya no necesitas? En esta sección te explicamos cómo ajustar los parámetros de tu cuenta personal de forma rápida y sencilla.

Mantener tu perfil actualizado ayuda a que el resto de tu equipo te identifique mejor dentro de la plataforma.

Cómo acceder a la edición del perfil

Para entrar en tus ajustes personales, no tienes que ir al menú de configuración general de la empresa, sino a tu zona de usuario.

  1. Dirígete a la barra lateral izquierda de la pantalla.

  2. Mira en la parte inferior, donde aparece tu icono de usuario o tus iniciales.

  3. Haz clic sobre el icono.

  4. En el menú que se despliega, selecciona la opción Configurar perfil.

Qué datos puedes personalizar

Una vez dentro del formulario de tu perfil, podrás modificar la siguiente información:

  • Avatar: Puedes subir una foto tuya o una imagen para cambiar el círculo de color con iniciales que aparece por defecto. Esto hace que el entorno de trabajo sea más amigable.

  • Nombre: Corrige tu nombre si hay alguna errata o cambia cómo quieres que te vean los demás.

  • Teléfono: Añade un número de contacto para que los administradores o compañeros puedan localizarte si es necesario.

  • Ayuda de primeros pasos: Esta opción es un interruptor (activar/desactivar). Si ya eres un experto en Prana y no necesitas que aparezcan los globos de ayuda o tutoriales guiados, puedes desactivarlos aquí para navegar más limpio. Si quieres volver a verlos, solo tienes que volver a activarlo.

Preguntas Frecuentes (Perfil de Usuario)

1. ¿Si cambio mi foto, la ven mis clientes en las facturas?
No. La foto de tu perfil de usuario es solo para uso interno (para que te vean tus compañeros de equipo). Lo que ven los clientes es el Logotipo de la empresa, que se configura en el apartado de Cuenta de la empresa.

2. ¿Puedo cambiar mi dirección de email desde aquí?
Por seguridad, el email es tu identificador único de acceso. Si necesitas cambiarlo, normalmente deberás contactar con el administrador de la cuenta o crear un usuario nuevo con el correo correcto.

3. He desactivado la ayuda de primeros pasos pero sigo teniendo dudas.
No te preocupes. Desactivar la ayuda oculta el tour guiado automático. Siempre puedes consultar el centro de ayuda o los manuales si tienes preguntas específicas. De todas formas puedes volver a activar el apartado de mis primeros pasos en cualquier momento.

4. ¿Puedo tener varios perfiles con el mismo correo?
No. Cada correo electrónico está asociado a un único usuario. Si trabajas con varias empresas en Prana, usarás el mismo perfil para acceder a todas ellas.

5. ¿Dónde cambio la contraseña?

Puedes cambiar tu contraseña desde el botón de cambiar contraseña de tu perfil de usuario o en apartado de recordar contraseña en el login.

6. ¿Es obligatorio poner el teléfono?

No, es un campo opcional. Solo rellénalo si quieres facilitar el contacto con tu equipo o para fines de seguridad de la cuenta.

7. ¿Quién puede ver los cambios que hago en mi perfil?
El nombre y la foto serán visibles para los demás usuarios que tengan acceso a la misma cuenta de empresa que tú (por ejemplo, en el historial de quién ha creado una factura). El resto de datos son privados o visibles solo para administradores.

Preferencias globales

Preferencias Globales: Ajusta el comportamiento de PRANA

Las Preferencias globales son esos pequeños ajustes que marcan la diferencia en cómo se comporta tu aplicación en el día a día. Es el lugar donde decides las reglas del juego: la moneda en la que trabajas, cómo quieres ver los números, cuántos decimales de precisión necesitas y qué impuestos se aplicarán por defecto.

Todo lo que configures aquí será el valor estándar para tu empresa. Esto agiliza el trabajo diario, aunque recuerda que siempre podrás personalizar cada operación o artículo individualmente si la situación lo requiere.

Dónde encontrar esta configuración

Para adaptar Prana a tu forma de trabajar, sigue esta ruta:

  1. Entra en el menú principal de Configuración.

  2. Haz clic en la sección llamada Preferencias globales.

Al entrar, verás un formulario sencillo con los campos técnicos que definirán la precisión de tus cálculos.

Los campos al detalle

A continuación te explicamos qué controla cada opción:

  • Moneda: Selecciona la divisa con la que trabajas habitualmente (por ejemplo, el Euro). Esto define el símbolo y el formato de los importes en toda la aplicación.

  • Formato numérico: Aquí decides el estilo visual de los números. Por ejemplo, puedes elegir el formato «1.234,56» para usar el punto como separador de miles y la coma para los decimales. Es importante que elijas el formato con el que estés más familiarizado para evitar errores de lectura.

  • Decimales cantidad venta: Define cuántos decimales quieres ver en las cantidades de tus facturas de venta. Si vendes servicios o unidades enteras, déjalo en 0. Si vendes a peso o medida, quizás necesites 2 o 3.

  • Decimales cantidad compra/almacén: Similar al anterior, pero aplicado a tus pedidos a proveedores y movimientos de stock.

  • Decimales precio venta: El número de decimales para los precios de venta al público. Lo estándar suelen ser 2 (para céntimos), pero puedes ampliarlo.

  • Decimales precio compra: Define la precisión para tus costes. Muchas empresas usan 3 o 4 decimales aquí si compran materia prima a precios muy bajos unitarios.

  • Tipo de IVA artículo: Establece qué impuesto se asignará automáticamente cuando crees un producto nuevo (por ejemplo, IVA General 21%). Esto es solo un predeterminado para ahorrar tiempo; cada producto puede tener el suyo propio.

Recomendaciones para una configuración óptima

Para sacar el máximo partido a Prana, ten en cuenta estos consejos:

  • Según tu actividad: Define los decimales de acuerdo al nivel de detalle de tu negocio. No es lo mismo vender coches (unidades enteras) que vender gasolina (litros con decimales).

  • Precisión en Stock: Si trabajas con unidades de medida pequeñas como gramos, mililitros o metros, te recomendamos aumentar los decimales de cantidad a 3 para evitar descuadres de inventario.

  • Márgenes ajustados: Si trabajas con precios de coste muy ajustados o compras grandes volúmenes de piezas pequeñas, amplía los decimales de precio de compra para que el cálculo del coste total sea exacto.

  • Agilidad: Configura el Tipo de IVA que usen la mayoría de tus productos. Así, al dar de alta el catálogo, te ahorrarás tener que seleccionarlo una y otra vez.

Preguntas Frecuentes (Preferencias Globales)

1. ¿Qué pasa si cambio la moneda después de haber trabajado con otra? El sistema empezará a aplicar la nueva moneda como predeterminada para los nuevos documentos. Sin embargo, los documentos que ya hubieras creado anteriormente se mantendrán con la configuración y moneda que tenían en el momento de su creación para no alterar tu histórico.

2. ¿Puedo cambiar el formato numérico en cualquier momento? Sí. Puedes cambiar de puntos a comas (y viceversa) cuando quieras. Este cambio es puramente visual y afectará a cómo ves los números en pantalla y en los documentos impresos desde ese momento.

3. ¿Los decimales afectan a los cálculos matemáticos? Sí, absolutamente. Los decimales que definas aquí determinan la precisión con la que Prana redondeará y calculará los importes, los totales y los impuestos. Una mayor cantidad de decimales ofrece mayor precisión matemática en operaciones complejas.

4. ¿El IVA que configuro aquí es definitivo para todos mis productos? No. Es solo un valor por defecto para ayudarte a ir más rápido al crear artículos nuevos. Siempre podrás editar la ficha de un artículo concreto y cambiarle su IVA si es diferente al general (por ejemplo, si tienes un producto con IVA reducido).

5. ¿Por qué hay decimales diferentes para Compra y Venta? Porque es común que las empresas compren con mucha precisión (costes con 3 o 4 decimales) pero vendan al público final con solo 2 decimales. Prana permite separar estas configuraciones para adaptarse a la realidad del mercado B2B y B2C.

6. Si cambio los decimales ahora, ¿cambian mis facturas antiguas? No. Al igual que con la moneda, los documentos ya cerrados y confirmados mantienen la «foto fija» de cómo se generaron. La nueva configuración de decimales se aplicará a los documentos y líneas que crees a partir de ahora.

Configura tus impuestos

Configura tus Impuestos: IVA, IGIC y Personalizados

En Prana intentamos ponértelo fácil desde el minuto uno. Por eso, cuando empiezas con nosotros, el sistema ya crea automáticamente los impuestos más comunes usados en España. No obstante, cada negocio es un mundo y es posible que necesites reglas específicas o impuestos regionales diferentes.

Desde el apartado de configuración de impuestos podrás definir si tu empresa trabaja con IVA o IGIC, crear tipos impositivos especiales (como el agrícola o el recargo de equivalencia) y ajustar los porcentajes si la ley cambia.

Configuración Inicial y Predefinidos

Para acceder al panel de gestión tributaria:

  1. Ve al menú de Configuración.

  2. Entra en el apartado de Empresa.

  3. Selecciona la opción Impuestos.

Lo primero que debes indicar es el nombre del impuesto de tu región. Por defecto, Prana cargará la etiqueta IVA.

¿Eres una empresa de Canarias? Si tu residencia fiscal está en Canarias, marca la casilla «Empresa acogida a IGIC». Al hacerlo, el sistema cambiará automáticamente el nombre del impuesto principal a IGIC y Prana precargará los tipos impositivos más comunes de las Islas Canarias en lugar de los peninsulares.

La Lógica de Prana: El Cruce de Datos

Es importante entender cómo calcula Prana qué impuesto aplicar en cada factura. El sistema no asigna un % fijo a un producto, sino que realiza un cruce de datos inteligente.

Prana calcula el impuesto cruzando el Tipo de Impuesto del Cliente/Proveedor con el Tipo de Impuesto del Producto.

¿Por qué funciona así? Porque un mismo producto puede tener un impuesto diferente dependiendo de a quién se le venda.

  • Ejemplo: Puedes vender una mesa con un IVA General (21%) si el cliente es de la península, pero si vendes esa misma mesa a un cliente extranjero, el impuesto debe ser Exento (0%). Prana detecta el tipo de cliente y aplica la regla correcta automáticamente.

Cómo crear impuestos nuevos

Si los predefinidos no cubren tus necesidades, puedes crear los tuyos propios pulsando el botón de añadir impuestos.

Veamos cómo configurar situaciones complejas con ejemplos prácticos:

Caso 1: Crear un impuesto estándar Imaginemos que necesitas un impuesto del 12% para productos agrícolas.

  1. Añades el impuesto.

  2. Defines el porcentaje (12%).

  3. Lo asignas al grupo «General».

Caso 2: Crear una exención (0%) Siguiendo el ejemplo agrícola, queremos que si el cliente es extranjero (tipo Exento), el IVA sea 0%.

  1. Creamos una nueva regla.

  2. Indicamos que para productos «Agrícolas» y clientes «Exentos», el porcentaje es 0%.

Caso 3: Añadir Recargo de Equivalencia Algunos clientes minoristas requieren el Recargo de Equivalencia. Prana permite sumar este porcentaje extra.

  1. Creamos una regla para clientes con «Recargo».

  2. Indicamos el IVA base (ej. 12%) y añadimos el recargo correspondiente (ej. 1.2%).

  3. El sistema sumará ambos conceptos automáticamente en la factura.

Editar y Eliminar Impuestos

Si hay un error en un porcentaje o simplemente quieres cambiar el nombre de la etiqueta que aparece en los documentos, puedes editar cualquier impuesto, tanto los creados por ti como los que vienen precargados.

  1. Haz clic sobre el impuesto que deseas modificar en el listado.

  2. Se abrirá una ventana emergente (popup).

  3. Aquí puedes cambiar los porcentajes o la etiqueta (nombre visible en la factura).

  4. Si hay algún impuesto que nunca usas y te molesta en el listado, puedes pulsar sobre Eliminar para borrarlo definitivamente.

Recuerda que la etiqueta que definas aquí (ej: «IVA 21%», «Exento», «IGIC 7%») es la que aparecerá impresa en la columna de impuestos de tus facturas y pedidos.

Preguntas Frecuentes (Impuestos)

1. ¿Prana actualiza los impuestos si cambia la ley? Prana viene con una precarga inicial, pero tú tienes el control total. Si el gobierno cambia el IVA del 21% al 23%, deberás entrar en este apartado y editar el porcentaje para que se aplique el cambio en tus nuevas facturas.

2. ¿Cómo cambio de IVA a IGIC? Solo tienes que marcar la casilla «Empresa acogida a IGIC» en la configuración de impuestos. El sistema renombrará el impuesto y cargará los tipos canarios.

3. ¿Qué es el «Cruce» de impuestos? Es la forma que tiene Prana de decidir el porcentaje. Mira qué producto vendes y a qué tipo de cliente se lo vendes. La intersección de esos dos datos determina si aplica un 21%, un 10% o un 0%.

4. ¿Puedo aplicar dos impuestos distintos en la misma factura? Sí. Como el impuesto se define línea a línea según el producto, puedes tener en una misma factura un artículo con IVA 21% y otro con IVA 10%. Prana los desglosará correctamente al final del documento.

5. ¿Si elimino un impuesto, se borra de las facturas antiguas? No. Las facturas ya emitidas y guardadas mantienen los datos con los que se crearon. Eliminar un impuesto solo impide que lo selecciones en documentos futuros.

6. ¿Es obligatorio usar el Recargo de Equivalencia? Solo si tus clientes son minoristas que están sujetos a este régimen especial. Si no trabajas con este tipo de clientes, no necesitas configurar esas reglas.

7. ¿Puedo cambiar el nombre que aparece en la factura? Sí. Al editar el impuesto, puedes modificar el campo «Etiqueta». Lo que escribas ahí es exactamente lo que verá tu cliente en el PDF.

Eliminar cuenta

Decir adiós: Cómo eliminar tu cuenta y tus datos

En Prana sabemos que la vida está llena de cambios y, a veces, los caminos se separan. Nos da pena que hayas llegado hasta aquí, pero si tu decisión es firme, queremos que el proceso de salida sea tan transparente y sencillo como lo fue el de llegada.

Si el motivo de tu marcha es una duda técnica o algo que no has sabido configurar, por favor, contacta con nuestro soporte antes de borrar nada. Quizás tenga una solución fácil. Si ya lo tienes decidido, aquí te explicamos cómo hacerlo con seguridad.

Aviso Importante: No hay vuelta atrás

Antes de pulsar el botón, debes tener muy claras las consecuencias. En Prana nos tomamos la privacidad muy en serio, por lo que el borrado es real y definitivo.

  • Eliminación Inmediata: En cuanto confirmes la acción, tus datos desaparecen de nuestros servidores.

  • Irreversible: No podremos recuperar tu información más tarde. Ni facturas, ni clientes, ni historial.

  • Recomendación: Antes de irte, dedica unos minutos a exportar toda tu información. Ve a los listados de Clientes, Facturas, Presupuestos y Gastos y usa la opción «Exportar a Excel» para guardar una copia de seguridad en tu ordenador.

Opción A: Eliminar desde la Configuración

Si tu cuenta está activa y tienes acceso al panel de control, sigue estos pasos:

  1. Ve al menú de navegación y selecciona Configuración.

  2. Entra en la pestaña Cuenta.

  3. Haz scroll hasta el final de la página.

  4. Encontrarás una sección de «Zona de peligro» o similar con un botón rojo que indica Eliminar cuenta.

  5. Al pulsarlo, el sistema te pedirá una confirmación explícita para asegurar que no le has dado por error.

Opción B: Eliminar tras la Prueba Gratuita

Si tu periodo de prueba (Trial) ha caducado y no deseas contratar un plan de pago, también puedes borrar tus datos desde la pantalla de bloqueo:

  1. Accede a Prana con tu usuario y contraseña.

  2. Verás una pantalla de aviso indicando que tu prueba ha terminado y ofreciéndote las opciones de contratación.

  3. Si no te interesa contratar, mira en la parte inferior de esa pantalla.

  4. Encontrarás un enlace o botón con el texto Eliminar para siempre mi cuenta y mis datos.

  5. Confirma la acción y tu rastro en Prana desaparecerá.

Preguntas Frecuentes (Eliminar Cuenta)

1. ¿Cuánto tiempo tardan en borrarse mis datos?
Es inmediato. En el momento en que confirmas la eliminación, el sistema borra tu base de datos. No hay un periodo de «cuarentena» o papelera de reciclaje.

2. ¿Puedo reactivar mi cuenta si me arrepiento al día siguiente?
No. Tendrías que registrarte de nuevo como un usuario totalmente nuevo y empezar desde cero. No podríamos volcar tu información antigua porque ya no existirá.

3. ¿Qué pasa si tengo una suscripción de pago activa?
Al eliminar tu cuenta, se cancela automáticamente tu suscripción y no se te girarán más recibos futuros. Perderás el acceso a los días que te quedasen pagados del periodo actual.

4. ¿Puedo descargar una copia de todo antes de irme?
Sí, y te lo recomendamos encarecidamente. Prana permite exportar a Excel prácticamente todos los listados (Clientes, Proveedores, Facturas, etc.). Hazlo antes de iniciar el proceso de borrado.

5. ¿Tiene algún coste eliminar la cuenta?
No, ninguno. Eres libre de irte cuando quieras.

6. Se ha terminado mi prueba y no quiero contratar, ¿se borra sola?
Prana mantiene los datos de las pruebas caducadas durante un tiempo prudencial por si decides volver, pero finalmente se eliminan por política de protección de datos. Si quieres asegurarte de que se borran hoy mismo, usa la opción manual descrita en el punto anterior.

7. Necesito ayuda para exportar mis datos antes de borrarme.
Si tienes dudas sobre cómo sacar tu información, escríbenos a soporte antes de pulsar el botón de eliminar. Te ayudaremos a llevarte tus datos contigo.

Multiempresa

Gestión Multiempresa: Varias empresas, un solo acceso

Prana te permite gestionar diferentes negocios de forma centralizada. Gracias a la funcionalidad multiempresa, puedes trabajar con varias organizaciones desde una única cuenta de usuario, sin necesidad de cerrar sesión ni recordar múltiples contraseñas.

Esta estructura está diseñada para ofrecerte flexibilidad y control total: tendrás todas tus empresas accesibles a un clic, pero cada una mantendrá su independencia administrativa, económica y de datos.

Cómo funciona el acceso único

Olvídate de tener un usuario «[email protected]» y otro «[email protected]». Con Prana, tu correo electrónico personal es tu llave maestra.

Una vez dentro de la plataforma, podrás cambiar de una empresa a otra fácilmente desde el menú principal. El sistema te mostrará todas las organizaciones en las que has sido invitado o que has creado tú mismo, permitiéndote saltar de la gestión de una Sociedad Limitada a tu perfil de Autónomo en segundos.

Independencia total entre empresas

Es fundamental entender que, aunque el acceso sea compartido, las empresas son estancas entre sí. Esto garantiza la seguridad y la privacidad de los datos:

  • Datos Separados: La información de una empresa (clientes, facturas, bancos) es invisible para la otra. No se mezclan datos contables ni fiscales.

  • Configuración Independiente: Puedes tener una empresa configurada con IVA y otra con IGIC, o usar monedas diferentes en cada una.

  • Usuarios Diferentes: Puedes invitar a un empleado a la Empresa A, pero no darle acceso a la Empresa B. Tú decides quién entra en cada sitio.

Suscripciones y Facturación

Cada empresa creada en Prana funciona como una entidad propia a nivel de facturación del software:

  • Planes Individuales: Cada empresa tiene su propio plan de suscripción. Puedes tener la Empresa A en un plan «Corporativo» porque requiere muchas funciones, y la Empresa B en un plan «Esencial» o gratuito si tiene menos actividad.

  • Sin planes compartidos: No existe una tarifa plana que cubra varias empresas bajo una misma cuota. Cada NIF o razón social debe contratar su propia licencia de uso según sus necesidades específicas.

Ejemplo de uso habitual

Esta funcionalidad es ideal para empresarios con varias líneas de negocio. Por ejemplo, si tienes una empresa de construcción (S.L.) y a la vez realizas trabajos de consultoría como profesional independiente (Autónomo), podrás gestionarlo todo desde el mismo panel.

Al entrar por la mañana, revisas la facturación de la S.L., y con dos clics cambias de entorno para emitir una factura de tus servicios profesionales, manteniendo las contabilidades perfectamente separadas.

Preguntas Frecuentes (Multiempresa)

1. ¿Necesito un correo electrónico diferente para cada empresa? No. La gran ventaja de Prana es que usas el mismo email y la misma contraseña para acceder a todas las empresas que gestiones.

2. ¿Si pago el plan más alto en una empresa, sirve para las demás? No. Las suscripciones van vinculadas a la empresa (al NIF), no al usuario. Cada empresa debe contratar su propio plan de pago de forma independiente.

3. ¿Se comparten los clientes entre mis empresas? No. Por seguridad y protección de datos, las bases de datos son totalmente independientes. Si tienes el mismo cliente en dos empresas, tendrás que crearlo en ambas (o usar la función de importación para agilizar el proceso).

4. ¿Puedo ser Administrador en una empresa y solo Ventas en otra? Sí. Tu rol se define por empresa. Puedes ser el dueño (Administrador) en tu negocio personal y ser solo un empleado (Ventas o Compras) en otra empresa que te haya invitado.

5. ¿Cuántas empresas puedo crear o gestionar? No hay límite. Puedes añadir tantas empresas como necesites a tu perfil de usuario.

6. ¿Cómo añado una nueva empresa? Desde el menú desplegable donde aparece el nombre de tu empresa actual, encontrarás la opción «Añadir nueva empresa». Al pulsarla, iniciarás el asistente de creación para una nueva organización.

7. Si elimino una empresa, ¿se borra mi usuario? No. Tu usuario permanece activo. Solo se eliminarán los datos de esa empresa específica. Podrás seguir accediendo al resto de empresas que tengas vinculadas.

Idioma Interface

Personaliza tu experiencia: Cambiar el idioma de la interfaz

En Prana creemos que la tecnología debe adaptarse a ti, y no al revés. Por eso, te ofrecemos la posibilidad de trabajar en el idioma con el que te sientas más cómodo. Puedes cambiar la lengua de toda la plataforma en cuestión de segundos, sin que esto afecte al resto de tu equipo.

Actualmente, Prana está disponible en tres idiomas: Español, Catalán e Inglés.

Qué cambia al seleccionar un idioma

Es importante distinguir qué se traduce y qué no:

  • Lo que SÍ cambia: Toda la interfaz de usuario. Esto incluye los menús laterales, los nombres de los botones, los mensajes de aviso, las notificaciones del sistema y los textos de ayuda.

  • Lo que NO cambia: El contenido que tú hayas introducido. Los nombres de tus productos, las descripciones de las facturas o las notas internas se mantendrán tal cual las escribiste, independientemente del idioma que elijas para navegar.

Pasos para cambiar el idioma

El cambio es instantáneo y se realiza desde tu configuración personal:

  1. Busca tu perfil: Dirígete a la parte inferior izquierda de tu pantalla. Verás un círculo con tus iniciales (tu avatar) o tu foto junto a tu nombre.

  2. Accede al menú: Haz clic sobre tu nombre para desplegar las opciones personales.

  3. Entra en configuración: Selecciona la opción Configurar perfil.

  4. Selecciona el idioma: Dentro de tu ficha de usuario, localiza el selector desplegable llamado Idioma. Elige tu preferido (Español, Catalán o Inglés).

  5. Guarda: Al guardar los cambios, la página se recargará automáticamente mostrando la nueva interfaz.

Alcance de la configuración

Esta configuración es 100% personal.

Prana guarda esta preferencia asociada a tu usuario único. Esto significa que si cambias tu interfaz a Inglés, tus compañeros de trabajo seguirán viendo Prana en Español (o en el idioma que ellos hayan elegido). Cada miembro del equipo puede trabajar en su propia lengua sin interferir en el trabajo de los demás.

Preguntas Frecuentes (Idiomas)

1. Si cambio el idioma a Inglés, ¿se traducen mis facturas automáticamente? No. Esta opción solo cambia el idioma de los menús y botones de Prana para que tú trabajes más cómodo. Si quieres emitir facturas en otro idioma para tus clientes, deberás configurar las plantillas de impresión o escribir los conceptos en ese idioma manualmente.

2. ¿Afecta este cambio a mis compañeros de empresa? No. La configuración de idioma es individual y privada. Tú puedes ver la plataforma en Inglés y tu compañero de al lado en Español. No se cruzan los datos.

3. ¿Puedo cambiar el idioma tantas veces como quiera? Sí. No hay límite. Puedes cambiarlo varias veces al día si lo necesitas.

4. ¿Cambia también el formato de la fecha o la moneda? No. El idioma solo afecta a los textos. El formato de fecha (DD/MM/AAAA) y la moneda (€, $) se definen en las «Preferencias Globales» de la empresa, ya que eso es una configuración contable y debe ser igual para todos los usuarios.

5. ¿Están disponibles todos los idiomas en la App móvil? Sí. La configuración que elijas en tu perfil web se aplicará también cuando accedas desde otros dispositivos, manteniendo la coherencia en tu experiencia de usuario.

6. ¿Si escribo un producto en español y cambio a inglés, se traduce el producto? No. Prana no dispone de un traductor automático de contenido. Los datos que tú introduces en la base de datos (nombres de clientes, productos, notas) permanecen inalterables para asegurar la integridad de la información.

Personaliza tus plantillas de email

Tus correos, tu marca: Personaliza las Plantillas de Email

Cada vez que envías una factura o un presupuesto desde Prana, estás comunicándote con tu cliente. Para que tus mensajes sean profesionales y cercanos, Prana te permite editar el asunto, el texto y el diseño de los correos automáticos. Así, cada envío llevará el sello de identidad de tu empresa.

Acceso al editor de plantillas

Para empezar a personalizar tus comunicaciones, sigue estos pasos:

  1. Ve al menú lateral y entra en Configuración.

  2. Despliega el menú con el Nombre de tu Empresa.

  3. Selecciona la tarjeta llamada Plantillas de email.

Al entrar, verás que todo está organizado por tipo de documento (Factura, Albarán, Presupuesto, Pedido) y por idioma (Español, Inglés y Catalán).

Acciones y reglas de las plantillas

En el listado de plantillas encontrarás dos herramientas clave:

  • El Lápiz (Editar): Permite entrar al editor para cambiar el diseño y el texto.

  • La Flecha Curva (Restaurar): Es tu red de seguridad. Si cometes un error en el diseño o el texto y quieres volver al principio, este botón restablece la plantilla original por defecto de Prana.

Nota importante: Solo se permite una plantilla activa por cada tipo de documento e idioma. Por ejemplo, tendrás una única plantilla de «Factura en Español» que se aplicará automáticamente a todos los clientes configurados en ese idioma.

El Editor: Diseño y Contenido

Al editar una plantilla, tienes el control total sobre tres áreas principales:

  • Asunto (Subject): Es lo primero que lee el cliente. Puedes personalizarlo para que sea claro y directo, incluyendo datos automáticos como el número de factura.

  • Imágenes de Cabecera y Pie: Puedes subir tu logotipo o un banner corporativo en la parte superior (Cabecera) y una firma o redes sociales en la parte inferior (Pie o Footer). Esto impacta visualmente y refuerza tu marca.

  • Cuerpo del Mensaje: Dispones de un editor de texto completo para usar negritas, listas o cursivas y redactar el mensaje con el tono que prefieras.

Uso de Variables Dinámicas (Arrastrar y Soltar)

Las variables son etiquetas que Prana rellena automáticamente con la información real de cada envío. Se identifican porque aparecen entre llaves, por ejemplo: {{customer_name}}.

Para usarlas, no necesitas escribir códigos complicados:

  1. A la derecha del editor verás una lista con las variables disponibles (Nombre del cliente, Importe total, Fecha de vencimiento, etc.).

  2. Simplemente pincha sobre la etiqueta que desees y arrástrala con el ratón hasta el lugar del texto o del asunto donde quieras que aparezca.

De esta forma, si escribes «Hola {{customer_name}}«, el cliente recibirá un correo personalizado con su nombre real.

Verificación y Guardado

Antes de finalizar, es fundamental asegurarte de que todo funciona correctamente:

  • Enviar Test: En la parte inferior izquierda encontrarás un botón para enviarte un correo de prueba a tu propia dirección. Así verás exactamente cómo le llegará al cliente, comprobando que las imágenes y los textos se visualizan bien.

  • Guardar: Una vez estés satisfecho, pulsa el botón azul para que todos tus envíos futuros utilicen este nuevo diseño.

Preguntas Frecuentes (Emails)

1. ¿Si edito la plantilla en Español, se cambia también en Inglés? No. Son totalmente independientes. Si tienes clientes internacionales, deberás editar también la plantilla en el idioma correspondiente para que reciban el mensaje traducido.

2. Me he equivocado con el diseño y el email se ve mal, ¿cómo lo arreglo? No te preocupes. Vuelve al listado de plantillas y pulsa el botón de la flecha curva. Esto borrará tus cambios y restaurará la plantilla estándar original de Prana.

3. ¿Puedo tener dos plantillas de factura distintas en el mismo idioma? No. El sistema utiliza una única plantilla por tipo de documento e idioma para mantener la coherencia en tus envíos.

4. ¿Mis clientes verán las llaves {{ }} en el correo? Nunca. Esos símbolos son solo para el editor. El cliente siempre verá el dato real correspondiente, como su nombre o el número de su documento.

5. ¿Puedo poner variables en el asunto del correo? Sí. Puedes arrastrar etiquetas como el número de factura o el nombre de tu empresa directamente al campo del asunto para que el email sea más informativo desde la bandeja de entrada.

6. ¿Qué formato deben tener las imágenes de cabecera? Se recomienda usar formatos estándar como JPG o PNG. Asegúrate de que el tamaño sea adecuado para que el correo no pese demasiado y se cargue rápido en dispositivos móviles.

7. ¿Puedo usar esta herramienta para enviar promociones masivas? No. Estas plantillas están diseñadas específicamente para el envío de documentos transaccionales (facturas, presupuestos, etc.) en el momento de su creación o gestión.

Gestiona tus clientes

¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus clientes de manera fácil y eficiente. 🚀

Una vez registres a un cliente, podrás controlar todo lo relacionado con él. Desde adjuntar cualquier tipo de documentación digitalizada, consultar sus facturas, el estado de sus pagos, gestionar diferentes direcciones de envío y acceder a un dashboard con toda la información esencial de tu cliente.

Articles

Gestión de clientes

Gestión de Clientes en PRANA

En este manual aprenderás a gestionar el ciclo completo de tus clientes, desde su creación hasta la consulta de su actividad financiera, manteniendo toda su información centralizada.

Creación y Gestión de Clientes

La gestión de clientes es la base para emitir facturas y controlar tus ventas. Para que una factura sea válida, es imprescindible contar con los datos fiscales correctos.

Alta de un nuevo cliente

Para crear un cliente, sigue estos pasos:

  1. Navega a Contactos → Clientes.

  2. Haz clic en el botón Añadir cliente.

  3. Introduce el nombre (dato mínimo para que Prana complete automáticamente valores como el IVA por defecto, tarifa y forma de pago).

  4. Completa los campos fiscales (NIF y dirección fiscal) para poder emitir facturas legales.

  5. (Opcional) Introduce el IBAN si planeas generar remesas de cobro automáticas.

  6. (Opcional) Añade etiquetas para clasificar a tus clientes.

Direcciones de envío

Por defecto, Prana utiliza la dirección fiscal como dirección de envío. Si necesitas enviar mercancía a un lugar distinto:

  • Desmarca la opción «Usar la misma que la fiscal».

  • Haz clic en Añadir dirección. Puedes añadir múltiples direcciones y marcar una como predeterminada.

Análisis y Consulta de Actividad

Prana te ofrece herramientas visuales para conocer el estado de cada cliente de un vistazo.

Dashboard de Clientes

Desde la ficha de cada cliente, puedes consultar indicadores clave (KPIs) financieros:

  • Total Cobrado: Importe acumulado que el cliente ya ha pagado (filtrable por periodos).

  • Pendiente de Cobro: Deuda total actual del cliente.

  • Cobros Recibidos: Anticipos que el cliente ha entregado pero que aún no han sido facturados.

Consulta de últimas facturas

Dentro de la ficha del cliente, dispones de un apartado específico para consultar su histórico de facturación. Esto te permite verificar rápidamente qué documentos se han emitido y su estado actual sin tener que ir al listado general de facturas.

Información Centralizada y Documentación

Mantén todo el contexto de la relación con tu cliente en un solo lugar.

Adjuntar archivos

Puedes vincular documentos relevantes (contratos, presupuestos firmados, fotos, etc.) directamente al cliente:

  1. Selecciona al cliente desde el listado.

  2. En el dashboard o en el apartado de añadir, haz clic en Añadir archivo.

  3. Selecciona el documento de tu equipo y súbelo.

Notas en clientes

Utiliza el apartado de notas para registrar comentarios, acuerdos verbales o cualquier información de interés que no tenga un campo específico. Estas notas son internas y te ayudan a que todo el equipo esté alineado sobre la situación de un cliente.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Puedo crear un cliente solo con el nombre? Sí, puedes darlo de alta solo con el nombre para gestiones internas, pero Prana no te permitirá emitir facturas válidas si faltan el NIF o la dirección fiscal.

2. ¿A qué correo se envían las facturas? Las facturas se envían automáticamente a la dirección de correo electrónico que hayas introducido en el campo email dentro de la ficha del cliente.

3. ¿Cómo edito o elimino a un cliente? Desde el listado de Contactos → Clientes, selecciona al cliente para entrar en su ficha y poder editar sus datos. Para eliminarlo, asegúrate de que no tiene documentos vinculados (facturas, presupuestos), de lo contrario, el sistema protegerá la integridad de los datos.

4. ¿Qué ocurre si un cliente tiene varias direcciones de envío? Puedes gestionarlas todas desde su ficha. Al crear una factura o albarán, podrás seleccionar cuál de las direcciones guardadas quieres utilizar para ese envío específico.

5. ¿Los archivos adjuntos tienen límite de tamaño? Se recomienda subir archivos en formatos estándar (PDF, JPG, PNG) y que no superen el tamaño razonable de gestión documental para asegurar una carga rápida de la ficha.

6. ¿Quién puede ver las notas de los clientes? Cualquier usuario con permisos de acceso al módulo de «Contactos» podrá visualizar y editar las notas internas de los clientes.

Importación de clientes

Precios Especiales: Personaliza tus tarifas por Cliente

En Prana entendemos que no todos los clientes son iguales. Por eso, además de las tarifas generales, dispones de la funcionalidad de Precios Especiales. Esta herramienta te permite asignar un precio de venta único a un cliente para un producto específico, asegurando que el sistema aplique siempre la condición pactada de forma automática.

Contratación y Activación

La funcionalidad de Precios Especiales es un módulo adicional que debe ser activado previamente para que aparezca en tu panel de gestión.

Para disponer de esta herramienta, debes dirigirte al Marketplace de Prana dentro de tu aplicación y realizar la contratación del módulo. Una vez contratado, las opciones de configuración de precios personalizados aparecerán automáticamente en las fichas de tus clientes.

Qué son los Precios Especiales

Un precio especial es una regla de excepción. Cuando configuras un precio especial para un cliente y un producto concreto, Prana ignorará la tarifa general y aplicará este precio personalizado cada vez que generes una factura, presupuesto o albarán para ese contacto.

Esto resulta indispensable para:

  • Mantener acuerdos comerciales cerrados.

  • Gestionar contratos con precios pactados por volumen.

  • Aplicar excepciones sin tener que crear una tarifa general nueva para un solo cliente.

Cómo configurar un Precio Especial

Una vez hayas contratado y activado el módulo, sigue estos pasos:

  1. Ve al menú lateral Contactos → Clientes.

  2. Selecciona al cliente al que deseas aplicar la tarifa especial.

  3. Dentro de su ficha, busca el apartado llamado Precios Especiales.

  4. Haz clic en el botón Añadir precio especial.

  5. Selecciona el Producto de tu catálogo e indica el Precio de venta acordado (siempre en base imponible, sin IVA).

  6. Guarda los cambios.

Reglas de prioridad en el sistema

Para que el chatbot y el usuario entiendan qué precio manda en cada momento, Prana sigue este orden de jerarquía:

  1. Precio Especial: Es la prioridad máxima. Si existe, Prana lo usará siempre.

  2. Tarifa de Cliente: Si no hay precio especial, se aplica la tarifa de su ficha (ej. Tarifa Distribuidor).

  3. Precio de Ficha: En ausencia de las anteriores, se usa el precio base del catálogo.

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Por qué no veo la pestaña de precios especiales en mis clientes? Probablemente no has contratado el módulo todavía. Debes ir al marketplace de Prana y activarlo desde allí.

  2. ¿El precio especial incluye el IVA? No. Los precios especiales se introducen en base imponible. El sistema calculará el impuesto correspondiente al generar el documento de venta.

  3. ¿Qué ocurre si cambio el precio del producto en el catálogo? El precio especial se mantiene intacto. Al ser una excepción cerrada para ese cliente, no se ve afectada por cambios en los precios generales de la empresa.

  4. ¿Puedo eliminar un precio especial si el acuerdo termina? Sí. Solo tienes que entrar en la ficha del cliente, en el apartado de precios especiales, y borrar la línea correspondiente. El sistema volverá a usar la tarifa general.

  5. ¿Tengo que pagar por cada precio especial que cree? No. Una vez contratado el módulo en el marketplace, puedes crear tantos precios especiales y para tantos clientes como necesites.

  6. ¿Puedo importar estos precios de forma masiva? Sí, una vez activo el módulo, puedes usar la herramienta de importación para cargar tus acuerdos de precios especiales desde un archivo Excel.

  7. ¿El cliente recibe una notificación al cambiarle su precio especial? No. Es un cambio interno en tu gestión de Prana que se reflejará directamente en la próxima factura que le emitas.

Exportación de clientes

La exportación de clientes te permite exportar los datos desde el listado de clientes. Si previamente hemos hecho algun filtro sobre este listado , solo se exportará los datos filtrados.

Para realizar la exportación pulsamos en el marcado como otras opciones 

y pulsaremos la el formato de exportación, csv o Excel.

Al finalizar el proceso se descargará el archivo automáticamente en el navegador.

Precios Especiales por Cliente

Domina tu Negocio: Gestión Inteligente de Precios Especiales en PRANA

Precios Especiales de Clientes

La funcionalidad de Precios Especiales te permite automatizar acuerdos comerciales específicos sin tener que memorizar tarifas o aplicarlas manualmente en cada factura. Tú defines las reglas una vez (precios fijos, descuentos o fechas concretas) y el sistema las aplica de forma automática cada vez que realizas una venta.

Activación del Módulo

Para comenzar a utilizar esta herramienta, es necesario habilitarla previamente desde el ecosistema de aplicaciones de la plataforma:

  1. Accede al Marketplace desde el menú principal de Prana.

  2. Busca la tarjeta denominada Precios Especiales.

  3. Selecciona la opción para iniciar la prueba o realizar la compra del módulo.

Configuración de Precios Personalizados

Una vez activo el módulo, puedes premiar a clientes específicos configurando sus condiciones directamente en su ficha:

  1. Navega a Contactos → Clientes.

  2. Entra en la ficha del cliente deseado y selecciona la pestaña Precios Especiales.

  3. Haz clic en Añadir Precios Especiales.

  4. Define el nivel de aplicación:

    • Nivel de Producto: Selecciona un artículo específico de tu catálogo.

    • Nivel de Categoría y Subcategoría: Aplica un descuento masivo a toda una familia de productos para ese cliente.

  5. Define los parámetros de la oferta:

    • Precio Fijo: Establece un importe final inamovible (ej. 50€).

    • Descuento: Si dejas el precio vacío e indicas un porcentaje (ej. 10%), el sistema aplicará ese descuento sobre la tarifa habitual del cliente.

    • Fechas: Puedes definir una fecha de inicio y de fin para que la promoción caduque de forma automática.

Gestión de Variantes

Si el producto seleccionado dispone de variantes (como tallas o colores), tienes dos formas de gestionarlo:

  • Variante Específica: Puedes seleccionar una variante concreta para aplicarle un precio especial exclusivo que no afecte al resto del producto.

  • Todas las Variantes: Si marcas esta opción, la regla de precio o descuento se aplicará uniformemente a todas las combinaciones del producto de una sola vez.

Importación Masiva para Grandes Volúmenes

Si necesitas gestionar cientos de acuerdos comerciales, puedes utilizar la carga masiva mediante Excel para ahorrar tiempo:

  1. Desde el listado de Clientes, accede al menú Acciones.

  2. Elige la opción de importar precios especiales.

  3. Sube tu archivo con las columnas de Artículo (o Categoría), Precio, Descuento y Fechas.

Ten en cuenta que si el registro ya existía en la lista del cliente, los datos del Excel sobrescribirán los valores antiguos.

Visualización y Control en Ventas

Al crear un documento de venta (factura, presupuesto, etc.), el sistema te mantendrá informado:

  • Aparecerá un icono de información («i») al final de la línea cuando se aplique una condición especial.

  • Al pasar el ratón sobre dicho icono, verás el origen del precio (si viene de un producto, una categoría o una variante específica).

  • Si decides modificar el precio manualmente en ese momento, el icono también te alertará de que ha habido un cambio manual sobre la regla establecida.

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Qué manda más: el precio fijo o el descuento? Si indicas un precio fijo, ese será el valor final. Si solo pones un descuento, se aplicará sobre la tarifa base.

  2. ¿Puedo aplicar un descuento a una subcategoría entera? Sí, ahora puedes definir reglas por categorías y subcategorías desde la pestaña de precios especiales del cliente.

  3. ¿Qué ocurre cuando vence la fecha de la oferta? El sistema deja de aplicar el precio especial automáticamente y el artículo recupera su precio de tarifa normal.

  4. ¿Tengo que configurar cada variante una a una? No es necesario. Puedes elegir la opción «Todas las variantes» para aplicar el mismo precio a todo el producto de forma masiva.

  5. ¿Es posible cambiar el precio en la factura si hay un precio especial? Sí, el usuario siempre tiene la última palabra y puede modificar el importe manualmente en el documento.

  6. ¿Qué prioridad hay si pongo un precio al producto y otro a la categoría? El sistema siempre prioriza la regla más específica. El precio por producto (o variante) mandará sobre el descuento de categoría.

  7. ¿Puedo importar precios de variantes por Excel? Sí, la herramienta de importación soporta la selección de variantes específicas o globales.

Multidivisa

Prana sin fronteras: Domina la Multidivisa

Gestionar operaciones internacionales no tiene por qué ser complejo. Prana permite tratar con clientes y proveedores en cualquier moneda, realizando conversiones automáticas y asegurando que tu contabilidad cumpla siempre con la normativa legal vigente sin necesidad de cálculos externos.

Configuración de origen en Contactos

El flujo de trabajo comienza en la ficha de tus contactos para automatizar el proceso de facturación.

Para evitar errores manuales, debes acceder a la ficha del cliente o proveedor y seleccionar su moneda predeterminada. Una vez configurada, cada vez que generes un nuevo documento (factura, pedido o presupuesto) para ese contacto, Prana detectará automáticamente la divisa correspondiente.

Control del Tipo de Cambio

Prana te permite gestionar las fluctuaciones del mercado de forma sencilla. El control del cambio se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de cualquier documento, dentro del apartado Datos Adicionales.

La regla para introducir el cambio es siempre tomar tu moneda base (habitualmente el Euro) como referencia. Debes responder a la pregunta: «¿Cuántas unidades de la moneda extranjera recibo por 1 unidad de mi moneda base?». Por ejemplo, si 1 Euro equivale a 1.10 Dólares, el valor a introducir es 1.10.

Prana cuenta con un sistema de aprendizaje: si modificas el tipo de cambio en un documento, el sistema recordará ese valor y lo propondrá automáticamente para la siguiente operación que realices en esa misma divisa.

Conversión de documentos y seguridad legal

Un aspecto crítico del sistema es el tratamiento del cambio al convertir documentos (por ejemplo, de Presupuesto a Factura).

Al realizar la conversión, Prana aplicará el último cambio registrado en el sistema a fecha de hoy, invalidando el cambio que tuviera el documento de origen. Esto se hace por estricto cumplimiento de la ley, que exige que la factura refleje el valor real de la divisa en el momento del devengo (la fecha de la factura) y no la del presupuesto inicial.

Integración contable automática

Independientemente de la moneda en la que emitas tus documentos, tu contabilidad siempre se mantendrá en la moneda base de tu empresa.

Prana realiza la conversión automática de todos los importes para generar los asientos contables y los registros de impuestos en Euros. Esto garantiza que tus libros oficiales y declaraciones ante la Agencia Tributaria sean correctos sin que tengas que realizar intervenciones manuales.

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Cómo debo introducir exactamente el tipo de cambio? Debes tomar siempre el Euro como base. La cifra indica cuántas unidades de la moneda extranjera equivalen a 1 Euro. Si te dan 1.08 dólares por cada euro, debes escribir 1.08.

  2. ¿Por qué ha cambiado el valor del cambio al pasar un presupuesto a factura? Por seguridad legal. El valor de las divisas fluctúa diariamente y la ley exige que la factura use el cambio vigente en el momento de su emisión, no el de la oferta inicial.

  3. ¿Puedo facturar en una moneda distinta a la que tiene el cliente en su ficha? Sí. La configuración de la ficha es solo un valor por defecto. Al crear cualquier documento, puedes modificar la moneda manualmente para esa operación específica.

  4. ¿Debo actualizar el tipo de cambio en cada factura que emito? Solo si la cotización ha variado. Prana recordará el último cambio que introdujiste y te lo propondrá por defecto en el siguiente documento.

  5. ¿En qué moneda se calculan mis impuestos si facturo en dólares? El IVA y el resto de impuestos se calculan y registran siempre en tu moneda base (Euros), realizando la conversión interna automáticamente según el cambio aplicado en la factura.

  6. ¿Dónde puedo ver el importe en euros de una factura emitida en otra divisa? En el listado de facturas y en los informes contables, Prana muestra los valores convertidos a tu moneda base para facilitar el seguimiento financiero.

  7. ¿Qué ocurre si el tipo de cambio que sugiere Prana no es el que yo he pactado? Puedes sobrescribir el valor manualmente en el apartado de Datos Adicionales de cada documento. Prana respetará el valor que tú decidas introducir.

  8. ¿Puedo gestionar proveedores en moneda extranjera? Sí, el sistema de multidivisa funciona de la misma manera para el módulo de compras, permitiendo registrar gastos en cualquier divisa y convirtiéndolos a tu contabilidad.

Idiomas en documentos

Conecta mejor: Documentos en el idioma de tu cliente

Enviar un presupuesto en inglés o una factura en catalán es un detalle de profesionalidad que marca la diferencia. En Prana, este proceso es totalmente automatizado: el sistema reconoce el idioma de tu cliente y adapta el documento de forma instantánea sin que tengas que usar traductores externos ni duplicar plantillas.

Configuración desde la ficha del contacto

El funcionamiento de esta herramienta depende de la información guardada en la base de datos de tus contactos. No es necesario realizar ajustes cada vez que emitas un documento, ya que el sistema trabaja de forma predictiva.

Para activarlo, debes seguir estos pasos:

  1. Accede a la ficha de tu Cliente o Proveedor.

  2. Localiza el selector de idioma en el panel de configuración.

  3. Elige entre las tres opciones disponibles: Español, Inglés o Catalán.

  4. Guarda los cambios.

Una vez configurado, Prana aplicará este idioma en todos los documentos futuros que generes para esa persona de manera automática.

Alcance de la traducción automática

Prana aplica el idioma seleccionado en todos los documentos que se comparten con el exterior, asegurando una imagen corporativa coherente:

  • En el ciclo de Ventas: Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas.

  • En el ciclo de Compras: Pedidos a proveedor.

  • Comunicaciones: Las plantillas de email asociadas también se ajustarán al idioma correspondiente.

Es importante destacar que tú seguirás trabajando en tu idioma habitual dentro de la plataforma, pero el cliente recibirá el PDF con todas las etiquetas, cabeceras, totales y textos legales traducidos (por ejemplo, verá «Invoice» en lugar de «Factura»).

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Tengo que elegir el idioma cada vez que hago una factura? No. Prana lo recuerda por ti. Al crear el documento, el sistema consulta la ficha del cliente y aplica la traducción automáticamente basándose en tu configuración previa.

  2. ¿Se traducen también las descripciones de mis productos? No. Prana traduce la estructura del documento (títulos, columnas, pies de página). El contenido que escribas manualmente, como el nombre de un servicio o una nota personalizada, se mantendrá en el idioma original en el que lo redactes.

  3. Si cambio el idioma del cliente hoy, ¿se traducen las facturas antiguas? No. Los documentos ya generados no se modifican para preservar la integridad de los registros históricos. El cambio solo afectará a los documentos nuevos que crees a partir de la modificación.

  4. ¿Qué pasa si no selecciono ningún idioma en la ficha? Prana aplicará por defecto el idioma principal de tu empresa configurado en las preferencias globales.

  5. ¿Puedo cambiar el idioma para una sola factura sin cambiar la ficha del cliente? Sí. Aunque la ficha marca el comportamiento por defecto, en el momento de crear un documento específico puedes modificar el idioma manualmente antes de generarlo.

  6. ¿Están disponibles otros idiomas además de español, inglés y catalán? Actualmente Prana soporta estos tres idiomas para la emisión de documentos. Estamos trabajando para incorporar nuevas lenguas en el futuro.

  7. ¿Se traduce el texto legal de la Ley de Protección de Datos (LOPD)? Sí. Si utilizas las cláusulas estándar de Prana, el sistema traducirá los textos legales del pie de página al idioma seleccionado para el documento.

Múltiples vencimientos

Domina el Tiempo: Gestión de Vencimientos Múltiples

En el mundo real, no todos los cobros se realizan al contado. Prana permite gestionar giros y pagos fraccionados (como los habituales a 30, 60 y 90 días) de forma automática. Con esta funcionalidad, podrás financiar tus ventas manteniendo un control absoluto sobre qué plazos han sido abonados y cuáles están pendientes.

Configuración de la estructura de cobro

El primer paso consiste en definir las reglas de fraccionamiento en las Formas de Pago. Para ello, debes acceder a la configuración de la forma de pago y localizar el apartado llamado Configuración de vencimientos.

En esta sección se definen tres parámetros fundamentales:

  • Numero de Vencimientos: Cantidad de plazos en los que se divide el pago.

  • Días primer Vencimiento: Plazo para el cobro de la primera cuota desde la fecha de factura.

  • Días entre vencimientos: Intervalo de tiempo entre los cobros sucesivos.

Prana incluye un simulador integrado que te permite visualizar las fechas de pago resultantes antes de guardar la configuración, asegurando que la estructura sea la correcta.

Personalización por cliente

Una vez creada la forma de pago base, puedes ajustarla para cada cliente específico sin necesidad de crear nuevas formas de pago.

Dentro de la ficha del cliente, en la pestaña Facturación, selecciona la forma de pago con múltiples vencimientos. Verás un campo llamado Vencimiento que es totalmente editable. Si modificas los días en este campo, Prana recalculará automáticamente toda la cadena de plazos solo para ese cliente, permitiéndote ofrecer condiciones personalizadas de forma ágil.

Ajustes manuales en la factura

Al emitir una factura, el sistema heredará la configuración del cliente. Si la factura tiene varios plazos, el campo de fecha de vencimiento mostrará el texto «Varios».

Si necesitas realizar un ajuste de última hora para una venta especial, puedes seleccionar la opción Personalizar vencimientos. En esta ventana podrás:

  • Editar fechas e importes manualmente línea por línea.

  • Visualizar anticipos: Si el cliente realizó pagos adelantados, aparecerán como ya cobrados para que el fraccionamiento se aplique solo sobre el importe restante.

Es fundamental que la suma de todos los vencimientos coincida exactamente con el total de la factura. Si existe una diferencia de céntimos, el sistema impedirá guardar los cambios para proteger la integridad contable.

Control de cobros y visualización

Una vez emitida la factura, el seguimiento se realiza desde la vista previa (preview) del documento. Allí aparecerá un desglose detallado de cada vencimiento con su estado correspondiente.

Para registrar el cobro de un plazo individual, simplemente pulsa el botón situado al lado de la línea del vencimiento específico. Esto te permite saber de un solo vistazo si una factura ha sido cobrada totalmente o si existen plazos pendientes de pago.

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Por qué no puedo guardar los cambios en el editor de vencimientos? El sistema valida que la suma de todos los plazos sea idéntica al total de la factura. Revisa que no falte ningún céntimo por asignar; una vez que el total cuadre, el botón de guardar se activará automáticamente.

  2. ¿Cómo gestiono un cliente que quiere pagar en fechas irregulares? No necesitas crear una forma de pago nueva. Selecciona una genérica en la factura y usa la opción «Personalizar vencimientos» para escribir las fechas exactas que necesites manualmente.

  3. ¿Qué ocurre con los plazos si el cliente me ha entregado un anticipo? Prana detecta el anticipo y lo resta del total. Los vencimientos que generes se aplicarán automáticamente solo sobre la cantidad que queda pendiente de cobro.

  4. ¿Se puede registrar el cobro parcial de un solo vencimiento? Sí. Al registrar el cobro desde la vista previa, puedes editar el importe que estás recibiendo. El vencimiento quedará marcado como parcialmente cobrado hasta que se complete el pago.

  5. Si cambio las condiciones de pago en la ficha de un cliente, ¿se alteran sus facturas anteriores? No. Los documentos ya emitidos mantienen las condiciones con las que fueron creados. El cambio solo tendrá efecto en las facturas que generes a partir de ese momento.

  6. ¿Puedo ver los vencimientos en el PDF que le envío al cliente? Sí. Si utilizas las plantillas estándar de Prana, el documento incluirá el desglose de fechas e importes para que el cliente sepa exactamente cuándo debe realizar cada pago.

  7. ¿Existe un límite de vencimientos que puedo configurar? Prana permite configurar tantos plazos como requiera tu operativa comercial, siempre que la suma de los mismos sea igual al importe total de la venta.

Gestiona tus proveedores

Gestión Inteligente de Proveedores en PRANA

Gestión de Proveedores

Bienvenido a la sección de gestión de proveedores de PRANA. Una vez que registres a un proveedor en la plataforma, tendrás el control total sobre su información esencial, documentación y estado financiero.

Creación de un Proveedor

Para dar de alta a un nuevo proveedor en el sistema, sigue estos pasos:

  1. Accede a Contactos → Proveedores 

  2. Pulsa en el botón Añadir proveedor. 

  3. Introduce el Nombre del proveedor (este es el único campo obligatorio). PRANA completará automáticamente valores predeterminados como el IVA.

  4. Asigna Etiquetas para categorizar a tus proveedores según tus necesidades. 

  5. Pulsa Guardar para finalizar el registro.

Información Bancaria y Facturación

Para optimizar la gestión de tus compras y pagos, puedes configurar los siguientes datos en la ficha del proveedor:

  • Bancos: Registra el nombre del banco, IBAN y código SWIFT para agilizar la gestión de transferencias bancarias. 

  • Datos de Facturación: Define parámetros por defecto como el porcentaje de descuento, la forma de pago, los días fijos de pago, el tipo de IRPF y la moneda de trabajo.

Edición y Eliminación

Si necesitas modificar o dar de baja a un proveedor, dispones de varias opciones:

Editar: Puedes seleccionar al proveedor en el listado y pulsar el botón Editar que aparece en las opciones de selección. También puedes hacer clic directamente sobre el proveedor para entrar en su panel de control y pulsar Editar en la barra lateral o en el menú de acciones.

Eliminar: Selecciona al proveedor en el listado y pulsa el icono de la Papelera. Alternativamente, dentro del panel de control del proveedor, selecciona la opción Eliminar en el menú de acciones.

Dashboard e Indicadores Clave (KPIs)

Desde la ficha individual de cada proveedor, puedes consultar de forma visual su estado financiero mediante los siguientes indicadores: 

  • Total Comprado: Importe acumulado de todas las facturas de compra registradas.

  • Total Pagado: Importe que ya ha sido abonado efectivamente al proveedor.

  • Pendiente de Pago: Importe de las facturas que aún están pendientes de abonar.

  • Gráfica de Facturas: Visualización temporal de la distribución de tus facturas en los últimos meses.

Gestión de Documentación y Notas

Centraliza toda la información relevante para que sea accesible en cualquier momento:

  • Consultar Facturas: Comprueba las últimas facturas registradas y su estado (Pendiente, Pagada, etc.) desde la pestaña de facturas, donde también podrás editarlas o eliminarlas.

  • Adjuntar Archivos: Sube cualquier tipo de documentación digitalizada (contratos, presupuestos, facturas en PDF) haciendo clic en Añadir → Archivo desde el dashboard del proveedor.

  • Incluir Notas: Registra comentarios internos o información de contacto adicional seleccionando Añadir → Nota.

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Cuál es el dato mínimo para crear un proveedor? El único campo obligatorio es el nombre del proveedor.

  2. ¿Puedo automatizar el IVA de mis compras? Sí, al crear el proveedor, PRANA asigna un IVA por defecto que se aplicará automáticamente a sus facturas.

  3. ¿Cómo veo lo que le debo a un proveedor concreto? Dentro de la ficha del proveedor, consulta el KPI denominado Pendiente de Pago.

  4. ¿Puedo organizar mis proveedores por tipos? Sí, utiliza la función de Etiquetas para categorizarlos según tus criterios.

  5. ¿Qué tipo de archivos puedo adjuntar a un proveedor? Puedes subir documentos digitalizados en formatos comunes como PDF, DOC, XLS, JPG o PNG con un tamaño máximo de 1MB.

  6. ¿Dónde gestiono los datos para las transferencias bancarias? Debes completar la sección de Bancos dentro de la ficha del proveedor, incluyendo el IBAN y el SWIFT.

  7. ¿Es posible aplicar un descuento fijo a un proveedor? Sí, puedes indicar un porcentaje de descuento por defecto en la pestaña de Datos de facturación.

Articles

Crear un proveedor

Para crear un proveedor, sigue los siguientes pasos:

Accede a contactos –> proveedores.

Pulsa en añadir proveedor.

El único campo obligatorio es el nombre, todo lo demás PRANA lo rellena por ti, como el IVA por defecto.

También puedes etiquetar a los proveedores para categorizarlos de la forma que más se adapte a tus necesidades.

Ejemplo: Imagina que tienes un proveedor llamado «Juan Pérez». Solo necesitas escribir su nombre y PRANA completará automáticamente los demás campos.

Información Bancaria

Podremos indicar el banco del proveedor, para tener informado su cuenta a la hora de gestionar transferencias bancarias.

Datos de facturación

Podremos indicar el descuento por defecto, la forma de pago, los días fijos e el IPRF. Además de otros campos, como la moneda.

Editar un proveedor

Accede a contactos à proveedores.

Selecciona el proveedor en el listado.

Pulsar editar en las opciones de selección

También podrías hacerlo así:

Selecciona el proveedor en el listado con clic.

Accederás al panel de control del proveedor.

Pulsa en editar en la barra lateral o en el menú de acciones.

Eliminar un proveedor

Selecciona el proveedor en el listado.

Pulsar papelera en las opciones de selección

También podrías hacerlo así:

Selecciona el proveedor en el listado con clic.

Accederás al panel de control del proveedor.

Pulsa en eliminar en el menú de acciones.

Dashboard proveedores

Desde la ficha del proveedor, puedes consultar varios indicadores clave (KPIs):

  • Total Comprado: importe de las facturas de compra del proveedor.
  • Total Pagado: importe total pagado de sus facturas de compra.
  • Pendiente de Pago: importe pendiente de pago de sus facturas de compra.

Seguidamente podrás acceder a la gráfica de facturas, distribuidas en el tiempo.

Consultar últimas facturas de un proveedor

Desde la ficha del proveedor, podrás comprobar las últimas facturas registradas sobre el proveedor que estés consultando.

También desde la pestaña de facturas, podrás consultar el historial de las facturas del proveedor, el estado de sus pagos, acceder a cada una de ellas, editarlas y eliminarlas.

Adjuntar archivos

Desde este apartado podrás adjuntar a tu proveedor cualquier documentación que creas necesaria, como podrían ser contratos, acuerdos o listados de tarifas.

Selecciona el proveedor desde el listado.

Desde el dashboard o el apartado de añadir.

Haz clic en Añadir archivo, selecciona y Añade.

Insertar notas

Selecciona el proveedor desde el listado.

Desde el dashboard o el apartado de añadir.

Haz clic en Añadir nota, selecciona y Añade.

Múltiples vencimientos

 Control Total de Pagos: Gestión de Vencimientos Múltiples en Compras

En la gestión operativa con proveedores, es habitual negociar pagos fraccionados o giros a plazos (como los clásicos 30, 60 y 90 días). PRANA te permite automatizar esta «receta de pagos» para que tu previsión de tesorería sea exacta y no se te pase ninguna fecha de abono.

Configuración de la estructura de pago a proveedores

El proceso comienza definiendo cómo quieres dividir tus pagos en el módulo de Formas de Pago. Debes acceder a la configuración de la forma de pago y localizar el apartado Configuración de vencimientos.

Para que el sistema automatice los plazos, define estos tres valores:

  • Nº Vencimientos: Indica en cuántas cuotas vas a dividir el pago total.

  • Días 1er Vencimiento: Establece cuándo se realizará el primer pago desde la fecha de la factura.

  • Días entre vencimientos: Define el intervalo de tiempo (ritmo) entre los pagos sucesivos.

PRANA incluye un simulador integrado que te mostrará las fechas de pago resultantes (ej. 30, 60, 90 días) antes de guardar, permitiéndote verificar que la estructura es correcta.

Personalización por Proveedor

Puedes tener una forma de pago estándar, pero que un proveedor específico necesite un margen diferente. No necesitas crear una forma de pago nueva para cada caso.

  1. Ve a la ficha del Proveedor, pestaña Datos de facturación.

  2. Selecciona tu forma de pago con múltiples vencimientos.

  3. Edita el campo Vencimiento. Si cambias el número base (ej. de 30 a 45 días), PRANA recalculará automáticamente toda la cadena de pagos solo para este proveedor.

Gestión de plazos en la Factura de Gasto

Al registrar una factura de compra, el sistema heredará la configuración del proveedor. Si la factura tiene varios plazos, el campo de fecha de vencimiento indicará «Varios».

Si una compra específica requiere condiciones diferentes, puedes realizar un ajuste manual:

  1. Haz clic en el campo de fecha de vencimiento y selecciona Personalizar vencimientos.

  2. Edición libre: Podrás modificar fechas e importes manualmente línea por línea.

  3. Validación Contable: La suma de todos los vencimientos debe coincidir exactamente con el total de la factura de compra. Si no cuadra al céntimo, el sistema impedirá guardar los cambios para evitar descuadres en tu tesorería.

Registro y Seguimiento de Pagos

Una vez registrada la factura de gasto, puedes controlar qué plazos has pagado y cuáles tienes pendientes desde la vista previa (preview) del documento:

  • Verás un desglose claro de cada vencimiento con su fecha e importe.

  • Añadir Pago: Pulsa el botón + situado al lado de la línea del vencimiento específico para registrar el desembolso.

  • Esto permite realizar pagos parciales, indicando exactamente qué cantidad has abonado de un plazo concreto.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Por qué no puedo guardar la factura tras editar los vencimientos? El sistema protege tu contabilidad. Si el botón de guardar no se activa, es porque la suma de los plazos introducidos no coincide con el total de la factura de compra. Revisa los decimales.

2. Mi proveedor me ha dado fechas de pago irregulares, ¿qué hago? Selecciona una forma de pago genérica en la factura y entra en Personalizar vencimientos. Allí podrás escribir las fechas exactas a mano sin necesidad de configurar una forma de pago nueva.

3. ¿Qué ocurre si pago una factura de compra por adelantado? Si registras un anticipo al proveedor, PRANA lo detectará y lo mostrará como «Pagado». Al generar los vencimientos, el sistema solo repartirá el importe que queda realmente pendiente.

4. ¿Puedo registrar el pago de solo la mitad de un vencimiento? Sí. Al pulsar el botón para registrar el pago en la vista previa, puedes editar el importe. El vencimiento quedará marcado como «parcialmente pagado» hasta que abones el resto.

5. Si cambio la forma de pago en la ficha del proveedor, ¿se actualizan mis gastos pasados? No. Las facturas de compra ya registradas mantienen sus condiciones originales. El cambio solo se aplicará a las nuevas facturas de gasto que introduzcas a partir de ese momento.

6. ¿Cómo sé qué pagos a proveedores vencen esta semana? En el listado de facturas de gastos y en tus informes de tesorería, PRANA resaltará en rojo aquellas fechas de vencimiento que ya han pasado y cuyo pago no ha sido registrado.

Facturas de venta

Articles

Gestiona tus facturas de venta

🧾 Facturación sin estrés: Tu guía de primeros pasos

Facturar no debería ser un dolor de cabeza, sino la mejor parte de tu trabajo (¡significa que has vendido!). En Prana hemos diseñado el proceso para que sea natural: creas, envías y cobras. Sin rodeos.

Aquí tienes todo lo que necesitas saber para que tu facturación fluya desde el minuto uno.

1. Antes de empezar: Tu identidad 🆔

Para que tus facturas hablen bien de ti, primero necesitamos vestirlas con tus datos y tu imagen.

  1. Ve a la barra lateral izquierda y entra en Configuración.

  2. Haz clic en la opción Cuenta.

  3. Rellena los datos de tu negocio (Razón social, CIF, dirección…).

  4. Sube tu Logo: Es tu sello de identidad y aparecerá en todos tus documentos.

  5. Guarda.

¡Listo! Ahora cada documento que generes llevará tu marca profesional.

2. Crea lo que necesites (Factura, Ticket o Rectificativa) 🚀

Crear un documento en Prana es cuestión de segundos. Ve a Ventas → Facturas.

Fíjate bien en el botón principal «Añadir factura». Si pulsas sobre la flechita desplegable que tiene al lado, verás que es un botón multiusos desde el que puedes elegir directamente qué quieres crear:

  • Añadir Factura: La opción estándar para tus ventas habituales.

  • Añadir Ticket: Ideal para ventas simplificadas (a consumidor final sin identificar) o cobros rápidos de caja.

  • Añadir Factura Rectificativa: Para crear un abono o corrección desde cero, sin necesidad de duplicar una factura anterior.

El proceso es igual de sencillo:

  1. Elige la opción que necesites.

  2. Selecciona al Cliente: Si no existe, créalo ahí mismo.

  3. Fechas y Pago: Revisa la fecha (hoy por defecto), el vencimiento y la forma de pago.

  4. Añade el contenido: Pon los productos de tu catálogo o escribe conceptos libres directamente.

💡 El semáforo de la factura:

  • Borrador: Puedes guardar la factura sin finalizar para revisarla luego.

  • Confirmar: Cuando estés seguro, confírmala. Ojo: Al confirmar, Prana le asigna su número legal definitivo. Una vez confirmada, por ley no podrás eliminarla (tendrías que rectificarla), así que asegúrate de que todo está perfecto.

3. El lío de las fechas (Explicado fácil) 📅

En Prana verás dos fechas y sabemos que esto a veces confunde. Vamos a traducirlo a lenguaje humano según el reglamento (RD 1619/2012):

  • Fecha de Expedición (La fecha de la factura): Es el día que haces el documento y se lo das al cliente.

  • Fecha de Operación (La fecha real): Es el día que realmente entregaste el producto o hiciste el servicio.

¿Pueden ser diferentes? ¡Sí! Es muy común y totalmente legal poner una fecha de operación anterior a la de la factura.

  • Ejemplo: Entregas la mercancía el 25 de septiembre (Fecha Operación) pero haces la factura el 2 de octubre (Fecha Expedición).

⏳ ¿Cuánto tiempo tengo para facturar? La ley dice que si tu cliente es una empresa/profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la operación para emitir la factura.

  • Si la operación fue el 25 de septiembre ➡️ Tienes hasta el 16 de octubre para expedir la factura.

⚠️ Regla de Oro: La Fecha de Operación nunca puede ser futura. No puedes decir que has entregado algo mañana.

4. Personaliza los importes: Descuentos e IRPF 📉

Cada venta es un mundo. Prana se adapta a tus negociaciones:

  • Descuentos:

    • Por línea: Para rebajar solo un producto concreto.

    • General: Abajo a la derecha, pulsa «Añadir dto.» para aplicar una rebaja al total de la factura.

  • IRPF / Retención:

    • Si eres un profesional que debe aplicar IRPF, pulsa «Añadir IRPF» en la edición y elige el porcentaje. Prana recalcula el total automáticamente.

5. Gestiona el documento (Previsualizar, Descargar, Enviar) 📩

Antes de dar el paso final, asegúrate de que todo luce bien.

  • 👁️ Previsualizar: Tanto desde el listado como desde dentro de la ficha, puedes ver el PDF exacto que recibirá tu cliente.

  • 📥 Descargar: Baja el PDF a tu ordenador. Si seleccionas varias facturas en el listado, te bajaremos un ZIP con todas ellas.

  • 📧 Enviar por Email: Olvídate de guardar el PDF, abrir tu correo, adjuntar… Desde la propia previsualización, pulsa «Enviar». Prana sugiere el email del cliente y envía la factura al instante.

👯‍♂️ Duplicar (Ahorra tiempo)

¿Facturas siempre lo mismo a este cliente? Abre una factura antigua, ve a Acciones → Duplicar. Tendrás una factura nueva idéntica lista para cambiarle la fecha y enviar.

6. Errores y Rectificativas (El botón del pánico) ⚠️

Todos nos equivocamos.

  • Si la factura es Borrador: Puedes eliminarla sin piedad (Papelera).

  • Si la factura está Confirmada: La ley impide borrarla para no romper la numeración.

    1. Abre la factura.

    2. Ve a Acciones → Generar factura rectificativa.

    3. Prana crea una copia con los importes en negativo. Confírmala y listo: saldo anulado legalmente.

Recuerda que también puedes crear una rectificativa desde cero usando el desplegable del listado de facturas.

7. ¡A Cobrar! Gestión de Pagos con Precisión 💰

Emitir la factura es solo la mitad del trabajo. Lo importante es cobrarla, y hacerlo bien. Prana te permite imputar el dinero al plazo exacto.

  1. Abre la previsualización de la factura.

  2. Fíjate en el desglose de vencimientos (las fechas de cobro).

  3. Al lado de cada fecha verás un botón con un símbolo +.

  4. Púlsalo para registrar el cobro de ese plazo específico.

¿Pago total o parcial? Al pulsar el +, se abrirá una ventana donde podrás confirmar la cantidad.

  • Si el cliente paga todo el plazo, deja el importe tal cual.

  • Si solo paga una parte, modifícalo. El resto quedará pendiente en ese mismo vencimiento.

📢 Reclamar Pagos (Tu asistente de cobros) ¿El cliente se hace el remolón? Desde el mismo menú, usa la opción «Reclamar pago». Prana le enviará un email recordatorio educado pero firme informándole de la deuda pendiente.

🧪 Nota sobre el Periodo de Prueba (Trial)

Mientras estás probando Prana gratis, puedes crear facturas para ver cómo funciona.

  • Estas facturas llevarán una marca de agua indicando que son «Sin validez».

  • Al contratar tu plan: Te daremos la opción de borrar todo lo que hiciste en pruebas y poner los contadores a cero para empezar limpio, o bien te permitiremos borrarlas manualmente. ¡Tú decides cómo empezar tu etapa profesional!

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Facturación)

1. ¿Qué diferencia hay entre Factura y Ticket? La factura requiere identificar completamente al cliente (nombre, dirección, NIF). El ticket (factura simplificada) es para ventas menores o a consumidores finales donde no hace falta tanta identificación fiscal. ¡Usa el desplegable para elegir la correcta!

2. ¿Qué pasa si hago una factura con fecha del mes pasado? Si estás dentro del plazo legal (día 16 del mes siguiente), no hay problema. Prana te permite seleccionar fechas pasadas tanto en expedición como en operación.

3. ¿Cómo sé si una factura está cobrada? En el listado de facturas verás el estado de cada una (Pendiente, Cobrada o Parcialmente cobrada). Además, dentro de la factura tienes el historial de cobros en la barra derecha.

4. Me he equivocado en el precio y ya he confirmado la factura. ¿Qué hago? No la borres. Lo correcto es hacer una Factura Rectificativa para anularla y luego crear una nueva correcta. Es la forma limpia y legal de trabajar.

5. ¿Puedo cobrar solo la mitad de un vencimiento? Sí. Al pulsar el botón + del vencimiento, cambia el importe por la cantidad que te han pagado realmente. El vencimiento quedará abierto por la diferencia hasta que se complete.

Que la energía (y el dinero) fluya

Ya tienes las herramientas. Ahora… ¡a facturar y hacer crecer tu negocio! 🚀

Gestiona tu facturación periódica

🔄 Pon tus ventas en Piloto Automático: Facturación Periódica

¿Cobras mantenimientos mensuales, cuotas de socios, alquileres o servicios recurrentes? Si es así, dejar de hacer esas facturas a mano una por una va a cambiarte la vida.

Con el módulo de Facturación Periódica, tú defines las reglas (qué, cuánto y cada cuánto) y Prana se encarga de generar y enviar las facturas mientras tú duermes.

1. Activa el motor ⚙️

Esta funcionalidad es un superpoder extra, así que primero vamos a encenderla:

  1. Ve al Marketplace (puedes acceder desde el menú o el selector de empresa).

  2. Busca la sección de Facturación.

  3. En la tarjeta de «Facturación Periódica», pulsa Comenzar.

¡Listo! Ya tienes el menú habilitado en Ventas → Facturación Periódica.

2. Crea tu «Factura Maestra» 📝

Ahora vamos a decirle a Prana cómo debe facturar.

  1. Ve a Ventas → Facturación Periódica.

  2. Pulsa el botón «Añadir factura periódica» (arriba a la derecha).

A. Configura la frecuencia 📅

Rellena los datos clave de la cabecera:

  • Cliente: A quién vamos a facturar.

  • Período: ¿Cada cuánto? Tienes todas las opciones: Diario, Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral… hasta Anual.

  • Fecha Inicio: Cuándo se debe generar la primera factura.

  • Fecha Fin (Opcional): Si es un contrato indefinido, déjalo en blanco. Si es un servicio de un año, pon la fecha de fin y Prana dejará de facturar solo cuando llegue ese día.

B. El contenido y los importes 💶

Añade las líneas de productos o servicios igual que en una factura normal.

  • Descuentos: Puedes aplicar descuentos por línea o un Descuento General al total (botón abajo a la derecha).

  • IRPF: Si lleva retención, actívalo pulsando «Añadir IRPF».

3. Automatización: Tú decides cuánto delegar 🤖

Esta es la parte más importante. Abajo del todo verás dos casillas que definen cómo trabaja el sistema:

Opción A: Automatización Total (Recomendado)

Marca la casilla «Generación automática de la factura».

  • ¿Qué pasa? Todos los días a primera hora de la mañana, Prana revisa si toca facturar. Si es así, crea la factura y la deja Confirmada automáticamente.

  • ¿Y el envío? Si también marcas «Envío automático por email», Prana no solo crea la factura, sino que se la envía al cliente al instante.

  • Resultado: Tú te levantas y el trabajo ya está hecho, facturado y enviado.

Opción B: Control Manual

Si prefieres revisar antes de emitir, NO marques la generación automática.

  • Prana te avisará de que la factura está «Pendiente» de generar. Tú tendrás que entrar y pulsar el botón para crearla.

4. El Tablero de Mando: Controla el Futuro 🔮

Si pulsas sobre cualquier factura periódica del listado, verás su ficha detallada con dos pestañas:

  1. General: Para ver y editar los datos, activar/desactivar automatismos, duplicar la serie o eliminarla.

  2. Facturas (Previsiones): Aquí verás el pasado y el futuro.

    • Las facturas ya generadas.

    • Las próximas fechas en las que tocará facturar.

Acciones Manuales sobre las previsiones

A veces hay excepciones. Desde la pestaña de previsiones puedes:

  • ▶️ Generar (Forzar): Si necesitas adelantar una factura futura o si no tienes puesta la generación automática, pulsa sobre la línea y dale a «Generar».

    • Nota: Si tienes marcado el «Envío automático», al forzar la generación también se enviará el email al cliente.

  • b Omitir (Saltar un mes): ¿Este mes no cobras el servicio porque el cliente está de vacaciones? Pulsa sobre la línea de ese mes y dale a «Omitir». Prana se saltará esa fecha y esperará a la siguiente.

5. Revisa la salud de tu facturación 🩺

¿Cómo sabes si se te ha olvidado facturar algo? En el listado principal tienes una columna de Situación:

  • ✅ Al día: Todo perfecto. No hay nada pendiente de emitir hoy.

  • ⚠️ Pendiente: Hay alguna factura que ya debería haberse hecho y no está generada (probablemente porque no activaste la generación automática).

Ponerse al día en bloque

Si tienes varias facturas en estado «Pendiente»:

  1. Pulsa el botón «Pendientes» arriba a la derecha.

  2. Selecciona todas las que quieras emitir.

  3. Genéralas de golpe. ¡Así de rápido!

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Facturación Periódica)

1. ¿A qué hora se generan las facturas automáticas? El proceso automático de Prana corre a primera hora de la mañana cada día. Cuando llegues a trabajar, tus facturas del día ya estarán listas.

2. Si activo la generación automática, ¿puedo editar la factura antes de enviarla? No. La generación automática crea la factura en estado Confirmada (para asignarle número legal y fecha). Si necesitas editar los conceptos cada mes (por ejemplo, porque el consumo varía), es mejor que no marques la generación automática; así Prana te avisará, la generarás tú, la editarás y luego la confirmarás.

3. ¿Puedo cambiar el precio para los meses siguientes? Sí. Entra en la factura periódica (la «madre»), edita el importe y guarda. Todas las facturas futuras saldrán con el nuevo precio. Las pasadas no se tocan.

4. Si fuerzo la generación de una factura manualmente, ¿se envía el email? Depende de tu configuración. Si en la ficha tienes marcada la casilla «Envío automático por email», SÍ se enviará, aunque la hayas generado tú a mano pulsando el botón.

5. ¿Cómo paro una facturación periódica? Tienes dos opciones:

  • Ponerle una Fecha Fin en la configuración.

  • O simplemente Eliminar la factura periódica si ya no la vas a usar nunca más (no te preocupes, las facturas antiguas que ya se emitieron no se borran).

¡Olvida el calendario!

Configura tus cuotas y mantenimientos una vez, y deja que Prana sea tu administrativo virtual. 🕰️

Importar facturas de venta

📦 Trae tu historia contigo: Importación Masiva de Facturas

¿Te acabas de mudar a Prana desde otro programa? ¿Tienes facturas generadas en otro sistema y necesitas unificarlas aquí? No hace falta que las piques a mano.

Hemos creado un importador inteligente que te permite subir tu histórico mediante Excel. Eso sí, como hablamos de facturas ya emitidas legalmente, hay unas reglas de oro que debes conocer para mantener la integridad de tus datos.

🛑 Antes de empezar: Las 3 Reglas de Oro

Para garantizar la legalidad y consistencia de tus datos, las facturas que importes aquí tienen un tratamiento especial. Debes saber esto antes de abrir el Excel:

  1. Origen Externo: Prana marcará estas facturas internamente como «Emitidas desde otro SIF» (Sistema Informático de Facturación). Es nuestra forma de saber que no se han generado originalmente aquí.

  2. NO se envían a VeriFactu: Al venir de otro sistema, Prana asume que ya cumplieron sus obligaciones fiscales en su origen. Por tanto, nunca se enviarán a Hacienda a través de nuestro sistema VeriFactu.

  3. Intocables: Una vez importadas y confirmadas, estas facturas NO se pueden modificar (para no alterar un documento que ya existía legalmente). Si te equivocas, podrás eliminarlas y volver a importarlas, pero no editarlas.

1. El Proceso en 3 Pasos 👣

Para realizar la importación, dirígete a Ventas → Facturas. Arriba a la derecha, en el botón Acciones, selecciona Importar facturas.

Paso A: Descarga el Mapa 🗺️

No intentes crear un Excel desde cero. En la propia ventana de importación, pulsa en «Descargar plantilla». Obtendrás un archivo con las columnas exactas que Prana necesita. Rellénalo siguiendo las instrucciones.

Paso B: El Check de Seguridad ✅

Verás una casilla (un check) que dice algo como «Facturas emitidas desde otro SIF».

  • Es obligatorio marcarlo.

  • Si no lo marcas, el botón de importar estará deshabilitado. Es tu forma de confirmarnos que eres consciente de que estas facturas vienen de fuera.

Paso C: Importar 🚀

Sube tu Excel y deja que Prana procese la información.

2. Comportamiento Inteligente (Lo que hace Prana por ti) 🧠

Nuestro importador no se limita a copiar y pegar; toma decisiones para que todo cuadre:

🏷️ Series y Numeración

  • Si la serie no existe: Prana la crea automáticamente.

  • Rectificativas: Si Prana detecta importes en negativo, creará la serie como «Rectificativa». Si son positivos, será «Normal».

    • Ojo: No mezcles positivos y negativos en la misma serie dentro del Excel o el sistema te bloqueará.

👤 Clientes (Match)

Prana intenta identificar de quién es la factura:

  1. Busca por Código de Cliente.

  2. Si no lo encuentra, busca por CIF.

  3. ¿Y si no existe? Si no encontramos al cliente ni por código ni por CIF, esa línea no se importará (por seguridad, no creamos clientes fantasmas).

💳 Formas de Pago

Si en el Excel pones una forma de pago que no tienes creada en Prana (ej: «Confirming»), el sistema la creará automáticamente para que no pierdas ese dato.

📦 Artículos

  • Si el código del artículo coincide con uno de tu catálogo, lo vincula.

  • Si no existe, lo importa como un concepto libre (texto), sin dar error.

3. Estados: Borrador vs. Confirmada

En tu Excel puedes decidir en qué estado entran las facturas:

  • Facturas Borrador: Entrarán como borradores en Prana. Estas SÍ podrás editarlas y confirmarlas tú manualmente después.

  • Facturas Confirmadas: Entran ya cerradas. Se marcarán como «Otro SIF», no generarán VeriFactu y no serán editables (solo eliminables).

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Importación)

1. ¿Por qué no puedo importar si no marco el check «Otro SIF»? Porque necesitamos tu confirmación explícita de que esos datos son externos. Sin ese consentimiento, por seguridad legal, Prana bloquea la entrada masiva de facturas confirmadas.

2. ¿Las facturas importadas se envían a Hacienda (VeriFactu)? No, nunca. Se asume que, al ser históricas o de otro sistema, ya fueron declaradas o gestionadas anteriormente. Prana las guarda solo para tu consulta y contabilidad interna.

3. Me he equivocado en un importe del Excel y ya he importado. ¿Puedo editar la factura? No, están protegidas contra edición.

  • Solución: Elimina esa factura en Prana (o el lote entero), corrige el dato en tu Excel y vuelve a importar.

4. ¿Qué pasa si el cliente del Excel no existe en Prana? Esa factura no se importará. Asegúrate de haber importado o creado a tus clientes antes de subir sus facturas. Prana necesita saber a quién asignarle la venta.

5. ¿Se importan también los cobros y la contabilidad? Sí.

  • Cobros: Si rellenas la columna «Importe Pagado» y «Fecha de Cobro» en el Excel, la factura entrará como Cobrada.

  • Contabilidad: Si tienes el módulo contable activo, Prana generará automáticamente los asientos contables correspondientes.

Tu historial, seguro en Prana

Centraliza toda tu información en un solo lugar sin miedo a duplicar declaraciones fiscales. 📂

¿Que es la ley antifraude y VERIFACTU?

Todo sobre Verifactu en PRANA: Guía Integral y Configuración

¡Hola! Sabemos que los cambios en la normativa de facturación en España pueden generar dudas. En PRANA, queremos que te sientas tranquilo y que veas esta transición como una oportunidad para simplificar tu gestión diaria. El sistema está totalmente adaptado para que cumplas con la ley de la forma que mejor se adapte a tu situación.

Entendiendo Verifactu: El Nuevo Estándar de Facturación

Verifactu es el sistema diseñado por la AEAT para garantizar que todos los programas de facturación sean seguros, íntegros y transparentes.

  • Fecha clave: Cualquier software de facturación adquirido a partir del 29 de julio de 2025 debe estar preparado para Verifactu.

  • Tu obligación: Si has empezado a usar tu programa después de esa fecha límite, la ley te obliga a configurar el sistema.

  • Ampliación de la norma: Si ya dispones de un sistema adaptado y lo adquiriste tras esa fecha, la adhesión es obligatoria.

Nuestra Recomendación: El sistema VERIFACTU (Comunica y Olvida)

PRANA permite configurar opciones para no enviar datos, pero nuestra recomendación profesional es que te adhieras al sistema VERIFACTU completo (envío online). Aquí te explicamos por qué esta opción es la más segura para tu negocio:

🛡️ Seguridad y «Cero» Custodia

Con VERIFACTU, la información se comunica online automáticamente. Una vez emitida la factura, los datos ya están en manos de la AEAT. Esto significa que te olvidas de la responsabilidad de custodiar ficheros XML. En el modo «No Verifactu», tú eres el responsable legal de guardar esos archivos; si cambias de software o sufres una pérdida de datos y Hacienda te los requiere, no se admitirán excusas de ningún tipo.

🔝 Imagen de Marca y Seriedad

Tus facturas incluirán un código QR. Con el sistema VERIFACTU, cuando tu cliente escanee el código, la web de la AEAT confirmará al instante que la factura es válida y está registrada. Esto proyecta una imagen de total transparencia. En el modo «No Verifactu», el QR existe pero la AEAT indicará que «no se puede comprobar la información», lo cual puede generar desconfianza.

⚠️ Evita Discrepancias

Cualquier persona puede leer el QR de tu factura y la AEAT guarda registro de todas esas lecturas. Si optas por no enviar los datos pero alguien escanea el QR, Hacienda ya sabrá qué información debería recibir. Si en un futuro te la requiere y tus archivos no coinciden con lo que ellos ya registraron mediante el QR, podrías tener problemas legales.

Configuración de No Sujeción a Verifactu

Es fundamental entender que la ley es muy estricta respecto a quiénes pueden quedar fuera de este sistema. No existe la posibilidad legal de «esperar a 2027»; solo puedes marcar que no estás sujeto si cumples con alguna de las condiciones específicas de exención.

Dentro de la Configuración de la Ley Antifraude, deberás seleccionar el motivo de exención real de tu empresa:

  • Acogido al SII: Si ya realizas el Suministro Inmediato de Información.

  • Empresa fuera del territorio español: Si tu sede fiscal no está en España.

  • Territorio Foral del País Vasco: Sujeta a la foralidad correspondiente (TicketBAI).

  • Territorio Foral de Navarra: Sujeta a su propia foralidad.

  • Solicitud de No aplicación (Art 5 RD 1007/2023): Solo con resolución específica.

Importante: Al configurar una exención, deberás marcar la casilla donde confirmas que la información proporcionada es verídica. Declarar una exención falsa puede acarrear sanciones.

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Puedo marcar que no estoy sujeto porque mi antiguo programa no lo tenía? No. Si tu software actual (PRANA) está adaptado y lo usas tras la fecha límite, debes adherirte.

  2. ¿Qué pasa si mi cliente escanea el QR en modo No Verifactu? La web de Hacienda le dirá que la información no se puede confirmar, lo cual resta seriedad a tu factura.

  3. ¿Tengo que enviar los XML cada mes? Si eliges el sistema VERIFACTU, PRANA los envía automáticamente al emitir la factura. Te olvidas de presentaciones manuales.

  4. ¿Cómo activo Verifactu en mi cuenta? Ve al menú de Configuración → Empresa → Verifactu y selecciona la modalidad de Envío Online Directo.

Activar VERIFACTU en prana

Activación y Flujo de Trabajo de Verifactu en PRANA

Configurar el apartado de Verifactu en PRANA es el proceso mediante el cual eliges cómo se comunicará tu empresa con la Agencia Tributaria. Es importante recordar que la Ley Antifraude siempre se cumple en PRANA de forma nativa; lo que configuras en este apartado es tu estado de sujeción o exención al sistema de envío de datos.

Pasos para la Configuración Inicial

Para comenzar, sigue estos pasos dentro de tu panel de control:

  1. Acceso a la Configuración: Ve al apartado de Configuración de Empresa y selecciona la opción Verifactu.

  2. Datos del Representado: Completa los campos obligatorios. Es vital revisar estos datos, ya que PRANA actúa como colaborador social con la AEAT. Esto nos permite firmar y presentar tus facturas con nuestro certificado corporativo, ahorrándote la gestión de certificados propios.

  3. Habilitación del Sistema: Pulsa el botón Activar. El sistema te solicitará confirmar que estás obligado a cumplir con la normativa.

Elección de la Modalidad: VeriFactu vs. No VeriFactu

Una vez activado, deberás elegir entre las dos modalidades de cumplimiento disponibles:

  • VeriFactu (Recomendada): Las facturas se envían de forma automática e instantánea a la AEAT. Es la opción de «comunica y olvida», que garantiza máxima seguridad jurídica y transparencia.

  • No VeriFactu: La comunicación no es automática. En este caso, tú asumes la responsabilidad legal de la custodia de los ficheros y de cumplir con los requerimientos de información de forma manual.

Flujo de Trabajo Diario: Confirmar es Presentar

En PRANA, la presentación a la AEAT no requiere acciones adicionales, ya que está integrada en tu proceso habitual:

  1. Estado de Borrador: Mientras creas o editas la factura, esta se encuentra en Borrador. En este estado puedes realizar cualquier cambio.

  2. Datos VeriFactu: Antes de finalizar, revisa el apartado Datos VeriFactu en la factura (clave de operación, tipo de factura y desglose de IVA).

  3. La Confirmación: En el momento en que pulsas el botón Confirmar, la factura recibe su numeración definitiva y se presenta automáticamente ante la AEAT. No hay un botón de «enviar a Verifactu» aparte; la confirmación desencadena la presentación.

Estados tras la Comunicación Instantánea

Nada más confirmar, el sistema te mostrará el estado del documento:

  • Factura Aceptada sin Errores: Todo es correcto; la factura es legal y tiene su código QR.

  • Factura Aceptada con Errores: La factura ya está en la AEAT y es legal, pero tiene errores técnicos. El sistema solo te permitirá editar los campos específicos que la AEAT autoriza para subsanar el error.

  • Factura Rechazada: Si hay un error crítico y la AEAT no recibe la factura, esta vuelve a estado Borrador para que la corrijas y vuelvas a confirmarla.

Reglas de Seguridad e Inalterabilidad

  • No se pueden borrar facturas que ya han sido confirmadas (y por tanto, presentadas).

  • Si una factura ya aceptada requiere un cambio que el sistema no permite editar por normativa, la solución legal es emitir una factura rectificativa.

Configuración para Empresas Exentas

Si tu empresa se encuentra en una situación legal que le permite no estar sujeta a Verifactu, puedes configurarlo seleccionando una de las siguientes opciones válidas:

  • Acogido al SII: Suministro Inmediato de Información.

  • Extranjero: Empresa situada fuera del territorio español.

  • Foralidad: Sujetos a las normativas de País Vasco (TicketBAI) o Navarra.

  • Art. 5 RD 1007/2023: Solo mediante resolución específica de no aplicación.

Para guardar esta configuración, deberás marcar la casilla de confirmación declarando que el motivo de no aplicación es verídico.

Facturas de compra

Prepárate para descubrir lo fácil que es gestionar tus gastos con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus pagos dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!

Articles

Buzón de entrada

Tu Buzón de Entrada en PRANA (PranaInbox)

El Buzón de Entrada es tu herramienta para centralizar todos tus gastos y compras. Olvídate de buscar facturas en mil sitios: con esta funcionalidad, recibes tus documentos directamente en PRANA para tenerlos listos cuando decidas gestionarlos.

1. Cómo empezar: Activa tu buzón

Para poner en marcha tu buzón personalizado, no necesitas salir del apartado:

  1. Acceso: Puedes entrar directamente a través del menú lateral en Gastos → Buzón de entrada, o bien mediante este enlace directo: app.prana.software/purchases/inbox.

  2. Activación: En la propia pantalla, verás la opción para Activar el buzón.

  3. Tu nueva dirección: Una vez activo, PRANA te asignará un email único.

  4. Consulta y Edición: Siempre que lo necesites, podrás consultar tu dirección de email o editarla en la parte superior izquierda de esta misma pantalla. Recuerda que puedes personalizar el nombre, pero el dominio siempre será @pranainbox.com.

2. Cómo enviar tus documentos

Una vez activado, el buzón empezará a recoger automáticamente todo lo que reciba, siempre que cumpla estas condiciones:

  • Formatos admitidos: El email debe contener un PDF o una Imagen (JPG, PNG…).

  • Gestión Multifichero: Si envías un mismo email con varios archivos adjuntos, PRANA generará un registro de entrada independiente por cada fichero. De esta forma, puedes enviarte en un solo correo varias facturas o tickets y gestionarlos después por separado con total comodidad.

  • Envíatelo tú mismo: Cuando recibas un gasto en tu correo personal, simplemente reenvíalo a tu dirección de pranainbox.com.

  • Dáselo a tus proveedores: Facilítales este email para que te envíen sus facturas directamente allí. Te aparecerán en PRANA sin que tengas que mover un dedo.

3. Gestiona tus facturas sin prisas

Todos los documentos que lleguen aparecerán en tu sección de «Documentos pendientes de gestionar».

  1. Selecciona un documento: Elige el que quieras registrar de la lista de pendientes.

  2. Crea el gasto: Al seleccionarlo, se abrirá la pantalla de Facturas de Compras. Verás el documento adjunto en la parte izquierda de la pantalla para que puedas consultarlo mientras completas los datos a la derecha.

  3. Ahorra tiempo con el escáner: No tienes por qué escribir todo. Usa la opción de escáner (OCR) para que PRANA lea el documento y rellene por ti el proveedor, los importes y el IVA.

  4. Límites de escaneo: Ten en cuenta que, dependiendo de tu plan contratado, dispones de un límite de documentos para escanear en PRANA. Si necesitas procesar más volumen, siempre puedes contratar bonos adicionales desde nuestro Marketplace.

  5. Organización automática: En cuanto guardes la factura, el documento pasará a la cola de «Procesados», manteniendo tu bandeja de entrada limpia.

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Cuándo podré empezar a usar el buzón? La funcionalidad estará disponible para todos los usuarios el 6 de marzo de 2026.

  2. ¿Dónde puedo ver mi dirección de email del buzón? La tienes siempre disponible en la parte superior izquierda de la pantalla del Buzón de Entrada.

  3. ¿Qué pasa si envío un email con 5 PDFs de facturas distintas? PRANA creará 5 registros diferentes en tu lista de pendientes, uno por cada archivo, para que puedas contabilizarlos individualmente.

  4. ¿Puedo cambiar mi dirección de correo? Sí, puedes editarla en la parte superior izquierda de la pantalla, manteniendo siempre el dominio @pranainbox.com.

  5. ¿Qué ocurre si agoto mi límite de escaneo? Podrás seguir introduciendo los datos manualmente o, si lo prefieres, adquirir más capacidad de escaneo a través del Marketplace de PRANA.

  6. ¿Tengo que gestionar los documentos al momento? Para nada. Envía tus gastos conforme te lleguen y entra en PRANA a contabilizarlos cuando tengas tiempo. Es tu «almacén» de facturas pendientes.

  7. He guardado la factura, ¿dónde ha ido el PDF? El documento se queda guardado dentro de la factura de compra que has creado y el registro original se mueve a la pestaña de «Procesados» en tu buzón.

  8. ¿Puedo borrar un email por error? Sí, tienes la opción de eliminar cualquier email que no quieras convertir en factura para que no te estorbe en la lista.

  9. ¿Tengo que activar el buzón desde configuración de usuario? No, la activación se realiza directamente desde la propia pantalla del Buzón de Entrada.

  10. ¿Dónde veo el archivo mientras relleno la factura? Al abrir la gestión desde el buzón, el documento se visualiza en la parte izquierda de la pantalla de Facturas de Compra para tu comodidad.

Gestiona tus facturas de compra

Gestión Inteligente de Compras y Gastos en PRANA

Registrar tus gastos es fundamental para la salud de tu negocio, pero teclear datos de forma manual consume un tiempo valioso. PRANA utiliza Inteligencia Artificial y una interfaz totalmente adaptada a dispositivos móviles para que contabilizar tus compras sea cuestión de segundos.

Escaneo Automático con IA

PRANA permite digitalizar tus tickets y facturas directamente desde tu móvil o arrastrando archivos en tu ordenador para que el sistema trabaje por ti.

  1. Sube o fotografía: Captura el ticket con la cámara de tu móvil o sube el PDF desde tu equipo.

  2. Visor de documentos: El archivo aparecerá en la parte izquierda de la pantalla.

  3. Botón Escanear: Pulsa la acción Escanear situada justo encima del visor.

  4. Extracción de datos: La IA leerá el documento y rellenará automáticamente la fecha, el proveedor, los importes y los impuestos. Solo tendrás que revisar y guardar.

Tipos de Documentos de Gasto

Al acceder al menú Gastos → Facturas, el botón Añadir Factura permite seleccionar mediante un desplegable el tipo de documento exacto:

  • Factura: Para compras ordinarias a proveedores.

  • Ticket: Ideal para gastos menores y facturas simplificadas (comidas, taxis, etc.).

  • Factura Rectificativa: Para registrar abonos o correcciones de gastos desde cero.

Configuración Contable y Datos Adicionales

Para asegurar que tu contabilidad y tus modelos oficiales sean correctos, el apartado de Datos Adicionales permite definir la naturaleza técnica de la compra:

  • Tipo de Operación: Puedes indicar si la operación es Nacional, Adquisición intracomunitaria de bienes o servicios, Importaciones, Inversión de sujeto pasivo nacional o Inversión de sujeto pasivo, Otras, Otros servicios, Prestación de servicios intracomunitarios o Régimen especial agrario. Este campo es vital para el correcto reporte en contabilidad, Modelos Oficiales y el SII (Suministro Inmediato de Información).

  • Tipo de IRPF: Permite escoger específicamente entre IRPF Profesional, Arrendamientos o Agrario según la naturaleza del gasto.

Gestión de Líneas y Detalles de Gasto

Si decides introducir los datos manualmente o realizar ajustes tras el escaneado, dispones de herramientas para detallar cada concepto:

  • Opciones de Línea: En cada línea de la factura de compra existen tres puntitos de configuración. Al pulsarlos, podrás marcar si esa línea específica es de Inversión o si No es deducible, permitiendo un control fiscal preciso sobre cada artículo o servicio.

  • Contenido: Puedes registrar productos de stock, conceptos de gasto libre o incluir suplidos.

  • Fechas: El sistema permite diferenciar entre la Fecha de la Factura, la Fecha de Vencimiento y la Fecha Contable.

Ajustes de Precisión y Redondeos

Para que tu contabilidad sea exacta y coincida con la de tu proveedor, PRANA ofrece herramientas de ajuste fino:

  • Ajuste por Lápiz: Si los totales de PRANA difieren por céntimos del papel original, pulsa el icono del lápiz junto al Total de la Base Imponible. Podrás editar manualmente bases e impuestos para que la contabilidad sea un espejo de la realidad.

  • Descuentos: Puedes aplicar descuentos por línea o un descuento general sobre el total de la factura.

Control de Pagos y Tesorería

Registrar el gasto es solo el primer paso; PRANA te ayuda a controlar el flujo de caja:

  1. En la previsualización de la factura, pulsa Añadir pago en la barra lateral derecha.

  2. Indica el importe (total o parcial), el concepto y el banco utilizado.

  3. Historial: En la misma barra lateral podrás visualizar, editar o eliminar los pagos realizados.

Preguntas Frecuentes

  1. He subido el archivo pero no se rellenan los campos. ¿Qué falta? Debes pulsar el botón Escanear situado encima del visor del documento; la IA no se activa solo con subir el archivo.

  2. ¿Dónde indico si una compra es intracomunitaria para los modelos de IVA? Debes ir al apartado de Datos Adicionales y seleccionar el tipo de operación correspondiente para que se refleje correctamente en tus impuestos.

  3. ¿Qué ocurre si solo una parte de mi factura no es deducible? Gracias a los tres puntitos en las líneas de factura, puedes marcar individualmente qué conceptos son deducibles y cuáles no.

  4. ¿La IA reconoce facturas escritas a mano? Aunque es potente, la IA ofrece mejores resultados con tickets impresos y facturas digitales (PDF) que con letra manuscrita.

  5. ¿Cómo corrijo una diferencia de céntimos en el total? Utiliza el icono del lápiz junto a la base imponible para ajustar los importes manualmente hasta que coincidan con la factura de tu proveedor.

  6. ¿Qué diferencia hay entre crear un Ticket o una Factura? Tienen implicaciones fiscales distintas; el ticket suele requerir menos datos del receptor. Usa la opción correcta del desplegable según el documento original.

  7. ¿Cómo registro un bien de inversión? En la línea de gasto, pulsa los tres puntitos y activa la casilla de «Inversión» para que el sistema lo trate contablemente como tal.

Presupuestos

Prepárate para descubrir lo fácil que es presupuestar con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus cobros dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!

Articles

Crear un presupuesto de venta

Dirígete a Ventas à Presupuestos.

Pulsa sobre añadir Presupuesto.

Selecciona el cliente

PRANA asignará un número al presupuesto.

Selecciona la fecha de presupuesto, por defecto aparecerá la fecha del día.

Selecciona la fecha de validez.

Aparecerá la forma de pago asignada al cliente seleccionado, aunque se podrá cambiar para la presupuesto que estés creando.

Añade las líneas que necesites, podrás usar productos existentes o conceptos inventados.

Aplica descuentos

Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las presupuestos en PRANA.

·         Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la presupuesto.

·         Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la presupuesto, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.

Patrón de fondo Descripción generada automáticamente con confianza baja

IRPF en presupuestos de venta

Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada presupuesto. Pulsando sobre Añadir IRPF.

Podrás quitar el IRPF pulsando en eliminar.

Patrón de fondo Descripción generada automáticamente con confianza baja

Previsualizar

Podrás previsualizar la presupuesto pulsando sobre él en el listado de presupuestos o bien estando en el modo edición, pulsando sobre previsualizar en la parte superior derecha.

En la parte izquierda podrás ver el PDF del presupuesto, puedes realizar scroll vertical para consultar las diferentes hojas si fuera necesario.

En la parte lateral derecha, la barra mostrará datos generales del presupuesto.

Descargar PDF presupuesto venta.

Desde el listado podrás descargar tantos presupuestos como selecciones.

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Generando un ZIP con tantos PDF como presupuestos haya seleccionado.

También desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás descargar el pdf del presupuesto.

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Duplicar presupuesto venta.

Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás duplicar cualquier presupuesto.

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Se abrirá un presupuesto nuevo, exactamente igual que la original, pudiendo realizar cualquier cambio que sea necesario.

Enviar presupuestos de venta por email.

Desde la previsualización, tienes el botón de enviar, que compartirá por email el presupuesto seleccionado. Sugerirá el email de la ficha del cliente.

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En el Para, aparecerá el email de la ficha del cliente, se pueden añadir tantos emails como desees o cambiar el que PRANA sugiere.

Puedes enviar la presupuesto en copia a cualquier email que desees.

El nombre del PDF se compone de la palabra quote más la serie y número de la presupuesto.

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Eliminar un presupuesto de venta.

  1. Dirígete a Ventas à Presupuestos.
  2. Selecciona las presupuestos que deseas eliminar
  3. En la acciones de selección, pulsa la papelera.

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 O bien;

1.       Previsualiza la presupuesto.

2.       Pulsa en acciones à eliminar.

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Anticipos en presupuesto de venta.

PRANA te permite llevar el control de cobros/anticipos de tus presupuestos, pudiendo gestionar cobros parciales, completos o anticipos de tus presupuestos.

Para realizar un cobro/anticipo de un presupuesto, seguiremos los siguientes pasos:

1.       Accedemos al listado de presupuestos.

2.       Seleccionamos el presupuesto

3.       Accedemos a la previsualización del presupuesto.

4.       En la barra lateral derecha, pulsamos sobre añadir anticipo.

Aparece este ventana:

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Sigue los siguientes pasos:

1.       Introduce el importe cobrado, puede ser superior o inferior al importe pendiente del presupuesto.

2.       Escribe un concepto o descripción para el cobro.

3.       PRANA sugiere la fecha del día para el nuevo anticipo, pero lo puedes cambiar.

4.       Indica el banco donde se realizará el ingreso. No es obligatorio.

5.       Pulsa Guardar.

Si la suma de todos los anticipos supera el importe total del presupuesto o el presupuesto esta facturado, ya no podrás añadir más anticipos. Puedes consultar el historial de los anticipos de un presupuesto, desde su previsualización, en la barra lateral derecha. 

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Además, si facturamos el presupuesto, el importe que se haya anticipado quedará cobrado automáticamente en la factura que se genere.

Edita o elimina anticipos de un presupuesto de venta.

Puedes editar o eliminar los anticipos de un presupuesto, siguiendo los siguientes pasos.

  1. Dirígete a Ventas à Presupuestos.
  2. Pulsa sobre la presupuesto que deseas consultar.
  3. En la parte derecha, podrás ver los anticipos existentes.
  4. Selecciona el anticipo que quieres editar o eliminar.
  5. Cambia los datos y graba (parte inferior derecha) o pulsa eliminar (parte inferior izquierda) de la entrada de cobros.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación Descripción generada automáticamente

Facturas proforma

Introducción

En PRANA, todo lo que hacemos tiene un objetivo: hacerte la vida más fácil. Por eso, dentro
del módulo de Presupuestos, tienes la posibilidad de generar facturas
proforma de forma sencilla, sin necesidad de repetir información ni crear
nuevos documentos desde cero.

Una factura proforma no es
una factura definitiva, pero te permite entregar a tus clientes un documento
formal con todos los detalles del presupuesto, perfecto para confirmar
condiciones antes de la facturación real.

¿Dónde se generan las proformas?

La función de Proforma
está integrada directamente en la gestión de Presupuestos. No necesitas
ir a otro módulo ni crear un tipo de documento distinto.

Puedes marcar un
presupuesto como proforma de dos maneras distintas:

  1. Durante la creación o edición del presupuesto
    • Crea o edita tu presupuesto normalmente.
    • En la parte inferior izquierda del
      formulario, encontrarás una opción que te permite indicar si se trata de
      una proforma.
    • Guarda el documento.

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  1. Desde la vista previa del presupuesto
    • Una vez guardado, abre el preview del
      presupuesto.
    • En la parte superior, verás un switch
      (interruptor) que te permite activar o desactivar el modo Proforma.
    • Al hacerlo, el documento se actualizará
      automáticamente.

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¿Qué cambia cuando el presupuesto es una proforma?

Cuando indicas que un
presupuesto es Proforma, PRANA actualiza automáticamente varios
elementos del documento para que todo quede claro y coherente:

  • El título del documento cambia de
    “Presupuesto” a “Factura Proforma”.
  • La etiqueta “Número de presupuesto” se
    actualiza por “Número de factura proforma”.
  • El resto de la información (cliente, líneas,
    precios, totales, observaciones, etc.) se mantiene exactamente igual.

De esta forma, puedes
trabajar sobre el mismo documento sin perder datos ni duplicar trabajo.

Cambiar entre presupuesto y proforma

¿Necesitas volver atrás?
No hay problema.
Puedes pasar de presupuesto a proforma o viceversa en cualquier momento.

Solo tienes que usar el
mismo switch, tanto desde la parte inferior del formulario como desde la vista
previa.
PRANA actualizará los textos y las etiquetas del documento al instante.

Buenas prácticas recomendadas

  • Usa las proformas cuando quieras enviar
    un documento con formato de factura, pero sin efectos contables.
  • Una vez tu cliente confirme, puedes dejar de
    marcarlo como proforma y trabajar el presupuesto como base para generar la
    factura real.
  • Si utilizas la proforma para acuerdos
    internacionales, revisa que la moneda y los impuestos estén
    configurados correctamente en tus preferencias globales.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Puedo convertir un
presupuesto existente en proforma sin volver a crearlo?
Sí, solo tienes que activar el switch de “Proforma” desde el formulario o la
vista previa.

¿El número de
presupuesto cambia al activar el modo proforma?
Sí, la etiqueta pasa a llamarse “Número de factura proforma”, pero el valor del
número se mantiene para conservar la trazabilidad.

¿Puedo volver a
convertir una proforma en presupuesto?
Por supuesto. Simplemente desactiva el modo “Proforma” y el documento volverá a
su estado original.

¿Las proformas se
contabilizan o afectan a informes de facturación?
No, las proformas no generan movimientos contables ni afectan a los informes de
ventas o facturación. Son solo un documento informativo.

En resumen: generar una Factura
Proforma en PRANA es tan fácil como activar un interruptor. Tú decides si
tu presupuesto debe mostrarse como proforma o como presupuesto estándar, y
PRANA se encarga del resto.

 

Importación de presupuestos

Actualmente, estamos desarrollando este apartado de ayuda para proporcionarte toda la información que necesitas de manera clara y sencilla. Muy pronto estará disponible, con guías completas y detalladas para que puedas aprovechar al máximo las funcionalidades de Prana.

Gracias por tu paciencia. ¡Estamos seguros de que valdrá la pena la espera! 😊

Módulo Impuestos

Prana te ayuda con la información necesaria para presentar tus modelos de impuestos. Esta información sale de los documentos que vas generando y podrás disponer de la información en formatos Excel y Pdf para poder compartirla de forma sencilla y rápida. Modelos como el 303, 390 y 347 ya estas disponibles.

 

 

Articles

¿Qué puedes hacer en el apartado impuestos?

En este vídeo te explicamos cómo funciona el módulo de impuestos de Prana y cómo configurarlo para que el cálculo de tus tributos sea mucho más ágil y automatizado.

Acceder, activar y modificar un modelo tributario

Prana te ayuda con la información necesaria para presentar tus modelos de impuestos. Esta información sale de los documentos que vas generando y podrás disponer de ella en formatos Excel y Pdf para poder compartirla de forma sencilla y rápida. Modelos como el 303, 390 y 347 ya estas disponibles.

 

Impuestos

Para acceder a la opción de impuestos pulsa en la barra de menú en la opción impuestos. La primera ver que accedes a este formulario aparecerá en blanco a la espera de que selecciones los modelos de los cuales quieres información.

Vamos a ello, pulsa el botón activar modelo, veras todos los disponibles. Si la opción de activar de la columna estado no está habilitada es que ese modelo no está disponible. En Prana trabajamos duro para que tengas las funcionalidades cuanto antes revisa tu área de notificaciones para no perderte ninguna novedad. Una vez marcado pulsa el botón guardar y recordaremos tus preferencias para la próxima vez que entres.

 





















 

En la parte izquierda veremos los modelos activos, pulsa sobre ellos y aparecerá la información correspondiente a cada modelo desglosada por su periodicidad. El desplegable estado indica si el modelo esta presentado o pendiente, esta opción se gestiona de forma manual. Prana te da la información pero no presenta los modelos.

 

Los botones de acción que hay en la línea y en encabezado de las columnas, te permitirán sacar la información correspondiente a cada modelo en formato Excel que será más detallada y pdf que tendrás la misma información detallada y resumida según la opción que selecciones.

 



Tesorería

Articles

Cobros domiciliados

Domicilia tus cobros.

El módulo de Remesas de prana te permite gestionar de forma ágil y centralizada los recibos
domiciliados de tus clientes. Desde aquí podrás crear, revisar y controlar
todas las remesas bancarias asociadas a tus facturas, automatizando uno de los
procesos más repetitivos en la gestión de cobros.

Gracias a la generación de ficheros SEPA directamente desde la plataforma, podrás enviar tus cobros al
banco de forma rápida y segura, cumpliendo con la normativa europea. Así,
reducirás errores manuales y ahorrarás tiempo, dejando que PRANA se encargue del
trabajo pesado por ti.

En resumen, este módulo está diseñado para que tengas el control total de tus cobros domiciliados,
optimices tu flujo de caja y te concentres en hacer crecer tu negocio.


¿Qué puedes hacer con este módulo?      

  • Generar ficheros sepa.
  • Anticipar los cobros
  • Notificar el cargo de los recibos en cuenta
 ¿Cómo accedo al mantenimiento de remesas?

Para poder usar esta funcionalidad, necesitas activar el módulo de remesas desde nuestro marketplace:

 1. Entra en el menú Empresa.

2. Haz clic en Marketplace.

3. Busca el módulo remesas.

4. Pulsa Comprar o Iniciar prueba gratuita.


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Una vez activo, ve a Tesorería → Remesas para empezar a trabajar.

Formas de pago remesables

Para que cuando estés generando una remesa y que sólo aparezcan los recibos que son susceptibles de ser remesados, tendrás que acceder a la configuración de empresa à formas de pago y marcar como remesable la forma de pago que desees o créate las necesarias.

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Bancos/cuentas

Desde el apartado de tesorería/bancos y cuentas, podrás dar de alta tus bancos. Es imprescindible que rellenes tu IBAN para que el proceso de presentación de remesas funciona correctamente.

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El campo id presentador, se calcula de forma automática, en base al CIF/DNI de tu empresa y el sufijo, este date se incluirá en el fichero XML para presentar la remesas en tu banco.

Gestiona tus remesas

Una vez configurados nuestros maestros de formas de pago y bancos, puedes comenzar a gestionar tus remesas o cobros domiciliados. Para ellos, vamos a tesorería remesas.

Lo primero, como siempre en prana, será un listado de las remesas existentes:

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Crear una remesas

Puedes crear una remesa nueva desde el botón de añadir remesas del listado de remesas.

Los campos de banco, formato y moneda son obligatorios. Los formatos que admite prana son:

  •          COR1
  •          CORE
  •          B2B

Para añadir recibos a la remesa, solo tienes que pulsar sobre el botón de añadir líneas, y seleccionar los recibos que desees incluir. Podrás pulsar este botón tantas veces como quieras y siempre aparecerán los recibos pendientes de remesar y que sean remesables.

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Escoge todos los que quieras incluir, pulsa sobre Añadir a remesa.

Puedes eliminar cualquier recibo de la remesa, pulsando sobre la papelera en la tabla de recibos de la remesa:

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Si la póliza que tienes negociada con tu banco te permite adelantar el cobro de los recibos antes de la fecha de vencimiento, pulsa la opción de Anticipar pagos, de la parte inferior.

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Podemos incluir, como siempre, observaciones para la remesa, observaciones internas que sólo verás tú y etiquetas para categorizar la remesa.

 

 

Es muy importante que sepas, que los SERVICIOS en prana no afectan al almacén y los productos si afectarán siempre y cuando se haya establecido así en la ficha de cada producto, en su pestaña de Gestión de stock, de lo contrario el producto tampoco afectará al almacén.

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Cuando pulses guardar, irás al preview de la remesa, donde podrás obtener un pdf con todos los recibos incluidos en la remesa.

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En la barra lateral de la derecha, puedes consultar datos generales de la remesa, y podrías marcar la opción de anticipar o no anticipar el pago al banco.

En la parte superior podrás pulsar sobre el botón de GENERAR FICHERO SEPA, de esta forma, se generará el fichero XML que podrás capturar desde la plataforma de tu banco. Antes de generar el fichero, prana comprobará algunos datos mínimos, como que el IBAN de la cuenta del cliente sea válido, o el IBAN de tu cuenta.

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También desde Acciones, podrás enviar por email, lo que generará un email por cada recibo, cuyo destinatario será tu cliente,  y se l informará de que un recibo va a ser girado en su cuenta bancaria, informando de la factura, fecha de vencimiento, importe e IBAN.

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Además, si la remesa, no es anticipada, podrás dar como cobrados los recibos en el momento que desees, para que el recibo pase a estar de remesado a cobrado, cuando la remesa se anticipa, el recibo pasa automáticamente a estar cobrado.

Si pulsas sobre la opción de marcar como cobrados, se abrirá un ventana con todos los recibos que incluye la remesa que aún no has marcado como cobrados. Sólo debes de seleccionar aquellos que quieras dar como cobrados y pulsar sobre cobrar.

 

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La opción de marcar como pendiente, hace justo lo contrario que la anterior descrita.

Recuerda que las opciones de marcar como cobrado o pendiente, sólo aparecen en las remesas que no tienen marcada la opción de anticipar.

Pagos y Cobros

Introducción

En tu día a día, llevar un control claro y sencillo de los pagos y cobros es fundamenteal. Por eso, en Prana hemos diseñado esta funcionalidad para que todo sea más natural y fluya sin complicaciones.

Dentro de Tesorería → Pagos y cobros podrás consultar en segundos los
movimientos de tu negocio, editar los que ya tienes o crear nuevos. Además, podrás unificar cobros y pagos de facturas de clientes y proveedores, ahorrándote tiempo y dándote la tranquilidad de que todo está bajo control.

Como siempre en Prana, en la parte superior derecha encontrarás las acciones principales dentro del botón Movimientos. Todo está donde lo esperas, porque la idea es que sientas a Prana como tu herramienta de confianza.

Accede directamente desde aquí: Pagos y cobros en Prana

Listado de pagos y cobros

Al entrar en la sección

verás un listado con todos los pagos y cobros registrados. De un vistazo sabrás
cuánto has cobrado, cuánto has pagado y el balance de tus movimientos.

Además, tienes filtros que te permiten centrarte en lo que necesitas: por
fechas, tipo de operación, contacto, conceptos o facturas.

Crear y editar tus movimientos.

Si pulsas sobre un registro podrás ver los detalles de ese pago o cobro y, si lo necesitas, modificarlo fácilmente.

Cuando quieras dar de alta un nuevo pago o cobro, Prana te abre un formulario intuitivo. Solo tienes que completar unos pocos datos y en cuestión de segundos tu movimiento quedará
registrado.

Campos principales

– Cliente o proveedor: el contacto al que corresponde el movimiento (dato obligatorio).
– Importe: se calcula automáticamente al asociar facturas, si sólo seleccionas
una, es editable para cobrarla/pagarla parcialmente.
– Concepto: añade una nota o motivo para identificar el pago o cobro.
– Fecha: día en que se realiza la operación.
– Banco: selecciona la cuenta bancaria relacionada.
– Facturas: al menos una factura debe estar asociada.

Cobros y pagos parciales

¿Quieres cobrar solo una parte de una factura? Con Prana también es posible. Puedes registrar cobros parciales siempre que solo incluyas una factura en el movimiento. Si seleccionas varias facturas, Prana entiende que quieres cobrarlas completas, para que no tengas que preocuparte por dejar importes pendientes.

Compensación de facturas y facturas rectificativas

En ocasiones, puede que necesites compensar facturas con facturas rectificativas de tus clientes o proveedores. Con Prana esto también es posible: puedes realizar compensaciones
directamente desde la utilidad de Pagos y Cobros.

Este proceso te permitirá cuadrar de manera sencilla los saldos cuando existen abonos o rectificaciones, garantizando que tu contabilidad refleje siempre la realidad.

Preguntas frecuentes (Faqs)

¿Puedo incluir facturas de distintos clientes o proveedores en un mismo pago o cobro?

   No, cada movimiento está siempre asociado a un único contacto.

¿Puedo indicar importes diferentes por factura en un mismo cobro?
   No, si incluyes varias facturas Prana las da por cobradas totalmente. Los cobros parciales solo son posibles cuando trabajas con una sola factura.

¿Tengo que asociar facturas obligatoriamente?
   Sí, cada pago o cobro debe tener al menos una factura vinculada.

¿Qué pasa si elimino un pago o cobro?
   Las facturas relacionadas volverán a aparecer como pendientes. Así nunca pierdes el control de tus documentos.

¿Dónde están las opciones principales?
   Siempre en el botón Movimientos, arriba a la derecha. Fácil de encontrar, fácil de usar.

¿Puedo compensar facturas y facturas rectificativas?
   Sí, Prana te permite compensar facturas y facturas rectificativas tanto de clientes como de proveedores, de forma sencilla desde la misma utilidad de Pagos y Cobros.

Conecta tus bancos

Conecta tu Banco y Concilia Movimientos en PRANA

El Conector Bancario de PRANA te permite enlazar tus cuentas bancarias, descargar tus movimientos y conciliarlos fácilmente con tus documentos (facturas, cobros, pagos o remesas) sin salir de la aplicación.

1. Conexión de Cuentas Bancarias

Para utilizar la conciliación bancaria, es obligatorio conectar la cuenta con tu banco real mediante proveedores certificados.

  • Acceso Directo: Puedes acceder rápidamente desde app.prana.software/treasury/bank_reconciliation.

  • Procedimiento: Entra en Tesorería > Cuentas/Bancos, haz clic en “+ Añadir cuenta” e introduce el nombre y el IBAN.

  • Sincronización inicial: PRANA descargará los movimientos más recientes (limitación general de 90 días).

  • Limitaciones por Plan: En el periodo trial puedes sincronizar cuentas ilimitadas. Una vez contratado, el número depende de tu plan; consulta los detalles en prana.software/precios-prana.

2. Sincronización de Movimientos

Una vez conectada la cuenta, la actualización es sencilla:

  • Acción: Selecciona la cuenta y pulsa el botón Sincronizar.

  • Frecuencia: Puedes actualizar la información hasta 3 veces al día por cuenta.

3. Conciliación Bancaria y Reglas de Automatización

Reglas de Documentos Múltiples

  • Mismo Tipo: Puedes conciliar un movimiento bancario contra varios documentos de PRANA, pero deben ser siempre del mismo tipo (ej. solo facturas de venta).

  • Restricción: No puedes conciliar a la vez un movimiento contra una factura de venta y una remesa; debes hacer una primero y luego la otra.

Reglas de Conciliación (Automatización)

PRANA permite crear reglas para que los apuntes que se repiten en el tiempo (préstamos, pagos recurrentes) se gestionen solos.

  1. Creación: En el apartado de conciliación bancaria (izquierda), puedes añadir, editar o eliminar reglas.

  2. Criterios: Debes definir las condiciones que debe cumplir el movimiento (apartado «Cumple con»).

  3. Acciones: Si el movimiento cumple los criterios, la regla puede generar automáticamente uno de estos tres documentos:

    • Asiento: Debes indicar la cuenta contable.

    • Cobro: Debes indicar el cliente.

    • Pago: Debes indicar el proveedor.

  4. Identificación: En el listado de movimientos, PRANA te indicará visualmente contra qué regla podría conciliarse cada apunte.

4. Cómo Desconciliar Movimientos

  1. Busca el movimiento conciliado y selecciónalo.

  2. En la parte derecha aparecerá el documento de PRANA vinculado; pulsa en eliminar para revertir la conciliación.

  3. Importante: Si la conciliación creó un documento (cobro/pago), este no se eliminará; deberás ajustarlo o borrarlo manualmente si ya no es necesario.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

  1. ¿Puedo desconciliar un movimiento? Sí, el movimiento volverá a quedar disponible para futuras conciliaciones.

  2. ¿Puedo conciliar parcialmente? Sí, ideal para reflejar pagos parciales.

  3. ¿Cuántas veces puedo sincronizar? Hasta 3 veces al día por cuenta.

  4. ¿Puedo crear cuentas manuales? No, la conciliación solo está disponible para cuentas conectadas con bancos reales.

  5. ¿PRANA concilia automáticamente? No de forma total, pero ofrece sugerencias inteligentes basadas en fecha e importe.

  6. ¿Qué pasa con la contabilidad? Si tienes el módulo activo, cada conciliación genera automáticamente el asiento contable.

  7. ¿Qué ocurre con los cobros creados por una regla si desconcilio? El cobro permanecerá en PRANA; deberás borrarlo tú mismo.

  8. ¿Puedo conciliar una factura de venta y una de compra a la vez? No, los documentos deben ser siempre del mismo tipo.

  9. ¿Puedo aplicar varias condiciones a una regla? Sí, puedes hacer que se cumplan todas las condiciones que añadas.

  10. ¿Cómo sé si una regla se puede aplicar? El sistema te mostrará la sugerencia de la regla directamente sobre el movimiento bancario.

Informes

Articles

Ventas y Compras

📊 Módulo Informes

¿Quieres saber de verdad cómo va tu negocio? La pantalla de Informes es tu cuadro de mando personal. Desde aquí puedes consultar los datos clave de tu empresa, aplicar los filtros que necesites y obtener estadísticas precisas en segundos. Sin rodeos, sin complicaciones.

1. Cómo entrar

Ve al menú lateral izquierdo y haz clic en Informes.

Verás que tienes dos caminos por delante:

  • Ventas — todo lo que sale de tu empresa.
  • Compras — todo lo que entra.

Elige el que necesites y empieza a explorar.

2. Ponlo a tu medida: filtros y configuración

La barra superior es tu centro de mandos. Antes de lanzar el análisis, ajusta los filtros hasta que la información que veas sea exactamente la que necesitas.

Tipo de documento

Lo primero que puedes elegir es qué documentos quieres analizar:

  • Facturas
  • Albaranes
  • Pedidos
  • Presupuestos

Fechas

Define el periodo que quieres consultar. Puedes usar las opciones predefinidas (Hoy, Últimos 30 días, Año actual…) o establecer un rango de fechas personalizado si ninguna te encaja.

Agrupar por

Aquí decides cómo se organiza la información que ves. Puedes elegir hasta 3 niveles de agrupación a la vez y cambiar su orden cuando quieras.

Por ejemplo: agrupa por País → Cliente → Documento y verás de un vistazo de dónde vienen tus ventas, a quién y con qué documentos.

Filtros

Afina todavía más los resultados aplicando condiciones concretas sobre cualquier campo disponible: país, cliente, categoría, producto… Lo que necesites.

💡 Sin límites: Añade todos los filtros que quieras. Cuanto más preciso seas, más útil será el resultado.

3. Visualiza y analiza

Dale al botón

Cuando tengas todo listo, pulsa Aplicar filtros. La tabla se actualizará al momento y verás únicamente la información que has pedido.

Profundiza en los datos

En la tabla de resultados puedes expandir cada agrupación para ir bajando al detalle que necesites. De lo general a lo concreto, a tu ritmo.

4. Exporta y guarda tus vistas favoritas

En la esquina superior derecha tienes dos herramientas que te van a ahorrar mucho tiempo.

Exportar a Excel

Descárgate los datos cuando quieras. Elige cómo:

Tipo de exportación¿Qué te lleva?
Vista resumenExactamente lo que ves en pantalla
Detalle completoTodos los campos posibles de esos registros

Plantillas de filtros 🔖

Si cada día arrancas con los mismos filtros, guárdalos como plantilla y no vuelvas a configurarlos nunca más.

  1. Configura los filtros que usas habitualmente.
  2. Pulsa el icono de marcador en la parte superior.
  3. Dale un nombre a tu plantilla y guárdala.

La próxima vez que entres, selecciona la plantilla y todo estará listo. Así de fácil. 🚀

❓ Preguntas frecuentes

¿Cómo entro a los informes? Desde el menú lateral izquierdo, haciendo clic en Informes.

¿Qué puedo analizar aquí? Tienes dos módulos: Ventas y Compras. Cada uno con su propio panel de KPIs y estadísticas.

¿Qué veo nada más entrar? Un resumen con los indicadores clave de tu actividad. Un golpe de vista que te dice mucho.

¿Puedo ver solo un tipo de documento concreto? Claro. En el primer selector de la barra superior elige entre Facturas, Albaranes, Pedidos o Presupuestos.

¿Cómo elijo el periodo que quiero consultar? Usa las opciones predefinidas o define tu propio rango de fechas personalizado.

¿Para qué sirve «Agrupar por»? Para estructurar cómo ves los datos. Hasta 3 niveles de agrupación, en el orden que tú quieras.

¿Hay algún campo que no pueda usar como filtro? Puedes filtrar por cualquier campo disponible: país, cliente, categoría, producto…

¿Cuántos filtros puedo poner? Los que necesites. No hay límite.

He puesto los filtros pero la tabla no cambia. ¿Qué pasa? Recuerda pulsar Aplicar filtros para que la tabla se actualice con tu configuración.

¿Cómo veo el detalle de un grupo? Haz clic sobre la agrupación en la tabla y se expandirá para mostrarte el siguiente nivel de detalle.

¿Puedo exportar todo esto a Excel? Sí. Pulsa Exportar informe arriba a la derecha. Elige Vista resumen si quieres lo que ves en pantalla, o Detalle completo si quieres todos los campos.

¿Tengo que configurar los filtros cada vez que entro? Para nada. Guárdalos como plantilla con el icono de marcador y la próxima vez se cargarán solos.

Módulo de Almacén

Articles

Control de stock

Gestión de almacén y stock

Configuración y Operación del Sistema de Inventario

La gestión de almacén en Prana está diseñada para ofrecer un control integral y simplificado de las existencias, permitiendo desde ajustes manuales hasta la gestión de múltiples ubicaciones físicas o lógicas.

Puedes acceder directamente a esta sección a través del siguiente enlace: Gestión de Almacén en Prana

1. Activación y Reglas de Negocio

Para comenzar a operar con el inventario, es imprescindible habilitar el módulo correspondiente y entender cómo interactúan los diferentes tipos de artículos con el stock.

  • Activación del Módulo: Accede al menú Marketplace en la barra lateral izquierda, localiza el módulo Almacén y selecciona la opción para iniciar la activación o prueba gratuita. Una vez activo, la ruta de trabajo será Inventario → Control de stock.

  • Comportamiento de Artículos:

    • Servicios: Por su naturaleza, no afectan ni computan en el módulo de almacén.

    • Productos: Solo se verán reflejados en el control de stock si se ha activado la casilla de seguimiento dentro de la pestaña Gestión de stock en su ficha individual.

2. Dashboard y Visualización de Datos

El panel de control principal ofrece una visión analítica e inmediata de la salud del inventario a través de KPIs y gráficos dinámicos.

  • Indicadores de Valoración: El sistema calcula automáticamente el Stock total, el Valor del stock (basado en el precio de compra habitual), el Coste medio y el número de Referencias únicas.

  • Información Operativa:

    • Stock por almacén: Distribución de unidades o importe por cada ubicación.

    • Top productos: Identificación visual de los artículos con mayor rotación.

    • Últimos movimientos: Historial cronológico de entradas y salidas.

    • Pendientes: Control de flujos futuros mediante tarjetas de Pendiente de Recibir (compras) y Pendiente de Enviar (ventas).

3. Gestión Multialmacén

Prana permite la convivencia de múltiples puntos de almacenamiento, facilitando la organización por zonas geográficas o categorías.

  • Almacén Central: Es el almacén creado por defecto. Puede ser renombrado o sustituido como predeterminado según la necesidad del negocio.

  • Mantenimiento: A través de la pestaña Almacenes, es posible añadir nuevas ubicaciones, editarlas, desactivarlas temporalmente (para que no aparezcan en los selectores de operaciones) o eliminarlas siempre que no tengan la marca de «predeterminado».

4. Operaciones de Ajuste y Traspasos

El sistema ofrece herramientas manuales para corregir desviaciones o mover mercancía internamente sin necesidad de generar facturas o pedidos.

  • Actualizar Stock:

    • Añadir stock: Suma o resta unidades a la cantidad actual de forma relativa.

    • Establecer stock (Inventario): Fija una cantidad absoluta. Este valor se toma como el inventario inicial del día indicado, por lo que cualquier movimiento registrado en esa misma fecha se recalculará sobre esta base.

  • Transferencia entre Almacenes: Permite el movimiento de productos entre dos ubicaciones distintas. El sistema muestra una previsualización del impacto que tendrá el movimiento en ambos almacenes antes de que el usuario confirme la operación.

Preguntas Frecuentes

¿Por qué un producto no aparece en el listado de Control de Stock? Lo más probable es que no tenga activada la opción de «Seguimiento de stock» en su ficha de producto dentro de la aplicación. Revisa la pestaña Gestión de Stock de dicho artículo.

¿Puedo crear un almacén virtual para stock defectuoso? Sí, puedes dar de alta tantos almacenes como necesites para organizar tu inventario, independientemente de si son ubicaciones físicas o lógicas.

¿Cómo calcula Prana el valor de mi stock? Se basa en el precio de compra habitual definido en la ficha de cada producto multiplicado por las existencias actuales.

¿Qué ocurre si hago un inventario con fecha de hoy pero ya hubo ventas? Si utilizas la opción «Establecer stock», Prana considerará ese valor como el punto de partida del día. Las ventas del mismo día se restarán a partir de esa cifra.

¿Es posible mover artículos entre almacenes de forma masiva? Sí, la función de transferir productos permite seleccionar las referencias y cantidades necesarias para mover mercancía entre un origen y un destino.

¿Los servicios restan stock al facturarse? No, los servicios no tienen gestión de existencias y sus movimientos no se reflejan en el control de almacén.

¿Puedo eliminar el almacén «Central»? Solo si previamente has marcado otro almacén como «predeterminado» y el almacén central no tiene movimientos asociados que impidan su borrado.

¿Dónde veo las compras que están por llegar? En el dashboard principal, dentro de la tarjeta de «Pendientes de recibir», que agrupa las unidades de pedidos de compra aún no recepcionados.

Gestiona tus Pedidos de Compra

📦 Control Total de Compras: Gestión de Pedidos a Proveedores

¿Has pedido 10 unidades pero solo te han llegado 5? ¿Necesitas enviar una orden formal a tu proveedor antes de que te envíen la factura?

El módulo de Pedidos de Compra es tu torre de control. Te permite gestionar el ciclo completo: desde que nace la necesidad de comprar hasta que recibes la mercancía y la facturas.

1. Activa el Módulo (Primer paso) 🔑

Esta funcionalidad va de la mano del control de stock, así que para verla necesitas activar el módulo de Inventario/Almacén.

  1. Ve al menú Empresa → Marketplace.

  2. Busca el módulo Almacén.

  3. Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).

  4. Una vez activo, encontrarás tus pedidos en Gastos → Pedidos.

2. Crea tu Pedido de Compra 📝

Para formalizar una compra:

  1. Ve a Gastos → Pedidos.

  2. Pulsa el botón «Añadir pedido» (arriba a la derecha).

Rellena los datos clave

  • Proveedor: Al seleccionarlo, Prana carga automáticamente sus condiciones (Descuento, IRPF, Forma de pago…).

    • Nota: Puedes cambiar estos datos para este pedido concreto sin que afecte a la ficha general del proveedor.

  • Fecha de Entrega: Un campo vital para que sepas cuándo esperas recibir la mercancía.

  • Líneas del pedido:

    • Del Catálogo: Busca productos existentes.

    • Conceptos libres: Escribe lo que quieras (ej: «Servicio de transporte urgente») sin necesidad de crearlo antes en el catálogo.

🏷️ Organiza y Comunica

  • Notas: Tienes dos tipos.

    • Notas internas: Solo para tus ojos.

    • Notas al pedido: Se imprimen en el PDF (ideal para instrucciones de entrega al proveedor).

  • Etiquetas (Tags): Categoriza tus compras (ej: «Proveedores VIP», «Material Oficina», «Urgente»).

📉 Descuentos e IRPF

  • Descuentos: Aplica descuento por línea o un Descuento General al total (abajo a la derecha).

  • IRPF: Si la compra lleva retención, pulsa «Añadir IRPF».

3. El ciclo de vida: Recibir y Facturar 🔄

Aquí es donde Prana brilla. Un pedido no es un documento estático, es algo vivo.

A. Recibir Mercancía (El Albarán de entrada) 🚚

Cuando el camión llega a tu puerta:

  1. Entra en el Pedido.

  2. Ve a Acciones → Recibir mercancía.

  3. Se generará un Albarán de entrada.

    • ¿Ha llegado todo? Guarda y listo. El stock se suma a tu almacén.

    • ¿Pedido Parcial? Si pediste 10 y llegan 5, cambia la cantidad a 5. Prana dejará las otras 5 «pendientes de recibir» para el siguiente envío.

B. Convertir en Factura 💶

Cuando llega la factura del proveedor:

  1. Entra en el Pedido.

  2. Ve a Acciones → Convertir en factura.

  3. Se generará la Factura de Compra en borrador.

    • Al igual que con la recepción, puedes facturar parcialmente. Si facturas solo la mitad, el pedido quedará abierto a la espera de facturar el resto.

4. Gestiona el Documento (Preview y Envío) 📄

  • Previsualizar: Al pulsar sobre un pedido, verás la pantalla partida (PDF a la izquierda, Datos a la derecha).

  • Enviar por Email:

    • Pulsa el botón Enviar.

    • Prana sugiere el email del proveedor.

    • El PDF adjunto se llamará «Order_[Numero]».

  • Duplicar: ¿Pides siempre lo mismo? Abre un pedido antiguo, dale a Acciones → Duplicar y ahorra tiempo.

5. Listados y Acciones Masivas 🗂️

En el listado general de pedidos puedes:

  • Buscar: Por proveedor, fecha, estado, etiquetas…

  • Acciones en Lote: Selecciona varios pedidos a la vez para Descargar todos los PDFs (en un ZIP), enviarlos o eliminarlos de golpe.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Pedidos de Compra)

1. ¿Si hago un pedido, se suma el stock automáticamente? No. El pedido es solo una intención de compra. El stock se suma cuando haces la acción de «Recibir mercancía» (que genera el albarán de entrada).

2. ¿Puedo facturar un pedido sin haber recibido la mercancía? Sí. Puedes ir directamente a «Convertir en factura» si tu flujo de trabajo lo requiere, aunque lo ideal es registrar la recepción primero para controlar el stock.

3. ¿Qué pasa si elimino un pedido? Si lo eliminas, desaparece el registro. Si ya habías generado facturas o albaranes a partir de él, esos documentos se mantienen, pero pierden el vínculo con el pedido original.

4. ¿Puedo poner una forma de pago distinta a la del proveedor? Sí. Al crear el pedido, Prana te sugiere la habitual, pero puedes cambiarla manualmente para esa operación específica.

5. ¿Para qué sirven las «Observaciones» de la forma de pago? Si configuras un texto en la forma de pago (ej: «Transferencia al IBAN ES99…»), este texto aparecerá impreso automáticamente en todos los pedidos que usen esa forma de pago.

Compras bajo control

No dejes que los pedidos se pierdan en el limbo. Regístralos, recíbelos y factúralos con trazabilidad total. 🤝

Gestiona tus Pedidos de Venta

📦 Pedidos de Venta: Organiza tus encargos antes de facturar

¿El cliente ha aceptado el presupuesto? ¡Genial! Ahora toca formalizar el encargo. El Pedido de Venta es tu herramienta de planificación. Te permite reservar stock, planificar la fecha de entrega y, muy importante, cobrar anticipos antes de mover un dedo.

Olvídate de los post-its. Aquí controlas qué tienes que entregar, cuándo y a quién.

1. Activa el Módulo (Primer paso) 🔑

Al gestionar compromisos de entrega, esta funcionalidad vive dentro del módulo de Inventario/Almacén (aunque no muevas stock físico, ayuda a preverlo).

  1. Ve al menú Empresa → Marketplace.

  2. Busca el módulo Almacén.

  3. Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).

  4. Una vez activo, ve a Ventas → Pedidos.

2. Crea el Pedido: Formaliza el «Sí» 📝

  1. Ve a Ventas → Pedidos.

  2. Pulsa «Añadir pedido» (arriba a la derecha).

Datos Clave para planificarte

  • Cliente: Prana cargará sus datos por defecto (Descuento, IRPF, Forma de pago…), pero puedes cambiarlos para este pedido concreto.

  • Fecha de Servicio: 📅 ¡Dato vital! Aquí indicas cuándo tienes que entregar el trabajo o la mercancía. Úsalo para organizar tu semana y prever picos de trabajo.

  • Líneas: Añade productos del catálogo o escribe conceptos manuales sobre la marcha.

🏷️ Organiza y Comunica

  • Notas:

    • Internas: «Ojo, cliente exigente».

    • Al pedido: «Entrega por la puerta trasera». Estas salen impresas en el PDF.

  • Etiquetas (Tags): Marca tus pedidos: «Urgente», «VIP», «Pendiente de material».

  • Forma de Pago: Si en la configuración de la forma de pago pusiste una observación (ej: Tu número de cuenta), aparecerá automáticamente en el pedido.

3. Gestión de Anticipos: Cobra por adelantado 💰

Esta es una de las funciones estrella. ¿Pides un 50% por adelantado para empezar a trabajar?

  1. Entra en la previsualización del pedido.

  2. En la barra lateral derecha, pulsa «Añadir anticipo».

  3. Registra el importe cobrado, la fecha y el banco.

La Magia: Este dinero queda registrado. Cuando en el futuro conviertas este pedido en factura, Prana recordará que ya te han pagado una parte y lo descontará o lo marcará como cobrado según corresponda.

4. El Ciclo de Vida: Enviar y Facturar 🔄

Un pedido puede tener vida propia. Puede enviarse todo junto, por partes, o facturarse antes de enviar. Tú mandas.

A. Convertir en Albarán (El Envío) 🚚

¿Sale la mercancía de tu almacén?

  1. Ve a Acciones → Convertir en Albarán.

  2. ¿Envío Parcial? Si el pedido es de 100 unidades y solo envías 20, cambia la cantidad en el albarán.

    • Prana dejará las otras 80 en el pedido original como «Pendientes de enviar».

B. Convertir en Factura (El Cobro) 💶

¿Toca cobrar?

  1. Ve a Acciones → Convertir en Factura.

  2. ¿Facturación Parcial? Igual que con el envío. Puedes facturar solo lo que has entregado o facturar el total por adelantado. Lo que no factures, se queda «Pendiente de facturar» en el pedido.

5. Gestión Documental y Email 📧

Desde la previsualización o el listado:

  • Enviar por Email: Pulsa Enviar. Prana adjunta el PDF (el archivo se llamará order_serie_numero.pdf) y se lo manda al cliente.

  • Descargar: Baja el PDF o un ZIP si seleccionas varios.

  • Duplicar: ¿El cliente repite el mismo pedido cada mes? Duplica el anterior y solo cambia la fecha.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Pedidos de Venta)

1. ¿El pedido resta stock de mi almacén? No. El pedido «reserva» mentalmente el stock, pero no lo resta del inventario hasta que generas el Albarán (que es la salida física real).

2. ¿Puedo tener un pedido parcialmente enviado y parcialmente facturado? Sí, y es muy común. Prana lleva la cuenta de cada línea: cuántas unidades se han pedido, cuántas se han enviado (albarán) y cuántas se han facturado.

3. ¿Cómo sé qué pedidos tengo pendientes de servir hoy? Usa el listado de pedidos y filtra/ordena por la columna «Fecha de Servicio». Así verás qué compromisos vencen hoy.

4. Si cobro un anticipo, ¿tengo que hacer factura? Fiscalmente, los anticipos deben facturarse. Prana te permite registrar el cobro en el pedido para tu control interno (tesorería), pero recuerda emitir la factura de ese anticipo o la factura final descontándolo cuando corresponda legalmente.

5. ¿Puedo eliminar un pedido? Sí, desde la papelera. Pero si ya has generado albaranes o facturas a partir de él, ten cuidado porque perderás la trazabilidad en el origen.

Compromisos cumplidos

Planifica tus fechas de servicio, asegura tus cobros con anticipos y mantén a tus clientes informados. Con Prana, ningún encargo se queda en el olvido. ✅

Gestiona tus Albaranes de Compra

🚚 Recepción de Mercancía: Gestión de Albaranes de Compra

¿El proveedor te prometió 10 unidades pero en la caja solo vienen 8? ¿Te ha llegado la factura pero no recuerdas si recibiste el material?

Para eso sirve el Albarán de Compra. Es el documento que confirma la entrada real de mercancía en tu empresa. Con este módulo tendrás el control total: sabrás qué ha llegado, qué falta por llegar y qué está pendiente de pagar.

1. Activa el Módulo (Primer paso) 🔑

Como los albaranes mueven unidades físicas, esta funcionalidad vive dentro del módulo de Inventario/Almacén.

  1. Ve al menú Empresa → Marketplace.

  2. Busca el módulo Almacén.

  3. Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).

  4. Una vez activo, encontrarás tus albaranes en Gastos → Albaranes.

2. Cómo crear un Albarán (Dos caminos) 🛣️

Tienes dos formas de registrar una entrada, dependiendo de si hiciste un pedido previo o no.

Opción A: Desde un Pedido (La recomendada) 🌟

Si ya hiciste el pedido en Prana, no trabajes doble.

  1. Ve a Gastos → Pedidos y entra en el pedido que estás esperando.

  2. Pulsa en Acciones → Recibir mercancía.

  3. Prana genera el albarán automáticamente copiando los datos.

📦 Recepción Parcial (Lo que no llega, se queda pendiente) Si pediste 10 unidades y solo llegan 5, cambia la cantidad en el albarán a 5. Prana sumará 5 a tu stock y dejará las otras 5 en el pedido original como «Pendientes de recibir». Así nunca pierdes el control de lo que te deben.

Opción B: Crear desde cero (Manual)

Si el camión llega sin aviso previo:

  1. Ve a Gastos → Albaranes.

  2. Pulsa «Añadir albarán».

  3. El Campo Clave: «Su Nº de Albarán»: Es vital que escribas aquí la referencia del papel que te da el transportista.

    • Nota: Prana no te dejará repetir el mismo número de albarán para un mismo proveedor. ¡Seguridad ante duplicados!

3. Digitalización y Notas 📎

El papel se pierde, el digital no.

  • Adjunta el original: En la ficha del albarán, arrastra el documento escaneado o la foto que le hagas con el móvil al recuadro de archivo. Así siempre tendrás el justificante firmado a mano.

  • Notas: Añade notas internas (para ti) o notas visibles en el documento.

  • Etiquetas: Clasifica tus entradas (ej: «Mercancía Frágil», «Revisado»).

4. El momento del Stock 📦

Esto es importante: El stock de tus productos aumenta en este momento. Ni con el pedido (intención), ni con la factura (pago). El stock se suma a tu almacén cuando confirmas el Albarán de Compra.

💡 Ojo: Esto solo aplica si los productos tienen activada la opción de «Control de Stock» en su ficha.

5. Trazabilidad y Previsualización 🔍

Al entrar en un albarán, verás la pantalla partida: a la izquierda tu documento digitalizado y a la derecha los datos.

Sigue el rastro: En la barra lateral derecha verás la historia del documento.

  • Si viene de un pedido, verás un enlace al Pedido origen.

  • Si ya lo has facturado, verás un enlace a la Factura destino. Haz clic en ellos para navegar por toda la operación sin perderte.

6. Convertir en Factura (Cerrar el ciclo) 💶

Ya tienes la mercancía y el albarán confirmado. Ahora llega la factura del proveedor.

  1. Entra en el Albarán.

  2. Ve a Acciones → Convertir en factura.

  3. Se generará la factura de compra en borrador, lista para revisar importes y confirmar.

Facturación Parcial: Al igual que con la recepción, si el proveedor te factura solo la mitad de lo entregado, ajusta las líneas. Lo que no factures ahora, quedará en el albarán como «Pendiente de facturar» para la próxima vez.

7. Gestión Documental (PDF y Acciones) 📄

Desde el listado o la ficha:

  • Duplicar: Crea una copia exacta de un albarán anterior.

  • Descargar: Baja el PDF generado por Prana (o un ZIP si seleccionas varios).

  • Eliminar: Si te has equivocado, puedes borrarlo (siempre que no esté ya facturado).

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Albaranes de Compra)

1. ¿Puedo agrupar varios albaranes en una sola factura? El flujo natural es convertir un albarán en factura, pero si tu proveedor te envía una factura resumen a final de mes, puedes ir creando los albaranes día a día para controlar el stock y, a final de mes, puntear la factura contra tus recepciones.

2. ¿Es obligatorio poner el número de albarán del proveedor? Sí, es un campo requerido. Es la única forma de reclamar si hay problemas. Ese número es la matrícula de la entrega.

3. He recibido la mercancía pero no se ha sumado al stock. ¿Por qué? Revisa la ficha del producto en el Catálogo. Seguramente ese artículo no tiene marcado el check de «Control de Stock». Actívalo para que Prana empiece a contar unidades.

4. ¿Puedo modificar un albarán si ya lo he convertido en factura? No deberías. Una vez facturado, el documento queda bloqueado para garantizar la coherencia. Si necesitas cambiar algo, primero tendrás que eliminar o desvincular la factura asociada.

Tu almacén, bajo control

Recepciona, verifica y archiva. Con los albaranes de compra, solo pagas por lo que realmente ha entrado por la puerta. 🚪📦

Gestiona tus Albaranes de Venta

🚚 Entregas bajo control: Gestión de Albaranes de Venta

¿Has enviado la mercancía pero aún no vas a facturar? ¿El cliente te pide un justificante de entrega valorado (o sin valorar)?

El Albarán de Venta es el puente entre tu stock y tu facturación. Con este módulo tendrás el control total de lo que sale de tu almacén, podrás gestionar entregas parciales y, lo mejor de todo, facturar decenas de entregas en un solo clic a fin de mes.

1. Activa el Módulo (Primer paso) 🔑

Al igual que las compras, los albaranes de venta mueven stock, así que viven dentro del módulo de Inventario/Almacén.

  1. Ve al menú Empresa → Marketplace.

  2. Busca el módulo Almacén.

  3. Pulsa Comprar (o Iniciar prueba).

  4. Una vez activo, ve a Ventas → Albaranes.

2. Crea tu Albarán de Venta (Dos caminos) 🛣️

Opción A: Desde un Pedido (Flujo ideal) 🌟

Si el cliente aceptó un presupuesto o pedido previo:

  1. Ve a Ventas → Pedidos y entra en el pedido aceptado.

  2. Pulsa en Acciones → Convertir en albarán.

  3. Prana genera el documento de entrega automáticamente.

📦 Entregas Parciales (Lo que no sale, se queda pendiente) ¿El cliente pidió 10 unidades pero solo tienes 4 en stock? Cambia la cantidad en el albarán a 4. Prana restará esas 4 de tu almacén y dejará las otras 6 en el pedido original como «Pendientes de enviar». La próxima vez que entres al pedido, Prana te recordará lo que falta.

Opción B: Crear desde cero (Manual)

Para ventas directas sin pedido previo:

  1. Ve a Ventas → Albaranes.

  2. Pulsa «Añadir albarán».

  3. Dirección de envío: Si el cliente tiene una dirección de entrega distinta a la fiscal, asegúrate de seleccionarla aquí para que el transportista no se pierda.

3. Stock y Valoración (Tú decides qué se ve) 👁️

El movimiento de Stock: En el momento que guardas el albarán, las unidades se restan de tu stock (si el producto tiene control de stock activado).

¿Albarán Valorado o Sin Valorar? A veces el albarán viaja con el transportista y no quieres que se vean los precios, solo las cantidades.

  • Por defecto: Prana crea los albaranes Sin Valorar (sin precios).

  • Para mostrar precios: Activa la casilla «Albarán Valorado» en la edición o desde la previsualización. Así el cliente verá los importes antes de recibir la factura.

4. Trazabilidad y Anticipos 💰

Sigue el rastro: En la barra lateral derecha del albarán, verás enlaces al documento anterior (Pedido) y al posterior (Factura). ¡Imposible perderse!

Gestión de Anticipos (Cobrar antes de facturar): ¿El cliente te paga una señal a la entrega?

  1. En la previsualización, barra lateral derecha, pulsa «Añadir anticipo».

  2. Registra el importe cobrado.

  3. Cuando conviertas este albarán en factura, ese dinero constará automáticamente como cobrado.

5. Facturar Albaranes (El gran ahorro de tiempo) ⚡

Llega fin de mes. Tienes 20 albaranes de un mismo cliente y no quieres enviarle 20 facturas. Prana al rescate.

Facturación Individual

Entra en un albarán y pulsa Acciones → Convertir en factura. Simple.

Facturación Masiva y Agrupada (Modo Pro) 🚀

  1. Ve al listado de Albaranes.

  2. Selecciona todos los albaranes pendientes (puedes usar los filtros).

  3. Pulsa el botón «Convertir en factura».

Prana te preguntará: ¿Quieres agrupar?

  • SÍ (Agrupar): Prana meterá todos los albaranes de un mismo cliente en una sola factura recapitulativa.

    • Condición: Para agruparse, deben coincidir el Cliente, la Forma de Pago y los Descuentos.

  • NO (Sin agrupar): Generará una factura individual por cada albarán seleccionado.

6. Envío y Gestión 📧

Desde la previsualización o el listado:

  • Enviar: Manda el albarán por email (el PDF se llamará «DeliveryNote…»).

  • Duplicar: Copia un albarán anterior para repetir una entrega.

  • Descargar: Baja tus albaranes en PDF o ZIP.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Albaranes de Venta)

1. He intentado agrupar facturas y me ha creado dos distintas para el mismo cliente. ¿Por qué? Para agrupar, los albaranes deben ser «gemelos» en condiciones. Revisa si uno tiene una Forma de Pago distinta (ej: uno contado y otro transferencia) o diferentes descuentos. Si no coinciden, Prana los separa por seguridad.

2. ¿Si borro una línea del albarán, se pierde? Si el albarán viene de un pedido, NO se pierde. Al borrar la línea en el albarán, esa cantidad vuelve a quedar como «Pendiente de enviar» en el pedido original.

3. ¿Puedo facturar solo la mitad de un albarán? Sí. Al convertir a factura, edita las cantidades. Lo que no factures se quedará en el albarán como «Pendiente de facturar».

4. ¿El cliente ve los precios en el PDF? Solo si tú quieres. Revisa si tienes marcada la opción «Albarán Valorado». Si está desmarcada, el PDF solo mostrará cantidades y descripción, ideal para logística.

Entregas perfectas

Gestiona salidas parciales, cobra anticipos y agrupa tus facturas a fin de mes. Con Prana, tu logística y tu facturación van de la mano. 📦🤝

Pesos y Volumen

📦 Logística bajo control: Calcula el Peso y Volumen de tus envíos

¿Cansado de hacer cálculos mentales cada vez que llamas al transportista? Saber cuánto pesan y, sobre todo, cuánto ocupan (el volumen) tus envíos es vital para gestionar los costes de envío y que no haya sorpresas.

En Prana te lo ponemos muy fácil. Tú decides si quieres que lo calculemos nosotros automáticamente o si prefieres indicarlo tú mismo en cada venta.

Método 1: El «Piloto Automático» (Recomendado) ✈️

Si quieres que Prana trabaje por ti y se encargue de las matemáticas, solo necesitas una pequeña configuración inicial. ¡Hazlo una vez y olvídate!

  1. Ve a la ficha de tu artículo.

  2. Busca los campos destinados a la logística.

  3. Indica las medidas de una unidad (largo, ancho y alto) en centímetros (cm) y su peso.

  4. Guarda la ficha.

¿Qué ocurre ahora? ¡Magia! Cada vez que añadas este producto a una venta, Prana sabe lo que mide y pesa. Nosotros nos encargamos de multiplicar por las unidades, convertir esos centímetros a metros cúbicos (m³) y sumarlo todo.

El resultado en tus ventas: Tú decides cómo trabajar 🛠️

Tanto si usas el método automático como si no, el control final lo tienes siempre en el documento de venta.

Cuando estés creando un Pedido o un Albarán, echa un vistazo a la parte inferior izquierda de la pantalla. En el apartado «Datos Adicionales» verás los totales.

Aquí pueden pasar dos cosas:

  1. Si configuraste tus artículos (Método 1): Verás que los campos de Peso total y Volumen total ya están rellenos con la suma calculada por Prana.

  2. Si NO los configuraste (Método Manual): Los campos estarán a cero. ¡No pasa nada! Este apartado es totalmente editable. Simplemente escribe a mano el peso y el volumen total de ese envío en concreto si ya lo conoces.

Incluso si Prana lo ha calculado automáticamente, puedes modificar la cifra manualmente aquí si este envío es especial.

Directo al papel 📄

Ya sea calculado automáticamente por Prana o introducido a mano por ti en el último momento, la información de peso y volumen total aparecerá reflejada en el PDF del albarán.

Tu transportista tendrá la información clara, y tú, la tranquilidad de que todo está controlado.

Contabilidad

Activar contabilidad

Para activar la contabilidad, accede al marketplace situado en el menú de tu cuenta. Busca el módulo de contabilidad y seguidamente el botón de probar o contratar. Prana se encargará de configurar todos los parámetros

Configuración de contabilidad

 

Para acceder a la configuración contable en Prana, realiza los siguientes pasos:

  1. Dirígete al menú de cuenta y pulsa configuración
  2. En el panel de configuración, selecciona el módulo Contabilidad.
  3. Se mostrarán las pestañas correspondientes a la configuración contable:
    • Ejercicios contables
    • Cuentas contables
    • Conceptos contables

Ejercicios contables

En esta pestaña puedes gestionar los ejercicios contables de la empresa. Cada ejercicio define un periodo contable que puede bloquearse para evitar modificaciones posteriores. También puedes añadir nuevos ejercicios contables haciendo clic en + Añadir ejercicio.

Cuentas contables

Aquí configuras la estructura del plan contable y asocias cuentas específicas para operaciones de ventas, compras e impuestos.

Número de dígitos

  • Define la longitud estándar de las cuentas contables.
  • Ejemplo: 10 (códigos como 7000000000).

Prana permite cambiar el número de dígitos en cualquier momento para adaptarse a tus necesidades, aunque tengas movimientos

Define los prefijos de las cuentas utilizadas para clientes y proveedores, y las cuentas por defecto para las contabilizaciones automáticas de facturas, cobros y pagos. Cuentas de IVA , IRPF, Ventas , Compras …

Finalmente los conceptos que utilizaremos en las contabilizaciones automáticas para describir los asientos.

Recomendaciones generales

  • Revisa bien las cuentas antes de realizar registros contables, ya que esta configuración afectará automáticamente a los asientos generados.
  • Bloquea ejercicios anteriores una vez cerrados para evitar errores de modificación.
  • Las cuentas predefinidas ayudan a automatizar procesos, pero puedes personalizarlas por documento o producto.

Grabación de asientos

Esta guía te ayudará a entender y utilizar la grabación de asientos en Prana.

La grabación de asientos, te permite registrar manualmente todas las transacciones financieras de tu empresa, asegurando que la contabilidad refleje con precisión la actividad económica. Recuerda que los asientos que se generan automáticamente desde facturas, cobros, remesas no se pueden modificar. Si necesitas realizar cualquier cambio tienes que ir al documento que generó el asiento.

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Para activar la contabilidad tienes que acceder al Marketplace y activar el módulo de contabilidad.

               

Una vez activado el módulo de Contabilidad, puedes acceder al libro de diario gestionar los asientos contables, desde el menú lateral opción contabilidad y luego grabación de asientos.

Al entrar aparece el listado de asientos en el que  podremos filtrar por ejercicio o por un rango de fechas.  Las columnas del listado de son filtrables por su valores para localizar facilitar su localización. Otras acciones que podremos realizar en el listado de diario son:

                Nuevo Asiento: Accederá a la grabación de asientos

Importar Asientos: podremos descargar una Excel para realizar la importación. Esta opción está situada en Contabilidad – Libro de diario – Acciones – Importar.

 

Gestionar Plantillas: Las plantillas son útiles para registrar transacciones recurrentes (ej. nóminas, alquileres) que siempre involucran las mismas cuentas y distribuciones.

Para usarla, haz clic en el desplegable y selecciona la plantilla deseada. Al hacerlo, las líneas del asiento podrían rellenarse automáticamente.

Podrás grabar las plantillas de asientos desde la grabación de asientos pulsando el botón grabar plantilla.

 

Grabación de asientos – Guía rápida

 

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Cabecera del Asiento

Esta sección define las características generales del asiento que vas a registrar.

  • Plantilla:
    • Este campo te permite seleccionar una plantilla de asiento predefinida. Las plantillas son útiles para registrar transacciones recurrentes (ej. nóminas, alquileres) que siempre involucran las mismas cuentas y distribuciones.
    • Para usarla, haz clic en el desplegable y selecciona la plantilla deseada. Al hacerlo, las líneas del asiento podrían rellenarse automáticamente.
  • Fecha:
    • Por defecto, la fecha actual se rellena automáticamente.
    • Haz clic en el campo o en el icono de calendario para abrir un selector de fechas y elegir la fecha correcta para el asiento. Es crucial que esta fecha refleje cuándo ocurrió la transacción.

Líneas del Asiento

Esta es la sección principal donde se registran los movimientos de las cuentas contables. Un asiento contable debe tener al menos dos líneas: una para el cargo (Debe) y otra para el abono (Haber), y la suma del Debe ser igual a la suma del Haber.

Las columnas disponibles para cada línea son:

  • Cuenta:
    • Introduce el código o nombre de la cuenta contable afectada (ej. 430 para clientes, 621 para alquileres).
    • Al empezar a escribir, el sistema ofrecerá sugerencias de cuentas existentes.
    • Si usas el . (punto) al escribir automáticamente compensaremos con 0 para poner la cuenta. Ejemplo si escribimos en la cuenta 43.17, automáticamente Prana entenderá que quiere escribir 430000017 y te lo ofrecerá en el desplegable de búsqueda.

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    • Este campo es fundamental para clasificar la transacción.
  • Concepto:
    • Describe brevemente la naturaleza de la transacción (ej. Venta de mercancía, Pago factura proveedor, Cobro cliente X).
    • Este campo ayuda a entender el propósito del movimiento.
    • Si necesitas crear mas conceptos accede desde el menú de acciones del listado de diario.
  • Descripción:
    • Campo opcional para añadir más detalles sobre la transacción si el concepto no es suficiente. Puede incluir números de factura, referencias, etc.
  • Documento:
    • Introduce el número de documento asociado a la transacción (ej. número de factura de venta, número de recibo, número de albarán).
    • Ayuda a vincular el asiento contable con el documento físico o digital que lo respalda.
  • Debe:
    • Introduce el importe de la transacción que se carga a la cuenta seleccionada.
  • Haber:
    • Introduce el importe de la transacción que se abona a la cuenta seleccionada.
      Nota: si pulsamos la tecla + en el ampo debe o haber, Prana rellenara el asiento de forma automática con el importe necesario para que quede cuadrado.

Cómo Añadir Líneas:

  • + Añadir líneas: Haz clic en este botón para añadir al final de las líneas existentes, permitiéndote introducir más movimientos contables.

Nota: si dejemos en blanco el campo de concepto, descripción ,  documento repetiremos el contenido del apunte anterior.

Acciones sobre las Líneas (Menú de tres puntos …):

Al hacer clic en el icono de los tres puntos (verticales) al final de cada línea, se despliega un menú con las siguientes opciones:

  • Duplicar: Copia la línea actual con todos sus datos a una nueva línea debajo. Útil si necesitas registrar movimientos similares.
  • Eliminar: Elimina la línea seleccionada del asiento.

Al hacer clic en el icono de información de la parte izquierda de la línea de apuntes te aparecerá el saldo del a cuenta de la línea donde lo pulses.

3. Notas y Acciones

Esta sección te permite añadir comentarios adicionales al asiento y realizar las acciones finales.

  • Notas: Un campo de texto amplio donde puedes escribir cualquier información adicional relevante para el asiento que no encaje en las líneas o cabecera. Esto puede incluir explicaciones detalladas, recordatorios, o referencias internas.

Botones de Acción:

    • Cancelar: Descartará todos los cambios realizados en el asiento y cerrará la pantalla sin guardar.
    • Guardar y añadir nuevo: Guardará el asiento actual y automáticamente abrirá una nueva pantalla de Nuevo asiento contable para que puedas registrar otra transacción.
      • (Flecha desplegable junto a Guardar y añadir nuevo): Al hacer clic en esta flecha, tendrás varias opciones como guardar como plantilla y la opción Guardar que simplemente guarda el asiento y cierra la pantalla.

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Flujo de Trabajo para Registrar un Asiento:

  1. Abrir la Pantalla: Accede a la opción Nuevo asiento contable desde el listado del libro de diario.
  2. Establecer Fecha: Verifica que la fecha del asiento sea la correcta. Si no, ajústala.
  3. Seleccionar Plantilla (Opcional): Si la transacción es recurrente, selecciona una plantilla para rellenar automáticamente algunas líneas.
  4. Introducir Primera Línea:
    • Selecciona la Cuenta.
    • Introduce el Concepto y opcionalmente la Descripción y el Documento.
    • Introduce el Debe o el Haber para esta cuenta.
  5. Añadir Más Líneas: Haz clic en + Añadir líneas y repite el paso 4 para todas las cuentas afectadas por la transacción.
  6. Balancear el Asiento: Asegúrate de que la suma del Debe sea igual a la suma del Haber en la parte inferior. Si no cuadra, revisa los importes y las cuentas.
  7. Añadir Notas (Opcional): Si es necesario, escribe cualquier comentario en el campo Notas.
  8. Guardar el Asiento:
    • Si has terminado y no vas a registrar otro inmediatamente, usa el desplegable junto a Guardar y añadir nuevo y selecciona Guardar (si está disponible) o simplemente cierra la pantalla si solo hay una opción de guardado.
    • Si vas a registrar otro asiento, selecciona Guardar y añadir nuevo.

Consejos Adicionales:

  • Asiento cuadrado: Un asiento contable siempre debe estar cuadrado (Debe = Haber). Si intentas guardar un asiento descuadrado, el sistema te avisará. Como ayuda si pulsamos la tecla + en el campo debe o haber de la última línea, se rellenará la cantidad hasta cuadrar el siento.
  • Comprobación: Antes de guardar, revisa cuidadosamente todos los datos introducidos para evitar errores.
  • Cuentas: Familiarízate con tu plan de cuentas para seleccionar las cuentas correctas en cada transacción. Practica el uso del (. punto) para compensar ceros en las cuentas.
  • Períodos Contables: Asegúrate de que estás registrando los asientos en el período contable correcto.

Eliminar asientos

Desde el listado de diario puedes seleccionar uno o varios asientos y pulsar la papelera para eliminar el asiento. Siempre pediremos confirmación antes de borrar el asiento

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Balance de Situación

El balance de situación se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.

El balance de situación va preconfigurado en Prana en sus formatos Normal y Abreviado o Pyme.

Una vez que accedas al balance podrás realizar las siguientes acciones:

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación El contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior del balance y podrás ajustar el balance a un rango de fechas o periodo especifico.

Seleccionar tipo Balance: Pulsa sobre el desplegable de formato y mostraremos la lista de formatos disponible

Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener el balance en formato CSV, Excel o PDF.

Cuenta de Pérdidas y ganancias

La cuenta de pérdidas y ganancias se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.

El balance de situación va preconfigurado en Prana en sus formatos Normal y Abreviado o Pyme.

Una vez que accedas a la cuenta de pérdidas y ganancias podrás realizar las siguientes acciones:

Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior de la cuenta de pérdidas y ganancias y podrás ajustar a un rango de fechas o periodo especifico.

Seleccionar tipo cuenta de pérdidas y ganancias: Pulsa sobre el desplegable de formato y mostraremos la lista de formatos disponible

Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener la cuenta en formato CSV, Excel o PDF.

Balance de Sumas y Saldos

El balance de sumas y saldos se puede consultar accediendo al menú de contabilidad, situado en la barra de menú lateral.

Una vez que accedas al balance podrás realizar las siguientes acciones:Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación El contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Filtrar por periodos o fechas: Pulsa sobre los desplegables de fecha o periodo situados en la parte superior del balance y podrás ajustar el balance a un rango de fechas o periodo especifico.

Solo cuentas con saldo: En este desplegable tendremos la posibilidad de filtrar las cuentas que tienen saldo o todas.

Exportar: En el final de la línea tendrás el menú de acciones pulsando los tres puntos correspondientes al menú de acciones. Desde aquí podrás obtener el balance en formato CSV, Excel o PDF.

Cierre del ejercicio

Para acceder al formulario de Cierre del Ejercicio en Prana, sigue estos pasos:

  1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Contabilidad.
  2. Dentro del submenú, selecciona Libro de diario.
  3. En la parte superior derecha de la pantalla del libro de diario, haz clic en el botón de acciones
  4. Selecciona la opción Cierre del ejercicio.

Texto, Carta El contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Consideraciones

  • Reversibilidad: Aunque el ejercicio se cierra, puedes seguir introduciendo asientos. Sin embargo, será necesario regenerar el asiento de cierre si realizas modificaciones.
  • Automatización: El proceso genera también el asiento de apertura del siguiente ejercicio de forma automática.
  • Precaución: Asegúrate de haber registrado todos los apuntes antes de proceder con el cierre.

Plantillas de Asientos

Prana te permite guardar plantillas de asientos desde la grabación de asientos , para que luego puedas usarlos en futuros asientos. Las plantillas guardan datos como las cuentas, descripciones, conceptos. Usa plantillas cuando quieras guardar estructuras de asientos complejas o repetitivas.

Sigue estos pasos para guardar una plantilla.

Ve a la barra de menú y pulsa contabilidad, luego en libro de diario y sitúate en el asiento del que quieras obtener una plantilla.

Despliega el botón situado bajo a la derecha del formulario de grabación de asientos y pulsa la opción guardar como plantilla. Aparecerá un formulario para poner el nombre de la plantilla y si lo deseas añadir o modificar alguna línea de la plantilla, finalmente pulsa guardar.

Para usar las plantillas de asientos, cuando este en un nuevo asiento, pulsa en el desplegable situado en la parte superior del formulario.

Otras especificaciones contables

Recuerda que puedas configurar las cuentas contables de los clientes y proveedores en su ficha, además de las cuentas de ventas y compras. Estas cuentas se aplicarán antes que las cuentas de la configuración de contabilidad.

Las cuentas de clientes y proveedores se añadirán automáticamente al crearlos, utilizando los prefijos definidos en la configuración contable, por defecto 4300 para clientes y 4000 para proveedores. Se pueden cambiar en cualquier momento.

Articles

Gestiona tu contabilidad

📒 Contabilidad: El corazón financiero de tu negocio

En Prana, la contabilidad no es solo para expertos. Hemos diseñado un módulo que trabaja en silencio mientras tú facturas, pero que te da todo el control cuando necesitas «bajar al barro» y hacer asientos manuales.

Desde el cierre del ejercicio hasta el día a día, aquí tienes tu guía para llevar los números al día.

1. Enciende el motor: Activación y Configuración ⚙️

Lo primero es habilitar el módulo.

  1. Ve al Marketplace (menú de tu cuenta).

  2. Busca Contabilidad y dale a Contratar/Probar.

  3. ¡Listo! Prana configura los parámetros básicos por ti.

Ajusta la maquinaria a tu gusto

Para que todo cuadre con tu plan contable (o el de tu asesor), ve a Configuración → Contabilidad. Aquí tienes 3 pestañas clave:

  • Ejercicios: Aquí abres y gestionas los años fiscales. Puedes bloquear un año cerrado para que nadie toque nada por error.

  • Cuentas: Define la «longitud» de tus cuentas.

    • Ejemplo: Si pones 10 dígitos, tus cuentas se verán como 4300000001.

    • Lo mejor: Puedes cambiar esto cuando quieras, Prana se adapta. También defines aquí los prefijos automáticos para clientes (430) y proveedores (400).

  • Conceptos: Crea los textos predefinidos para tus asientos automáticos.

2. El Libro Diario: Tu bitácora financiera 📖

Para ver todo lo que ocurre en tu empresa, ve a Contabilidad → Libro Diario. Aquí verás el listado de todos tus asientos. Puedes filtrar por fechas, ejercicio o buscar importes concretos.

🛑 Regla de Oro: Los Automáticos NO se tocan. Prana genera asientos automáticamente cuando creas una factura o registras un cobro.

  • Estos asientos no se pueden modificar desde aquí.

  • ¿Por qué? Para mantener la coherencia. Si quieres cambiar un asiento de venta, ve a la factura original y modifícala allí. El asiento se actualizará solo.

3. Grabación de Asientos Manuales (Modo Experto) ✍️

Para nóminas, préstamos, ajustes o impuestos, necesitarás crear asientos manuales. Pulsa en «Nuevo Asiento» y descubre la potencia de Prana.

Los Trucos de Magia (Atajos) ✨

Hemos escondido un par de secretos para que vueles introduciendo datos:

  1. El truco del Punto (.) en las Cuentas: No escribas 4300000017. Es muy largo y puedes fallar con los ceros. Simplemente escribe 43.17. Prana entenderá que quieres rellenar con ceros el centro y buscará la cuenta exacta. ¡Pruébalo!

  2. El truco del Más (+) para cuadrar: ¿Te da pereza calcular el saldo para cuadrar el asiento? Sitúate en el Debe o Haber de la última línea y pulsa la tecla +. Prana calculará la diferencia y rellenará el importe exacto para que el asiento quede cuadrado.

Estructura del Asiento

  • Cabecera: Fecha del asiento.

  • Líneas:

    • Cuenta: Usa el truco del punto o busca por nombre (ej: «Alquiler»).

    • Debe / Haber: Introduce los importes.

    • Documento: Vincula el número de papel físico si lo tienes.

  • Acciones de línea: Usa los tres puntitos ... al final de la línea para Duplicar (muy útil) o Eliminar una línea.

💡 ¿Necesitas saber el saldo? Pulsa el icono de información (i) a la izquierda de cada línea. Te mostraremos el saldo actual de esa cuenta sin salir del asiento.

4. Automatización: Las Plantillas 🤖

¿Todos los meses metes el asiento de la nómina o del alquiler y es siempre igual? No pierdas el tiempo.

  1. Crea el asiento una vez.

  2. Antes de salir, en el botón de guardar (abajo derecha), despliega la flechita y elige «Guardar como plantilla».

  3. Ponle nombre (ej: «Nóminas»).

La próxima vez, al entrar en «Nuevo Asiento», selecciona «Nóminas» en el desplegable superior y el asiento se rellenará solo.

5. Informes: La salud de tu empresa 📊

Tu asesor (y tú) necesitáis ver la foto completa. En el menú lateral de Contabilidad tienes acceso directo a:

  1. Balance de Situación: Activos y Pasivos. Elige entre modelo Normal o Pyme.

  2. Pérdidas y Ganancias: ¿Ganamos o perdemos dinero?

  3. Sumas y Saldos: Para comprobar que no hay cuentas descuadradas.

📥 Exportar es poder: En todos estos informes, usa el botón de acciones (tres puntos) para descargarlos en Excel, PDF o CSV. Ideales para enviar a tu asesoría o analizar en detalle.

6. El Cierre del Ejercicio (Sin miedos) 🏁

Llega final de año. Toca cerrar.

  1. Ve a Libro Diario.

  2. Botón Acciones (arriba derecha) → Cierre del ejercicio.

Prana hará dos cosas automáticamente:

  1. Generar el asiento de regularización y cierre.

  2. Generar el asiento de apertura del año siguiente.

🔄 ¿Y si me he olvidado una factura? No pasa nada. El cierre en Prana es reversible. Puedes meter la factura olvidada y volver a ejecutar el proceso de cierre. Prana regenerará los asientos de cierre y apertura con los datos actualizados.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Contabilidad)

1. ¿Puedo cambiar la cuenta contable de un cliente específico? Sí. Aunque en la configuración general definas que los clientes van a la 4300, puedes entrar en la ficha de un cliente concreto y asignarle una cuenta propia (ej: 4300000555). Prana siempre priorizará la cuenta de la ficha del cliente.

2. ¿Qué pasa si borro un asiento manual? Si lo borras (icono papelera en el diario), desaparece y los saldos se actualizan. Prana siempre te pedirá confirmación antes de hacerlo.

3. ¿Cómo sé si un asiento está descuadrado? Prana no te dejará guardarlo. El sistema te avisará si el Debe no suma lo mismo que el Haber. Usa el truco de la tecla + para cuadrarlo rápido.

4. ¿Puedo importar asientos desde otro programa? Sí. En el Libro Diario, ve a Acciones → Importar. Tienes una plantilla Excel para volcar datos masivos de tu antiguo software.

Cuentas claras, negocio sano

Usa los atajos, automatiza con plantillas y mantén tu contabilidad al día con el mínimo esfuerzo. 🤝

Gestión de Activos

🏗️ Tus Bienes Controlados: Gestión de Activos y Amortizaciones

Tu ordenador, el mobiliario de la oficina, la maquinaria… Todo eso son bienes que tu empresa posee y que pierden valor con el tiempo. Llevar ese control en un Excel aparte es cosa del pasado.

El módulo de Activos de Prana te permite registrar tus bienes, adjuntarles una foto para localizarlos y, lo mejor de todo, generar los asientos de amortización automáticamente con un clic.

💎 Nota de Disponibilidad: Esta funcionalidad avanzada está disponible exclusivamente a partir del Plan VITAL. Si tienes el Plan Esencial, no verás este menú. Necesitarás subir de plan para desbloquear la gestión automatizada de inmovilizado.

1. El Panel de Control 🖥️

Para ver todo lo que tienes, ve a Contabilidad → Activos. Aquí verás tu inventario completo: qué es, cuánto costó, cuánto llevas amortizado y si está activo o dado de baja.

🚀 Acciones Rápidas: Desde el botón Acciones (arriba a la derecha), puedes Exportar a Excel tu listado o Importar activos masivamente si vienes de otro programa.

2. Registrar un Nuevo Activo (El Nacimiento) 🌱

¿Has comprado un nuevo servidor o una furgoneta? Vamos a darlo de alta. Pulsa en «Añadir activo» y rellena la ficha:

A. Datos Básicos

  • Descripción: ¿Qué es? (ej: «MacBook Pro Diseño»).

  • Fecha de Compra y Proveedor: Datos obligatorios para el control.

  • Importe (Valor inicial): Cuánto te costó (sin IVA).

  • Foto: ¡Sí! Puedes subir una imagen del activo para identificarlo visualmente en la ficha.

B. Configura la «Magia» (La Amortización) 📉

Al pulsar continuar, Prana te pedirá las reglas del juego para calcular el desgaste:

  1. Fecha de Inicio: ¿Cuándo empieza a amortizar?

  2. Coeficiente (%): ¿Qué porcentaje pierde de valor al año?

  3. Periodo (Años): ¿En cuántos años se amortiza?

  4. Cuentas Contables: Dile a Prana a qué cuentas debe llevar el gasto (681…) y la acumulada (281…).

Finalmente, pulsa Calcular. Prana generará automáticamente la Tabla de Amortización completa, año a año, hasta el final de la vida útil del bien.

3. El día a día: Amortizar es un clic 🖱️

Ya tienes la tabla calculada. Ahora, ¿cómo llevas eso a la contabilidad? Tienes dos formas de hacerlo:

Opción A: Uno a uno (Artesanal)

Entra en la ficha del activo. Verás la tabla con todos los periodos pendientes.

  • Para Amortizar: Pulsa el botón/icono de amortizar en la línea del año correspondiente. Prana genera el asiento al instante.

  • Para Revertir: ¿Te has equivocado? Si el ejercicio no está bloqueado, vuelve a pulsar el mismo icono y Prana deshará el asiento.

Opción B: Amortización Masiva (Productividad Pura) 🚀

No vayas activo por activo. Hazlo todo de golpe.

  1. En el listado general, selecciona los activos (o todos) con el check de la izquierda.

  2. Pulsa el botón Amortizar que aparecerá arriba.

  3. Elige el periodo (ej: 2024).

Prana es listo: Si seleccionas todos tus activos, el sistema detectará cuáles ya están amortizados en ese año y los ignorará, generando el asiento solo para los que falten. ¡Sin duplicados!

4. Gestión de Estado: Activar y Desactivar 🚦

A veces vendes un bien, se rompe o simplemente ya no sirve.

  • Desde el listado, puedes seleccionar activos y usar la acción Desactivar.

  • Un activo inactivo se ignora en los procesos de amortización automática, pero queda guardado en tu histórico para consultas futuras.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Activos)

1. No encuentro el menú «Activos» en mi Prana. ¿Dónde está? Si no lo ves, es probable que tengas contratado el Plan Esencial. La gestión de Activos es una herramienta potente incluida solo en el Plan VITAL o superior. Contacta con nosotros si quieres mejorar tu plan.

2. ¿Prana hace los asientos contables solo? Sí. En base a las cuentas (Gasto y Acumulada) que configuraste al crear el activo, Prana genera el asiento perfecto en el Libro Diario cada vez que pulsas «Amortizar».

3. ¿Qué pasa si intento amortizar un año que ya está cerrado? Seguridad ante todo. Si el ejercicio contable está bloqueado en la configuración, Prana no te dejará ni generar ni revertir amortizaciones en esa fecha. Primero tendrás que desbloquear el ejercicio.

4. ¿Puedo cambiar el valor de compra una vez creado? Campos críticos como la fecha de compra o el valor inicial quedan protegidos para no romper la coherencia contable. Si te has equivocado al darlo de alta, lo mejor es borrarlo y crearlo de nuevo correctamente (siempre que no tenga amortizaciones contabilizadas).

5. ¿Qué cuentas contables necesito? Necesitas tres:

  1. Cuenta de Inmovilizado: Donde está el activo (Grupo 2).

  2. Cuenta de Gasto: Donde va la pérdida de valor anual (Grupo 68).

  3. Cuenta de Amortización Acumulada: Donde se suma el desgaste (Grupo 28). Si tienes dudas, tu asesor te dará los códigos exactos en un minuto.

Tu patrimonio, al día

Olvídate de las hojas de cálculo complejas. Pásate al Plan VITAL, registra tu activo y deja que Prana se ocupe de los asientos. 🏚️➡️🏢

Tu asesoría en prana

🤝 Tu Asesoría y Tú: Equipo Ganador (y Gratis)

Sabemos que tu asesor fiscal es tu copiloto. Necesita tus facturas para presentar los impuestos y tú necesitas que él tenga los datos a tiempo. Para que dejéis de enviaros emails con excels y zips, en Prana hemos incluido algo que os va a encantar a los dos.

Una licencia GRATUITA para tu asesor. Sin coste extra, sin letra pequeña. Queremos que tu gestor entre, coja lo que necesite (facturas, modelos, listados) y tú te dediques a vender.

1. ¿Cómo le abro la puerta? 📩

Invitarle es cuestión de un minuto. Sigue estos pasos:

  1. Ve al Menú de tu cuenta (arriba a la derecha, donde suele estar tu foto o iniciales).

  2. Haz clic en la opción «Invitar Asesoría».

  3. Se abrirá una ventana sencilla. Rellena los datos de tu gestor (los campos con asterisco son obligatorios).

👮‍♂️ Elige sus superpoderes (Roles)

Aquí es donde decides cuánto mando le das en tu Prana. Tienes dos opciones:

  • Asesor Administrador (Manos a la obra):

    • ¿Qué puede hacer? Casi todo. Puede crear facturas, registrar gastos, dar de alta clientes…

    • Ideal para: Asesorías que te llevan la contabilidad al día y te ayudan metiendo datos en el programa.

  • Asesor Consulta (Solo mirar):

    • ¿Qué puede hacer? Ver y descargar. Puede consultar todas tus ventas y gastos y exportar la información para sus programas, pero no puede tocar, borrar ni crear nada.

    • Ideal para: Asesorías que solo entran para sacar los datos del trimestre y presentar los impuestos.

✍️ Un toque personal: Antes de enviar, puedes personalizar el mensaje del email. Escribe algo como «Hola, aquí tienes el acceso a mi facturación para el cierre del trimestre». Pulsa Enviar Invitación y listo. Recibirán un email con el acceso inmediato.

2. Cambios y Despedidas: Tú tienes el control control 🛡️

¿Has cambiado de gestoría? ¿Ya no necesitas que accedan? No te preocupes, el dueño de los datos eres tú.

  1. Vuelve al menú de tu cuenta y clica en «Invitar Asesoría».

  2. Verás los datos de tu asesor actual.

Opción A: Cortar el acceso (Dar de baja)

Si pulsas el botón «Dar de baja», la desvinculación es inmediata. Desde ese mismo segundo, esa asesoría ya no podrá entrar en tu cuenta ni ver tus datos.

Opción B: Cambio de fichaje (Modificar)

Si cambias de asesor, no hace falta que des de baja al antiguo y luego invites al nuevo. Simplemente modifica los datos (nombre y email del nuevo asesor) y pulsa «Enviar invitación».

  • Prana le quitará el acceso al antiguo.

  • Prana le enviará las llaves nuevas al actual. Todo en un solo paso.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Asesorías)

1. ¿Mi asesor tiene que pagar algo por entrar? No. Rotundamente no. La licencia de acceso para colaboradores es 100% gratuita tanto para ti como para ellos.

2. ¿Cuántos asesores puedo invitar? Tienes una licencia de asesoría disponible por cada empresa o negocio que tengas en Prana. Es decir, un invitado por empresa.

3. ¿Puede mi asesor ver mis datos bancarios o contraseñas? No. Tu asesor accede a la parte de gestión (ventas, compras, tesorería, contabilidad…) para hacer su trabajo fiscal, pero no tiene acceso a tu configuración de pago de la suscripción de Prana ni a tus credenciales personales.

4. ¿Si le doy permiso de «Solo Consulta», puede descargar las facturas? Sí. Ese es el objetivo. Puede filtrar por fechas, descargar los PDFs de las facturas o exportar los Excel necesarios para presentar el IVA, pero no podrá modificar una factura si te has equivocado (eso te tocaría a ti).

5. Mi asesor usa A3 o Sage, ¿le sirve Prana? ¡Y tanto! Recuérdale que Prana tiene conectores y exportaciones compatibles con los principales programas contables del mercado. Su trabajo será mucho más rápido.

Conecta y olvídate

Invita a tu asesor hoy mismo y deja que Prana haga de puente entre tu negocio y tus impuestos. 🤝

Integraciones

Articles

Conector Prestashop

🚀 Tu tienda PrestaShop y Prana: ¡El dúo dinámico!

¿Vendes online con PrestaShop? Genial. Ahora imagina que todas esas ventas, clientes y productos aterrizan automáticamente en tu gestión de Prana, sin que tengas que picar datos a mano.

Eso es exactamente lo que hace nuestro Conector PrestaShop. Olvídate de duplicar trabajo y céntrate en vender. Aquí te explicamos cómo ponerlo en marcha en cinco sencillos pasos.

1. ¡Hazte con el superpoder! 🛒

Lo primero es activar el módulo.

  1. Dirígete al Marketplace desde el menú principal de Prana.

  2. Busca el módulo «Conector PrestaShop».

  3. ¡Pruébalo gratis! Tienes 15 días de prueba gratuita para ver la magia en acción sin compromiso.

  4. Pasado ese tiempo, el precio se adapta a ti: puedes pagar 10€ al mes por tienda o, si prefieres olvidarte todo el año, 100€ anuales por tienda.

2. Tu centro de mando: Añadir tu tienda 🏠

Una vez adquirido el módulo, accederás a la pantalla de configuración de la «Integración PrestaShop». Aquí verás el listado de tus tiendas conectadas (¡puedes añadir tantas como licencias hayas contratado!).

¿Empezamos? Haz clic en el botón azul «+ Añadir tienda» situado arriba a la derecha.

3. Configura cómo aterrizan tus ventas 🛬

Se abrirá una ventana muy sencilla («Nueva tienda») donde le diremos a Prana cómo debe tratar la información que viene de tu ecommerce.

En Prana nos gusta ponértelo fácil, solo tienes que decidir un par de cosas:

  • Nombre de la tienda: Ponle un nombre para identificarla rápidamente (ej: «Mi Boutique Online»).

  • Serie de facturación: Elige en qué serie de Prana quieres que se guarden estos documentos (ej: la serie «F» de Facturas).

  • Convertir ventas en: ¡Esta es clave! ¿Cómo quieres que entren los pedidos de PrestaShop en Prana? Tú eliges: Factura (Borrador), Pedido o Albarán.

    💡 Ojo: Las opciones de que entren directamente como «Pedido» o «Albarán» solo estarán disponibles si tienes contratado también el módulo de Almacén en Prana.

  • ¿Crear productos? (Checkbox): Marca esta casilla y déjanos trabajar. Si entra una venta de PrestaShop con un producto que no existe todavía en Prana, ¡lo creamos automáticamente! Si ya existe, simplemente lo enlazamos en la venta. Así tendrás tus estadísticas siempre perfectas y sabrás qué productos triunfan.

Una vez configurado, dale a Guardar.

⚠️ La Regla de Oro del Flujo de Datos:
Es vital que recuerdes esto: La información viaja en una sola dirección: De PrestaShop ➡️ hacia Prana.
Una vez que una venta «cae» en Prana, ya está registrada. Si posteriormente haces cambios en ese pedido dentro de PrestaShop, no se modificarán automáticamente en Prana (a menos que borres el documento en Prana y fuerces el reenvío desde PrestaShop).

4. Tus llaves secretas 🔑

Al guardar tu tienda en el paso anterior, verás que aparece en tu listado con el estado «Activa». Fíjate bien, porque Prana le ha asignado dos datos vitales que necesitarás ahora mismo:

  1. Clave de la API

  2. Código de la tienda

Cópialos o tenlos a mano (usa el iconito de copiar al lado de cada uno), ¡son el pasaporte para el paso final!

5. El toque final en PrestaShop 🧩

Ya casi estamos. Ahora solo falta decirle a tu tienda online que empiece a hablar con Prana. Es tan fácil como instalar cualquier otro módulo en PrestaShop.

  1. En la pantalla principal del conector en Prana, pulsa el botón «Guía de instalación».

  2. Se abrirá un paso a paso súper visual. Descarga el archivo del módulo desde el enlace que te facilitamos allí.

  3. Ve al panel de administración de tu PrestaShop, navega a «Módulos y Servicios» y haz clic en «Añadir nuevo módulo» para subir el archivo que acabas de descargar.

  4. Una vez instalado en PrestaShop, entra en la configuración del módulo y pega las llaves secretas (Clave API y Código de tienda) que conseguiste en el paso 4.

¡Y listo! 🎉 A partir de ahora, relájate y mira cómo tus ventas online fluyen directamente a tu gestión en Prana. ¡A vender se ha dicho!

TicketBAI

🟢 TicketBAI: Cumple con la Hacienda Foral sin dolores de cabeza

Sabemos que las obligaciones fiscales en el País Vasco imponen respeto. Pero en Prana nos encanta ponértelo fácil. Hemos diseñado nuestro módulo de TicketBAI para que cumplir la ley sea automático, transparente y sin fricciones.

Olvídate de certificados complejos y errores técnicos. Tú sigue vendiendo, que nosotros nos encargamos de hablar con la Diputación.

1. Activación: Gratis y en un clic 🚀

Para empezar a usarlo, necesitas encender el motor.

  1. Ve al menú Empresa → Marketplace.

  2. Busca la tarjeta TicketBAI.

  3. Pulsa Comprar (¡Tranquilo, es totalmente gratuito!).

  4. Pulsa en Comenzar y te llevaremos de la mano a la configuración.

2. Configura tu perfil fiscal ⚙️

Para que Hacienda sepa quién eres, necesitamos rellenar unos datos básicos. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

  • Tipo de empresa: ¿Eres Autónomo (Física) o Sociedad (Jurídica)?

  • Hacienda Foral: Selecciona tu diputación: Guipúzcoa o Álava. (Vizcaya estará disponible próximamente).

  • Tus Datos: CIF y Nombre Fiscal.

⚠️ Atención usuarios de ÁLAVA: Si perteneces a la Hacienda de Álava, la activación no es inmediata. La normativa exige un trámite administrativo previo para que podamos presentar facturas por ti. Rellena los datos y nuestro equipo de soporte contactará contigo para guiarte en ese paso extra.

El Acuerdo de Representación (Tu salvavidas) 🤝

Aquí viene la mejor parte. En el apartado de «Datos del Representado» te pedimos tu información personal. ¿Por qué?

Porque en Prana actuamos como Colaborador Social. Esto significa que no necesitas instalar tu propio certificado digital ni pelearte con configuraciones técnicas en tu navegador. Nosotros firmamos y enviamos las facturas en tu nombre, de forma 100% legal y segura.

  • Simplemente rellena tus datos (si eres autónomo, suelen ser los mismos que los de tu negocio).

  • Acepta el acuerdo y pulsa Activar.

¡Listo! Prana ya es tu representante oficial ante TicketBAI.

3. Facturando con TicketBAI: El día a día 🧾

Una vez activo, verás que tu proceso de facturación apenas cambia. Todo es fluido:

  1. Crea tu factura: Ve a Ventas y crea una factura nueva como siempre.

  2. El apartado TicketBAI: Verás una nueva sección en la factura con los datos requeridos por la Hacienda Foral. Prana los rellena automáticamente, pero puedes editarlos si esa operación tiene alguna peculiaridad.

  3. Guarda el Borrador: Al principio, la factura se guarda en estado «Borrador» para que puedas revisarla.

El momento de la verdad: Presentar

Cuando estés seguro de que la factura está perfecta:

  1. Entra en la previsualización de la factura.

  2. Pulsa el botón «Presentar a TicketBAI».

En ese instante, Prana conecta con Hacienda. Si todo va bien:

  • La factura queda Confirmada y se le asigna su número legal.

  • Se genera el código QR oficial en el documento.

  • La factura pasa a estado «Presentada».

4. Control de Errores y Estados 🚦

¿Qué pasa si algo falla? No te dejamos a ciegas. Puedes ver el estado de cada documento en el listado de facturas (columna Estado TicketBAI) o dentro de la propia factura.

  • ✅ Éxito: Todo correcto, QR generado.

  • ❌ Error: Si Hacienda rechaza la factura, verás el motivo exacto en la barra lateral derecha (ej: «Código postal del cliente incorrecto»). Corrige el dato y vuelve a presentar.

🧪 Nota para usuarios en periodo de prueba (Trial): Si estás probando Prana y aún no has contratado un plan, verás el botón de TicketBAI pero no podrás presentar facturas reales. Por razones de seguridad legal, el envío a Hacienda solo está habilitado para cuentas activas y verificadas.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (TicketBAI)

1. ¿Necesito tener mi certificado digital instalado en el ordenador? No. Gracias al Acuerdo de Representación, Prana utiliza su propio certificado de Colaborador Social para firmar por ti. Es mucho más cómodo y seguro.

2. ¿Puedo modificar una factura una vez presentada a TicketBAI? No. La normativa TicketBAI es estricta: una vez que la factura tiene código QR y huella (TBAI), es inalterable. Si te has equivocado, deberás hacer una Factura Rectificativa.

3. Soy de Vizcaya, ¿puedo usarlo? Estamos ultimando los detalles técnicos para Vizcaya (Batuz). De momento está disponible para Guipúzcoa y Álava. Te avisaremos en cuanto esté listo.

4. ¿Qué hago si me sale un error al presentar? Lee el mensaje de error en la barra lateral. Suelen ser muy descriptivos (falta el NIF, dirección incompleta…). Corrige el dato en la ficha del cliente o en la factura y pulsa «Presentar» de nuevo.

5. ¿Dónde puedo ver el acuerdo que he firmado? Siempre puedes descargar una copia del acuerdo de representación desde la configuración del módulo de TicketBAI.

Duerme tranquilo en el Norte

Tú ocúpate de tu negocio, que nosotros nos ocupamos de que la Hacienda Foral esté contenta. 🤝

Enlace A3

🔗 Conecta con tu Asesor: Guía del Conector A3

En Prana sabemos que la contabilidad es un deporte de equipo entre tú y tu asesor. Si ellos trabajan con herramientas de Wolters Kluwer (A3CON, A3ECO, A3ASESOR…), tenemos buenas noticias: hablar su mismo idioma es facilísimo.

Con nuestro Conector A3 (totalmente gratuito), podrás generar el famoso archivo suenlace.dat con todos tus asientos, IVA repercutido y soportado, listo para que tu asesor lo importe en segundos.

1. Antes de empezar: El Kit Básico 🧰

Para que la magia funcione, solo necesitas dos cosas:

  1. El Módulo de Contabilidad: Es el motor de todo. Debes tenerlo activo en Prana para generar asientos.

  2. El Conector A3:

    • Ve al Marketplace desde el menú principal.

    • Busca la tarjeta «Conector A3».

    • Dale a «Adquirir». ¡Tranquilo, es gratis! 🆓

2. Generando el enlace en 3 pasos ⚡

Una vez instalado, el conector vive dentro de tu contabilidad. Sigue esta ruta: 📍 Ve a Contabilidad → Libro Diario → Botón «Acciones» (arriba a la derecha) → Exportación a A3.

Ya estás en la pantalla de lanzamiento. Ahora solo rellena los datos:

A. Elige el periodo 📅

Selecciona las fechas que quieres enviar (ej: del 01/01 al 31/03 para el primer trimestre). Prana empaquetará todo lo ocurrido en ese rango.

B. El Código de Empresa (¡Vital!) 🔢

Aquí es donde no puedes fallar. A3 necesita identificar quién eres mediante un código numérico.

💡 La Regla de los 5 Dígitos: Para que el archivo funcione, el código debe tener siempre 5 dígitos.

  • Si tu código en A3 es el 123 ➡️ Escribe 00123.

  • Si tu código es el 45 ➡️ Escribe 00045.

  • Rellena siempre con ceros a la izquierda.

C. ¿Es la primera vez o una corrección? 🔄

  • Si es el primer envío: Déjalo tal cual.

  • Si estás corrigiendo datos: Si ya enviaste este trimestre pero has modificado algún asiento y necesitas enviarlo de nuevo, marca la casilla «Volver a enviar». Esto fuerza al sistema a regenerar el fichero completo con los datos frescos (así tu asesor machacará los datos viejos con los buenos).

¡Dale al botón de confirmar y listo! El archivo suenlace.dat se descargará en tu ordenador, preparado para enviárselo a tu asesor.

3. Control total: Historial de envíos 📜

¿No recuerdas si ya enviaste el segundo trimestre? No hace falta que busques en tus emails sentados.

En la misma pantalla del conector, tienes un listado con el historial de todas tus exportaciones. Podrás ver:

  • Cuándo se hizo (fecha y hora).

  • Qué periodo abarcaba.

  • Si fue un reenvío o un original.

  • Qué código de empresa usaste.

Así siempre sabrás qué información ha salido de Prana y cuándo.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (Conector A3)

Resolvemos las dudas típicas para que tu cierre contable sea una balsa de aceite:

1. ¿Cuánto cuesta este módulo? Cero. Nada. Es una herramienta fundamental para tu gestión, así que el Conector A3 es gratuito para todos los usuarios que tengan el módulo de Contabilidad.

2. Mi asesor me dice que el fichero no carga, ¿qué puede ser? El 99% de las veces es el Código de Empresa. Asegúrate de haber puesto los ceros a la izquierda hasta completar los 5 dígitos (ej: 00123). Confirma con tu asesor cuál es tu código exacto en su programa A3.

3. ¿Qué datos viajan en ese archivo? Viaja todo lo necesario: Asientos manuales, registros de IVA repercutido (ventas) y soportado (compras). Todo formateado para que A3 lo entienda a la primera.

4. ¿Puedo exportar varias veces el mismo día? ¡Sin límite! Puedes generar tantos ficheros como necesites. Si te has equivocado en una fecha, simplemente repite el proceso.

5. ¿Dónde se guarda el archivo? Como cualquier descarga de internet, el fichero suenlace.dat se guardará automáticamente en la carpeta de «Descargas» de tu navegador o de tu ordenador. Desde allí puedes adjuntarlo en un email o subirlo a la nube de tu asesoría.

¡Tu asesor te lo agradecerá!

Olvídate de imprimir listados o pasar Excels complicados. Conecta, exporta y sigue dedicándote a tu negocio. 🤝

TPV

🛒 Tu Tienda Física Conectada: Guía Completa del TPV

¿Vendes cara al público? Olvídate de tener un programa para la tienda y otro para la facturación. Con el TPV de Prana, todo ocurre en el mismo sitio. Vendes en el mostrador y, automáticamente, se actualiza tu stock, tu caja y tu contabilidad.

1. Antes de empezar: Los Cimientos 🏗️

Para que el TPV funcione suave como la seda, necesitas dos cosas básicas en Prana:

  1. Tus Artículos: Tienen que existir en Catálogo → Productos.

  2. Una Tarifa con IVA Incluido: El TPV vende al consumidor final, así que necesita precios finales.

    • ¿No tienes una? Tranquilo, al contratar el módulo, Prana creará una tarifa especial para ti. Solo tendrás que ponerle precio a los productos.

2. Contratación y Primera Configuración ⚙️

  1. Ve al Marketplace y busca el módulo TPV.

  2. Elige tu tamaño: Selecciona cuántas Tiendas físicas tienes. (Dentro de cada tienda podrás tener varias cajas).

  3. Modo Prueba: Si solo quieres curiosear, activa el modo prueba.

Configura tu Tienda

Una vez activo, ve a Configuración (Menú lateral) → TPV. Aquí definirás la estructura de tu negocio físico:

  • Añadir Tienda: Ponle nombre, asígnale un Almacén (de donde se restará el stock) y la Tarifa de precios que usará.

  • 🔑 Tu Llave Maestra: Al guardar, Prana te dará una URL (dirección web) y una contraseña de administrador.

    • Guarda esto bien: Es el acceso a la «trastienda» o panel de control de tu TPV.

3. El Panel de Control (Administración del TPV) 🛠️

Para configurar empleados, tickets y cajas, no lo haces desde Prana, sino desde la URL del TPV que acabas de obtener, entrando como usuario admin.

A. Empleados (¿Quién vende?) 👤

Ve a TPV → Empleados. Crea un usuario para cada vendedor. Esto es vital para saber quién ha hecho qué ticket.

  • Permisos: ¿Puede este empleado hacer descuentos? ¿Puede cambiar precios? ¿Puede ver el total de la caja o queremos que haga un cierre ciego (sin saber cuánto debería haber)? Tú decides.

B. Tiendas y Cajas (El corazón) 🖥️

Ve a TPV → Tiendas y Cajas. Aquí personalizas la experiencia:

  • Ticket: Configura la cabecera (Tu logo, CIF, dirección) y el pie (ej: «¡Gracias por su visita!» o política de devoluciones).

  • Las Cajas: Por defecto tienes 5 cajas disponibles.

    • ⚠️ IMPORTANTE: Debes asignar una contraseña numérica a cada caja para que los vendedores puedan entrar a vender.

    • Formas de Pago: Decide qué caja acepta efectivo, tarjeta o ambas.

C. Instala la App (Recomendado) 📲

Aunque puedes vender desde el navegador (Chrome, Edge…), para que la impresora de tickets y el cajón portamonedas funcionen perfectos, te recomendamos usar nuestra App de Escritorio.

  • En el panel de control, pulsa «Descargar aplicación», instálala y listo.

4. ¡A Vender! El TPV en acción 💸

Abre la aplicación o la web del TPV, elige tu caja e introduce tu contraseña.

Paso 1: Abrir la Caja 🔓

No puedes vender si la caja está cerrada.

  1. Pulsa en el botón Caja (abajo a la izquierda).

  2. Indica con cuánto dinero empiezas el día (Fondo de caja).

  3. Pulsa Abrir.

Paso 2: La Venta (Rápida y Furiosa) ⚡

  • Buscar: Usa el buscador superior o, mejor aún, dispara tu lector de códigos de barras. El producto se sumará al ticket al instante.

  • Modificar: Usa los botones + y - para cantidad, o pulsa sobre la línea para aplicar un descuento o cambiar el precio (si tienes permiso).

  • Cobrar: Pulsa el botón gigante de PAGAR.

    • ¿Pago mixto? ¡Sin problema! Cobra 20€ en Efectivo y el resto en Tarjeta. El sistema lo gestiona solo.

  • Finalizar: Al completar el pago, sale el ticket y se abre el cajón.

Paso 3: Devoluciones ↩️

No sufras con los cambios.

  1. Pulsa «Nueva Devolución».

  2. Busca el ticket original (por número, fecha o escaneando el producto).

  3. Selecciona qué se devuelve y cómo le devuelves el dinero (Efectivo, Vale…). Todo queda trazado.

5. Cierre de Caja (El momento de la verdad) 🌙

Acaba el turno. Es hora de cuadrar.

  1. Ve al menú Caja.

  2. Cuenta el dinero físico que tienes.

  3. Introduce la cantidad en el TPV y pulsa Cerrar Caja.

  4. El sistema te dirá si cuadra (Diferencia 0) o si falta/sobra dinero.

    • Nota: Una vez cerrada, no hay vuelta atrás. Ese arqueo se guarda para siempre.

🛑 Solución de Problemas Comunes

🔐 «Máquina no autorizada»

Esto pasa cuando intentas abrir una caja en un ordenador distinto al habitual. Por seguridad, una caja se «casa» con un ordenador.

  • Solución: Entra al Panel de Control (Admin) → Tiendas y Cajas → Baja hasta el listado de cajas y pulsa el icono de la Llave para «liberar» la caja. Ya puedes usarla en el nuevo equipo.

🚫 «No hay apertura de caja»

El sistema no te deja vender.

  • Solución: ¡Es que no has abierto el turno! Ve a Caja → Abrir Caja.

🙋‍♀️ Preguntas Frecuentes (TPV)

1. ¿Si vendo algo en el TPV, se descuenta del stock en Prana? ¡Al instante! Están conectados en tiempo real. Si vendes la última unidad en tienda, en la web aparecerá como agotado.

2. ¿Cumple con TicketBAI y VeriFactu? Sí, al 100%. El TPV hereda la configuración de tu empresa en Prana. Si tu empresa está en TicketBAI/VeriFactu, los tickets saldrán con su código QR y huella digital correspondientes.

3. ¿Puedo modificar un ticket ya hecho? No. Por ley (y más con VeriFactu), los tickets emitidos son inalterables. Si te has equivocado, debes hacer una Devolución o abono para corregirlo legalmente.

4. ¿Puedo usarlo si se cae internet? El TPV de Prana es Cloud (necesita internet), pero es muy ligero. Puedes usarlo compartiendo datos desde tu móvil en una emergencia.

5. ¿Qué es el «Cierre Ciego»? Es una opción de seguridad genial. Si configuras a un empleado como «Ciego», al cerrar caja el TPV no le dice cuánto dinero debería haber. El empleado solo pone lo que ha contado y el sistema guarda el arqueo. Así evitas que «cuadren la caja» artificialmente.

6. He olvidado la contraseña de administrador del TPV. No hay drama. Ve a tu panel de Prana → Configuración → TPV, selecciona la tienda y pulsa «Regenerar contraseña».

Tu mostrador, bajo control

Vende rápido, cierra caja tranquilo y deja que Prana lleve las cuentas. 🤝