1.1 Configuración y usuarios

En este apartado podrás personalizar y gestionar los aspectos clave de tu cuenta en PRANA. Desde la configuración general del sistema hasta la gestión de usuarios y perfiles, aquí encontrarás todas las herramientas necesarias para adaptar la plataforma a las necesidades de tu negocio.

Define cómo se comporta tu entorno de trabajo, configura tus impuestos según la normativa aplicable y mantén actualizada tu información personal.

Empieza por aquí para tenerlo todo a tu medida. 😊

1.1.1 Configura tu cuenta de PRANA

En el área de configuración de PRANA, podrás personalizar y ajustar diversos aspectos para adaptarlo a las necesidades de tu empresa. A continuación, encontrarás una descripción detallada de cada una de las opciones disponibles:

Cuenta

En esta sección, podrás ingresar y modificar los datos de tu empresa, como el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal, entre otros. Además de incluir el logotipo simplemente arrastrando desde tu carpeta de imágenes.

También datos que afectan a los informes, como el registro mercantil o las notas u observaciones a pie de página.

Preferencias globales

Aquí podrás configurar las preferencias generales de la plataforma, como el idioma, la moneda, el formato de fecha y la zona horaria predeterminados.

Email

Esta sección te permite crear, personalizar y gestionar las plantillas de correo electrónico que se utilizarán para comunicarte con tus contactos, como clientes, proveedores.

Notificaciones

Aquí podrás elegir las preferencias de notificación y la forma en que deseas recibir las alertas del sistema.

Documentos

En esta sección, podrás configurar la información predeterminada de tus documentos, como facturas, presupuestos o albaranes, así como las series de numeración que se utilizarán.

Prana configura la series por defecto para que no tengas que preocuparte por su configuración. Si necesitas añadir otra serie, simplemente pulsa el link situado en el pie de la página, nos abrirá una nueva línea que nos permitirá seleccionar para que tipo de documento de la serie, el título y los contadores.

Formas de pago

Aquí podrás añadir y configurar las diferentes formas de pago que aceptarás para gestionar los cobros y pagos de tus facturas, como tarjetas de crédito, transferencias bancarias o pagos en efectivo. Para añadir una forma de pago, pulsamos el botón situado en la parte superior de la página

Nos abre el formulario de introducción y procedemos a completar los campos que necesitemos. Los campos indicados con un * son campos obligatorios que tienen que ser rellenados para para poder grabar. Se pueden completar datos como el icono, días para el cálculo de vencimientos en los documentos y tipo de documento para los ficheros Facturae.

Si queremos que la forma de pago se nuestra forma de pago por predeterminada al crear clientes o proveedores, tendremos que marcar el check Establecer como predeterminada.

Finalmente el botón finalizará la grabación de la forma de pago.

Impuestos

Esta sección te permite gestionar los impuestos que se aplican en tu país o región, así como añadir nuevos impuestos según las necesidades de tu empresa.

Inventario

Aquí podrás configurar los parámetros predeterminados de tu inventario, como las unidades de medida, las categorías de productos o los almacenes, así como ajustar los detalles de tus productos.

Tarifas

Desde este apartado se podrán gestionar las diferentes tarifas de venta de tus productos. Además se podrá establecer la tarifa predeterminada de tu empresa, que se asignará de forma automática al dar de alta a clientes. Se puede desactivar cualquier tarifa para impedir su uso a partir de ese momento.

1.1.1 Gestión de usuarios

La gestión de usuarios que pueden acceder a tu cuenta se gestiona mediante invitaciones que puedes enviar desde el apartado «Invitar y gestionar miembros» situado en la parte superior izquierda, dentro del menú desplegable de tu empresa:

.

Al acceder a esa opción, veremos la lista de usuarios, si están activos y su última actividad en Prana.

Si queremos enviar una invitación para dar permisos de acceso a un nuevo usuario pulsaremos el botón Invitar usuarios y rellenaremos el email en el cual recibirá la invitación. Finalmente pulsaremos el botón invitar usuario.

1.1.1 Mi perfil

¿Quieres cambiar algún parámetro de la cuenta de usuario con la que has entrado a Prana?, en esta sección te explicamos como hacerlo de forma rápida y sencilla.

Pulsa sobre el icono de la página principal situado en la parte inferior izquierda, y luego sobre la opción configurar perfil.

En formulario que nos aparece podremos indicar datos como el nombre, cambiar de avatar, teléfono o activar / desactivar la ayuda de primeros pasos.

1.1.1 Configura tus impuestos

En prana, intentamos ponértelo fácil, por eso, cuando empiezas con nosotros creamos los impuestos más comunes usados en España o Canarias.

¿Qué impuestos precarga prana?

Desde el apartado de configuración
de empresa, podrás acceder al apartado de impuestos.

Apartado Impuestos

Lo primero que debes indicar
es el nombre del impuesto de tu región, por defecto prana cargará IVA.

Si eres una empresa o autónmo con residencia en Canarias, marca la casilla Empresa acogida a IGIC y cambiará el nombre del impuesto a IGIC y prana creará los impuestos más comunes de Canarias.

Estas son los impuestos precargados en prana

¿Cómo crear impuestos nuevos?

Tienes que hacer clic el botón de añadir impuestos, en el apartado de configuración de empresa à impuestos. Aparecerá este popup:

Al clicar sobre añadir impuesto, aparece este popup.

Prana, calcula el impuesto al cruzar el impuesto del cliente o proveedor con el impuesto del producto, ya que un producto puede tener un impuesto diferente dependiendo de a quien se le venda. Por ejemplo, puedo tener un IVA General para mis productos siempre que venda en la península, pero si ese mismo producto lo vendo o lo compro fuera de España, el impuesto será exento.

Veamos un ejemplo de como crear un impuesto del 12% para mis clientes o proveedores del tipo GENERAL.

Ahora vamos a crear el impuesto 0% IVA para el mismo tipo de producto.

Esto quiere decir, que cualquier producto con el impuesto Agrícola, al venderlo a un cliente con el
tipo de impuesto Exento, aplicará un IVA del 0%.

Por último, vamos a ver como añadir un recargo de equivalencia del 1.2% a este IVA del 12%.

Esto quiere decir, que cualquier producto con el impuesto Agrícola, al venderlo a un cliente con el
tipo de impuesto con Recargo, aplicará un IVA del 12% más un recargo del 1.2%.

Este es un ejemplo claro de cómo crear los impuestos para mis productos agrícolas, y como prana aplicará el impuesto correcto, al cruzar el tipo de producto con el tipo de cliente o
proveedor.

¿Cómo edito impuestos ?

Tienes que hacer clic el sobre el impuesto que deseas modificar, en el apartado de configuración de empresa à impuestos.

Al clicar sobre el impuesto que deseas editar,
aparecerá este popup.

Puedes cambiar los porcentajes, y la etiqueta del impuesto, tanto de los impuestos creados por ti, como de los que prana precarga. Incluso si alguno no lo usas, puedes pulsar sobre eliminar.

Esta etiqueta aparecerá en cualquier documento de venta o de compra, en la columna de impuestos

.

1.2 Gestiona tus clientes

¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus clientes de manera fácil y eficiente. 🚀

Una vez registres a un cliente, podrás controlar todo lo relacionado con él. Desde adjuntar cualquier tipo de documentación digitalizada, consultar sus facturas, el estado de sus pagos, gestionar diferentes direcciones de envío y acceder a un dashboard con toda la información esencial de tu cliente.

1.2.1 Crear, editar y eliminar clientes

Crear un cliente

Para crear un cliente, sigue los siguientes pasos:

Accede a contactos –> clientes.
Pulsa en añadir cliente.
El único campo obligatorio es el nombre, todo lo demás PRANA lo rellena por ti, como el IVA por defecto, la tarifa y la forma de pago.
También puedes etiquetar a los clientes para categorizarlos de la forma que más se adapte a tus necesidades.
Los campos mínimos para que una factura sea válida son el nombre, NIF y localización fiscal completa. Las facturas serán enviadas al email indicado en el campo email.

Ejemplo: Imagina que tienes un cliente llamado «Juan Pérez». Solo necesitas escribir su nombre y PRANA completará automáticamente los demás campos.

Información Bancaria

Podremos indicar el banco del cliente, para poder generar remesas de cobro sobre el IBAN informado por el cliente.

El campo requerido para la presentación de remesas es el IBAN.

Direcciones de envío

Al crear un cliente, por defecto la dirección de envío y la dirección fiscales serán la misma, por eso aparecer dicha opción marcada al crear un cliente:

Al desmarcar la opción, se podrán añadir infinitas direcciones de envío bajo un mismo cliente, simplemente pulsando añadir dirección.

Al pulsar añadir dirección, aparecen los campos de localización, que debes rellenar.

Indicando además que la dirección es la predeterminada o no.

Conforme vayas añadiendo direcciones, éstas, irán apareciendo en forma de tarjetas, pudiendo editar, eliminar o crear nuevas direcciones en cualquier momento.

Cada tarjeta tiene unas acciones:

Editar dirección
Establecer como predeterminada: será la dirección que se seleccionará de forma automática al crear cualquier documento de venta sobre este cliente.
Eliminar dirección: que podrá ser eliminada siempre y cuando no se haya usado en la plataforma.

Editar cliente

Accede a contactos à clientes.
Selecciona el cliente en el listado.
Pulsar editar en las opciones de selección

También podrías hacerlo así:

Selecciona el cliente en el listado con clic.
Accederás al panel de control del cliente.
Pulsa en editar en la barra lateral o en el menú de acciones

Eliminar un cliente

Selecciona el cliente en el listado.
Pulsar papelera en las opciones de selección
0

También podrías hacerlo así:

Selecciona el cliente en el listado con clic.
Accederás al panel de control del cliente.
Pulsa en eliminar en el menú de acciones.

Crear Factura

Podrás crear una factura desde el botón de añadir de la ficha del cliente.

1.2.1 Dashboard de clientes

Principales KPIs de Clientes

Desde la ficha de clientes podremos consultar los siguientes Kpis.

Total Cobrado: importe cobrado del cliente, puedes acotarlo en periodos.

Pendiente de Cobro: Importe total pendiente de cobro del cliente.

Cobros Recibidos: Anticipos pendientes de facturar del cliente.

Seguidamente podrás acceder a la gráfica de facturas, distribuidas en el tiempo.

Gráfico, Gráfico de líneas Descripción generada automáticamente

Y a los presupuestos, separados por su estado:

Aceptados
Pendientes de aceptar
Rechazados

Gráfico Descripción generada automáticamente

1.2.1 Consulta últimas facturas de clientes

Últimas facturas registradas de un cliente

Puedes consultar fácilmente las últimas facturas registradas en cada cliente desde su ficha.

Podrás acceder a ellas con un simple clic, revisar su estado y realizar acciones como editar o eliminar. Además, desde la pestaña de facturas, tendrás acceso al historial completo, incluyendo detalles sobre los cobros y opciones para gestionar cada documento.

Sigue leyendo para descubrir cómo aprovechar estas funcionalidades al máximo.

Desde la ficha del cliente, podrás comprobar , pudiendo acceder a ellas haciendo clic.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación Descripción generada automáticamente

También desde la pestaña de facturas, podrás consultar el historial de las facturas del cliente, el estado de sus cobros, acceder a cada una de ellas, editarlas y eliminarlas.

Interfaz de usuario gráfica, Tabla Descripción generada automáticamente

1.2.1 Adjuntar archivos a un cliente

Cómo adjuntar archivos a un cliente

Puedes adjuntar archivos a un cliente de manera rápida y sencilla para mantener toda la información relevante centralizada.

Selecciona el cliente desde el listado.
Desde el dashboard o el apartado de añadir.
Haz clic en Añadir archivo, selecciona y Añade.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación Descripción generada automáticamente

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Chat o mensaje de texto Descripción generada automáticamente

1.2.1 Notas en clientes

Incluye notas en tus clientes

Las notas son textos asociados a clientes tales como como recordartorios, textos explicativos, clausulas … Cualquier texto que queramos tener asociado a una ficha de cliente. No hay limite de notas para un cliente y se pueden editar siempre que se necesiten.

Para crear una nueva nota sigue los siguientes pasos.

Selecciona el cliente desde el listado.
Desde el dashboard o el apartado de añadir.
Haz clic en Añadir nota, selecciona y Añade.

Las notas se componen de un título y de una descripción.

para guadar la nota simplemente pulsa en guardar. Si pulsamos Cancelar cancelaremos la acción de crear nueva nota.

Para editar o elminar una nota , accederemos a la pestaña de notas del cliente, identificamos la nota y pulsaremos en el boton de acción

. Aparecerán las opciones de editar o eliminar, pulsaremos una de ellas y completaremos la acción confirmando el mensaje o editando la nota.

1.2.1 Importación de clientes

Esta guía detalla los pasos necesarios para importar clientes en el sistema Prana de manera sencilla y eficiente.

Pasos para Importar Clientes

Acceder a la Lista de Clientes
- Navega a la sección de clientes dentro del sistema Prana.
- En el menú de acciones , selecciona la opción “Importar Clientes”.
Abrir el Formulario de Importación
- Al pulsar en “Importar Clientes”, aparecerá un formulario que permite gestionar el proceso de carga de datos.
Descargar la Plantilla (Opcional)
- Dentro del formulario, haz clic en el enlace “Descargar el modelo”.
- Este modelo es un archivo XLSX que contiene la estructura requerida para importar correctamente los datos de los clientes.
- Asegúrate de llenar esta plantilla con los datos de los clientes siguiendo los datos de ejemplo contenidos en ella.
Seleccionar o Arrastrar el Archivo
- Una vez completada la plantilla, vuelve al formulario de importación.
- Tienes dos opciones para cargar el archivo:
  - Seleccionar un archivo: Haz clic en el área designada para elegir el archivo desde tu dispositivo.
  - Arrastrar el archivo: Arrastra el archivo directamente al área indicada.
Confirmar o Cancelar la Acción
- Una vez cargado el archivo:
  - Haz clic en “Guardar” para procesar la importación.
  - Si deseas cancelar la acción, pulsa el botón “Cancelar”.

1.2.1 Exportación de clientes

La exportación de clientes te permite exportar los datos desde el listado de clientes. Si previamente hemos hecho algun filtro sobre este listado , solo se exportará los datos filtrados.

Para realizar la exportación pulsamos en el marcado como otras opciones

y pulsaremos la el formato de exportación, csv o Excel.

Al finalizar el proceso se descargará el archivo automáticamente en el navegador.

1.3 Gestiona tus proveedores

¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus proveedores de manera fácil y eficiente. 🚀

Una vez registres a un proveedor, podrás controlar todo lo relacionado con él. Desde adjuntar cualquier tipo de documentación digitalizada, consultar sus facturas, el estado de tus pagos y acceder a un dashboard con toda la información esencial de tu proveedor.

¡Y listo! Con PRANA, gestionar tus proveedores es tan sencillo como parece. ¡Déjate llevar y ahorra tiempo en lo que realmente importa! 😉

1.3.1 Crear un proveedor

Para crear un proveedor, sigue los siguientes pasos:

Accede a contactos –> proveedores.

Pulsa en añadir proveedor.

El único campo obligatorio es el nombre, todo lo demás PRANA lo rellena por ti, como el IVA por defecto.

También puedes etiquetar a los proveedores para categorizarlos de la forma que más se adapte a tus necesidades.

Ejemplo: Imagina que tienes un proveedor llamado «Juan Pérez». Solo necesitas escribir su nombre y PRANA completará automáticamente los demás campos.

Información Bancaria

Podremos indicar el banco del proveedor, para tener informado su cuenta a la hora de gestionar transferencias bancarias.

Datos de facturación

Podremos indicar el descuento por defecto, la forma de pago, los días fijos e el IPRF. Además de otros campos, como la moneda.

1.3.1 Editar un proveedor

Accede a contactos à proveedores.

Selecciona el proveedor en el listado.

Pulsar editar en las opciones de selección

También podrías hacerlo así:

Selecciona el proveedor en el listado con clic.

Accederás al panel de control del proveedor.

Pulsa en editar en la barra lateral o en el menú de acciones.

1.3.1 Eliminar un proveedor

Selecciona el proveedor en el listado.

Pulsar papelera en las opciones de selección

También podrías hacerlo así:

Selecciona el proveedor en el listado con clic.

Accederás al panel de control del proveedor.

Pulsa en eliminar en el menú de acciones.

1.3.1 Dashboard proveedores

Desde la ficha del proveedor, puedes consultar varios indicadores clave (KPIs):

Total Comprado: importe de las facturas de compra del proveedor.
Total Pagado: importe total pagado de sus facturas de compra.
Pendiente de Pago: importe pendiente de pago de sus facturas de compra.

Seguidamente podrás acceder a la gráfica de facturas, distribuidas en el tiempo.

1.3.1 Consultar últimas facturas de un proveedor

Desde la ficha del proveedor, podrás comprobar las últimas facturas registradas sobre el proveedor que estés consultando.

También desde la pestaña de facturas, podrás consultar el historial de las facturas del proveedor, el estado de sus pagos, acceder a cada una de ellas, editarlas y eliminarlas.

1.3.1 Adjuntar archivos

Desde este apartado podrás adjuntar a tu proveedor cualquier documentación que creas necesaria, como podrían ser contratos, acuerdos o listados de tarifas.

Selecciona el proveedor desde el listado.

Desde el dashboard o el apartado de añadir.

Haz clic en Añadir archivo, selecciona y Añade.

1.3.1 Insertar notas

Selecciona el proveedor desde el listado.

Desde el dashboard o el apartado de añadir.

Haz clic en Añadir nota, selecciona y Añade.

1.4 Facturas de venta

¡Bienvenido a la sección de Facturas de Venta de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para ¡empezar a facturar inmediatamente!. 🚀

1.4.1 Completa los datos de tu negocio

Para rellenar los datos de facturación de negocio, realiza los siguientes pasos:

Acceder a la opción de configuración en la barrar lateral izquierda.
Introduce los datos de tu negocio.
Asigna tu logo.
Guarda.

Una vez completados todos los datos, podrás comenzar a crear una factura.

1.4.1 Crear una factura de venta

Dirígete a Ventas->Facturas.
Pulsa sobre añadir Factura.
Selecciona el cliente
PRANA asignará un número a la nueva factura.
Selecciona la fecha de factura, por defecto aparecerá la fecha del día.
Selecciona la fecha de vencimiento.
Aparecerá la forma de pago asignada al cliente seleccionado, aunque se podrá cambiar para la factura que estés creando.
Añade las líneas que necesites, podrás usar productos existentes o conceptos inventados.

1.4.1 Aplica descuentos en facturas de venta

Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las facturas en PRANA.

Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la factura.

Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la factura, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.

Patrón de fondo

Descripción generada automáticamente con confianza baja

1.4.1 IRPF en facturas de venta

Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada factura. Pulsando sobre Añadir IRPF.

Podrás quitar el IRPF pulsando en elmnar.

1.4.1 Previsualizar facturas de venta

Podrás previsualizar la factura pulsando sobre ella en el listado de facturas o bien estando en el modo edición, pulsando sobre previsualizar en la parte superior derecha.

En la parte izquierda podrás ver el PDF de la factura, puedes realizar scroll vertical para consultar las diferentes hojas si fuera necesario.

En la parte lateral derecha, la barra mostrará datos generales de la factura

1.4.1 Descargar PDF factura venta

Generando un ZIP con tantos PDF como facturas seleccionadas.

También desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás descargar el pdf de la factura.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Teams

Descripción generada automáticamente

1.4.1 Duplicar factura venta

Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás duplicar cualquier factura.

Se abrirá una factura nueva, exactamente igual que la original, pudiendo realizar cualquier cambio que sea necesario.

1.4.1 Generar factura de venta rectificativa

Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás generar una factura rectificativa a partir de otra.

Se creará una factura en la serie de facturas rectificativas, exactamente igual que la original con la cantidades en negativo.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico Descripción generada automáticamente

Podrás realizar todos los ajustes necesarios sobre ella y existirá una trazabilidad entre la factura rectificativa y la original.

1.4.1 Gestiona tus series y contadores de facturas

Configura tus series y contadores de facturación: primeros pasos.

En prana, intentamos ponértelo fácil, por eso, cuando empiezas con nosotros creamos una series de facturación predeterminadas, y con un máscara específica para su contador.

¿Qué series y contadores precarga prana?

Desde el apartado de configuración de empresa, podrás acceder al apartado de contadores y series de facturación.

Apartado Numeración de documentos,

Estas son las series precargadas en prana.

¿Cómo cambiar el contador o la máscara de documentos?

Lo primero es comprender que los contadores en prana, se componen de una máscara, donde podemos incluir el año actual, para que de forma automática lo concatene al contador, de tal forma que en el año 2025, prana haga que todas las facturas comiencen por 25 y además añadirá X dígitos según la configuración de la máscara, cuando llegue el siguiente año (siguiendo el ejemplo 2026), el contador se reiniciará con 260000.

Por defecto, añadimos los dos dígitos del año al contador de cualquier documento, ya sea de venta o de compra y completamos con cero hasta cubrir las posiciones indicadas por las #.

Si deseamos cambiar esta máscara, sólo tendremos que modificarla en este apartado. Si no deseamos que el año del documento, forme parte del contador y simplemente queremos un contador continuo, quitaremos [YY] y lo sustituiremos por #.

Una vez ajustado la máscara, sólo resta introducir el primer número que quiero que se genere en cada tipo de documento:

En este caso, mi última factura ha sido 2501000 y cuando vaya a generar una factura nueva, el número será 2501001.

Además, si al crear una factura, introduces un contador que no cuadra con lo preestablecido en prana, aparecerá este aviso:

El introducir la factura manualmente, en el ejemplo 900, y no coincidir este número con la máscara preestablecida en prana, aparecerá el aviso de actualizar los contadores.

Al pulsar sobre actualizar, accederás a la configuración de contadores y series de facturación, para realizar todos los ajustes necesarios. Si no quieres reiniciar tu contador de forma automática, quita las YY de la máscara, de esta forma la numeración será siempre continua.

¿Cómo crear series de facturación?

Es posible, que no quieras usar las series que trae prana precargadas, pero no te agobies, todo tiene solución. Simplemente pulsa sobre la opción de Añadir series de facturación, en el apartado de configuración à numeración de documentos.

Selecciona el tipo de documento:

· Compras: para todos los documentos de compra que no son facturas simplificadas o tickets.

· Ventas: para todos los documentos de venta que no son facturas simplificadas o tickets.

· Tickets de venta

· Tickets de compra

· Borradores: te recomendamos no cambiarlo, y dejar la serie BO como la serie de borradores, pero como siempre tú decides.

Una vez seleccionado el tipo de documento, solo resta escoger el código para nuestra serie:

En este ejemplo, mi serie será FV y sus rectificativas FVR. Además si necesitas comenzar por un contador en concreto sólo debes indicarlo en su columna. Recuerda adaptar la máscara si es necesario.

También podrás crear series de facturación desde cualquier documento de compra o de venta, escogiendo la opción de añadir desde el selector de series del documento en el que te encuentres:

Los datos que tienes que rellenar son los anteriormente descritos.

¿Puedo tener varias series de facturación?

Esto no es un problema para prana, configura todas tus series y escoge cual es tu serie predeterminada para cada tipo de documento. Para ello, clica en los tres puntos de la serie en concreto y márcala como predeterminada:

1.4.1 Enviar facturas de venta por email

Desde la previsualización, tienes el botón de enviar, que compartirá por email la factura seleccionada. Sugerirá el email de la ficha del cliente.

En el Para, aparecerá el email de la ficha del cliente, se pueden añadir tantos emails como desees o cambiar el que PRANA sugiere.

Puedes enviar la factura en copia a cualquier email que desees.

El nombre del PDF se compone de la palabra factura más la serie y número de la factura.

1.4.1 Eliminar una factura de venta

O bien;

Previsualiza la factura.
Pulsa en acciones à eliminar.

1.4.1 Cobrar una factura de venta

PRANA te permite llegar el control de cobros de tus facturas, pudiendo gestionar cobros parciales, completos o anticipos de tus facturas y presupuestos.

Para realizar un cobro de una factura, seguiremos los siguientes pasos:

Accedemos al listado de facturas.
Seleccionamos la factura
Accedemos a la previsualización de la factura.
En la barra lateral derecha, pulsamos sobre añadir cobro.

Aparece este ventana:

Sigue los siguientes pasos:

Introduce el importe cobrado, puede ser superior o inferior al importe pendiente de la factura.
Escribe un concepto o descripción para el cobro.
PRANA sugiere la fecha del día para el nuevo cobro, pero lo puedes cambiar.
Indica el banco donde se realizará el ingreso. No es obligatorio.
Pulsa Guardar.

Si la suma de todos los cobros, supera el importe total de la factura, ya no podrás añadir más cobros. Puedes consultar el historial de los cobros de una factura, desde su previsualización, en la barra lateral derecha.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación Descripción generada automáticamente con confianza media

1.4.1 Edita o elimina cobros de una factura de venta

Puedes editar o eliminar los cobros de una factura, siguiendo los siguientes pasos.

Dirígete a Ventas à Facturas.
Pulsa sobre la factura que deseas consultar.
En la parte derecha, podrás ver los cobros existentes.
Selecciona el cobro que quieres editar o eliminar.
Cambia los datos y graba (parte inferior derecha) o pulsa eliminar (parte inferior izquierda) de la entrada de cobros.

1.4.1 FacturaE

Prepárate para generar los ficheros necesarios de FacturaE, a golpe de clic, listos para ser firmados y enviados a la administración pública.

Activa el módulo de FacturaE.

Tendrás que dirigirte al Marketplace de prana y activar el módulo. Puedes acceder desde el selector de empresa.

A continuación busca el módulo, que se encuentra en la sección de facturación y pulsa sobre comenzar.

¡Ya tienes activa FacturaE!

Configurar facturaE

Para que puedas generar el XML en formato facturaE, es necesario completar una serie de datos mínimos en prana. Te los detallamos a continuación.

En el mantenimiento de las formas de pago (apartado configuración à formas de pago), tendrás que editar cada forma de pago e indicar en el campo FacturaE, su equivalente. Estas equivalencias las marca la legislación española, deberé de escoger la que más se asemeje a cada forma de pago.
Si la forma de pago que escoges en la factura implica que cobrarás mediante ingreso en tu cuenta bancaria, deberás de escoger el banco FacturaE (apartado configuración à cuenta).

Dentro de cuenta, en la parte inferior:

· Por último tanto en clientes , como en las facturas, tienes un apartado para indicar los centros, de los cuales te informará tu cliente final.

En clientes, (acceso desde contactos à clientes) al editar cualquiera de ellos, tendrás la pestaña de FacturaE.

· En VentasàFacturas, podrás acceder a los datos de los centros facturaE, pulsando sobre la opción de facturaE en la edición de la factura, en la parte inferior, junto a la forma de pago.

Generar fichero XML FacturaE

Desde prana, puedes generar el fichero XML en la versión 3.2.2, que después deberá de ser firmado desde el portal de FacturaE o desde Autofirma.

Para generar el fichero, accederemos al a factura, desde Ventas à Facturas, clicamos sobre ella y desde el menú de acciones, seleccionamos Generar FacturaE.

Aparecerá el siguiente popup, donde pulsaremos aceptar.

Prana, hará unas comprobaciones mínimos, y si existe algún dato que no esté correctamente relleno, nos avisará de ello, mediante una notificación en la parte inferior izquierda. Por ejemplo:

Si no hay errores controlados, se generará el XML que podremos procesar desde el portal de FacturaE o desde Autofirma.

1.5 Facturación periódica

Automatiza tu facturación y olvídate de preocupaciones 🚀

¿Tienes facturas que se repiten mes a mes? ¡Entonces este módulo es para ti! Con la Facturación Periódica de PRANA, te olvidarás del trabajo repetitivo y ganarás en eficiencia. Configura una vez y deja que el sistema haga el resto: generará automáticamente las facturas según la periodicidad que elijas y las enviará por email a tus clientes, sin que tengas que mover un dedo.

Pero eso no es todo. También tendrás el control total de tu facturación recurrente, sabiendo en todo momento si todo está al día o si necesitas tomar acción.

¿Qué puedes hacer con este módulo?

✅ Automatizar la generación de facturas, ahorrando tiempo y esfuerzo.
✅ Enviar facturas automáticamente por email a tus clientes sin preocupaciones.
✅ Controlar el estado de tu facturación recurrente con una vista clara y organizada.
✅ Duplicar facturas periódicas para crear nuevas en segundos.
✅ Omitir periodos de facturación si hay meses en los que no necesitas emitir facturas.
✅ Lanzar la facturación manualmente cuando lo necesites.

💡 Con PRANA, la facturación deja de ser una tarea tediosa y se convierte en algo ágil, simple y eficiente. Así que relájate, automatiza y enfócate en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. ¡Nosotros nos encargamos de las facturas! 😉

1.5.1 Gestiona tu facturación periódica

Prepárate para descubrir lo fácil que es facturar con PRANA tu facturación periódica y cómo puedes automatizar este proceso con el mínimo esfuerzo. ¡Vamos a empezar! 🚀

Activa el módulo de facturación periódica.

Tendrás que dirigirte al Marketplace de prana y activar el módulo. Puedes acceder desde el selector de empresa.

A continuación busca el módulo, que se encuentra en la sección de facturación y pulsa sobre comenzar.

Ya tienes activa la facturación periódica.

Crear factura periódica.

Una vez activado el módulo, podrás comenzar a usarlos desde el menú de Ventasà Facturación Periódica.

En el listado de facturas periódicas pulsa sobre el botón superior de la derecha, Añadir factura periódica y se abrirá la creación de la factura.

En la parte superior rellena los campos de la cabecera de la factura:

Los campos obligatorios para crear una factura periódica son:

Cliente
Período
Fecha Inicio

La fecha final no es obligatoria.

Los periodos que puedes escoger son:

Diario
Semanal
Quincenal
Mensual
Bimensual
Trimestral
Semestral
Anual

En el siguiente apartado podrás introducir los conceptos que incluirá tu factura definitiva.

En la parte inferior puedes indicar si quieres que las facturas se generen de forma automática y si también deseas que se envíe por email la facturada generada a tu clientes.

Si marcas la opción de Generación automática de la factura, todos los días a primera hora se generarán las facturas que tengan esta opción marcada y si además has marcado el envío automático, se enviará por email la facturada generada a cada uno de tus clientes.

Aplica descuentos a tus facturas periódicas.

Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las facturas en PRANA.

Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la factura.

Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la factura, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.

IRPF en facturas periódicas.

Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada factura. Pulsando sobre Añadir IRPF.

Podrás quitar el IRPF pulsando en elminar.

Gestionar las previsiones de facturas periódicas.

Podrás visualizar las previsiones de una factura periódica pulsando sobre ella en el listado de facturas periódicas.

Aparecerá un tablero con toda la información de la factura periódica y una estaña con sus previsiones pasadas y futuras.

Desde la pestaña General, podrás activar y descativar los automatismo de la factura periódica, consultar sus datos generales y desde el botón superior de la derecha podrás:

Editar
Duplicar
Eliminar

Desde la pestaña de facturas podrás visualizar todas las previsiones, las pasadas tengan o no factura asociada y las futuras de la misma forma.

Facturación manual de una factura periódica.

Podrás forzar la creación de cualquier previsión, que no esté facturada, haciendo clic sobre ella y pulsando sobre generar.

Omitir facturación de una factura periódica.

Podrás omitir la creación de cualquier previsión, que no esté facturada, haciendo clic sobre ella y pulsando sobre omitir.

Comprobar la situación de tus facturas periódicas.

Desde el listado de facturas periódicas puedes comprobar el estado de cada una de ellas, consultando la columna de situación, que tendrá dos posibles valores:

Al día. (Todo está facturado)
Pendiente (Hay alguna factura que no se ha generado y debería de estarlo)

Dejar al día la facturación periódica de tu empresa.

Desde el listado de facturas periódicas puedes comprobar el estado de cada una de ellas. Sólo tienes que pulsar en el botón de Pendientes de la parte superior derecha.

Podrás seleccionar una o varias facturas y después generarlas desde el menú de opciones:

Automatizaciones en facturas periódica.

Si marcas la opción de Generación automática, se generarán de forma automática a primera hora de la mañana.

Si además, tienes marcada la opción de envío automático, se enviará el email al cliente. Esta opción es independiente de la primera, es decir, si fuerzas las creación manual de una factura periódica y tiene esta opción marcada, también realizará el envío del email a tu cliente.

1.6 Gestiona tus productos

¡Bienvenido a la sección de clientes de PRANA! Aquí aprenderás todo lo que puedes hacer para gestionar a tus productos de manera fácil y eficiente. 🚀

1.6.1 Crear un producto

Para crear un producto, sigue los siguientes pasos:

Ve a Inventario > Productos en la barra lateral.
Haz clic en el botón «+Añadir producto» en la esquina superior derecha.
Ingresa la información básica del producto, incluyendo un código y una descripción.
Indica el tipo de impuesto, entre GENERAL, REDUCIDO, SUPERREDUCIDO y EXENTO.
Incluye la información relativa a ventas, compras y gestión de stock, gestión de variantes y datos contables.
Completa tu ficha de producto incluyendo etiquetas, y subiendo hasta 10 imágenes por producto, escogiendo una como principal.
Marca con etiquetas tu producto para facilitar su clasificación o filtrado.
Haz clic en el botón «Guardar» para guardar el producto.

Tu producto será visible en el listado, en Inventario > Productos.

Además de la información elemental, puedes configurar diferentes opciones avanzadas para tu producto.

1.6.1 Imágenes en producto

Asigna todas las imágenes que necesites a cada producto. Arrastra los ficheros desde tu explorador o pulsa cobre seleccionar una imagen para escoger todas las que desees asignar.

1.6.1 Precios en producto

Crea y asigna tarifas diferentes si quieres aplicar diferentes precios de venta para tu producto:

Tarifa: por defecto PRANA sólo permite trabajar con una tarifa, pero puedes contratar el módulo de MULTITARIFAS para poder tener infinitas tarifas.

Precio de venta: precio de venta sin impuestos incluidos. Existe la posibilidad de trabajar con precios con IVA o impuestos incluidos. Para ello dirígete a Configuraccion –> Tarifas y marca la opción de Impuestos incluidos en las tarifas que desees.

Gestionar tarifas: crea una nueva tarifa o asigna al producto tarifas ya creadas.

Puedes asignar un precio de compra, y una código de referencia de proveedor al producto, de esta forma además. calcularemos el margen de cada producto.

1.6.1 Gestión de stock

Activa esta casilla que te permite añadir el almacén y el número de unidades en el campo de «Cantidad», así como ver el stock en el panel de producto.

Almacén predeterminado: define tu almacén predeterminado para el producto, de entre los que hayas creado.

Cantidad: número de unidades de producto en stock a día de hoy.

Medidas y Pedio: puedes indicar las medidas del producto, alto x ancho x fondo en CM y el peso den.

¡Y listo! Con PRANA, gestionar tus productos es tan sencillo como parece. ¡Déjate llevar y ahorra tiempo en lo que realmente importa! 😉

1.6.1 Editar producto

Para editar un producto sigue los siguientes pasos:

Ve a Inventario->Productos
Haz clic sobre el producto que deseas editar.
Pulsa editar

Texto, Pizarra Descripción generada automáticamente

1.6.1 Eliminar producto

Para eliminar un producto sigue los siguientes pasos:

Ve a Inventario->Productos
Selecciona al producto que desees eliminar.
En el botón acciones, de la parte superior derecha, selecciona Eliminar.

1.6.1 Desactivar producto

PRANA te da la opción de inactivar productos, para que no se puedan usar en procesos posteriores, como podría ser una venta o una compra.

Para inactivar un producto sigue los siguientes pasos:

Ve a Inventario–>Productos
Selecciona al producto que desees desactivar.
En el botón acciones, de la parte superior derecha, selecciona desactivar.

Aparecer el producto con el estado Inactivo en el listado y al acceder al producto podrás ver un mensaje como este:

Es una opción perfecta, para impedir el uso de cualquier producto, que no podemos eliminar porque tiene movimientos de almacén, de compra o de venta.

Para reactivar un producto basta con pulsar en Reactivar desde su ficha o desde el botón de acciones.

O desde acciones

1.6.1 Ficha de producto

Desde el listado de productos, puedes acceder a la ficha del producto, donde podrás consultar diferentes Kpis para conocer el estado y la rentabilidad de cada uno de tus productos.

En la parte superior existen 4 Kpis

Stock: muestra tanto la cantidad como el valor del stock actual.
Total Vendido: unidades facturadas del producto.
Total Facturado: importe total de las facturas de venta del producto.
Total Comprado: importe total de las facturas de compra del producto.
Ganancia: diferencia entre el total facturado y el total comprado.

Seguidamente dispones de una evolución temporal de las ventas y las compras.

Para terminar con un resumen de los precios de compra y de venta.

1.6.1 Adjuntar archivos a productos

Selecciona el cliente desde el listado.
Desde el dashboard en la parte inferior derecha.
Haz clic en Añadir archivo, selecciona y Añade.

Imagen que contiene Texto Descripción generada automáticamente

1.6.1 Incluir notas en productos

Selecciona el producto desde el listado.
Desde el dashboard, en la parte inferior izquierda.
Haz clic en Añadir nota, selecciona y Añade.

Texto Descripción generada automáticamente

1.7 Facturas de compra

Prepárate para descubrir lo fácil que es gestionar tus gastos con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus pagos dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!

Gestiona tus facturas de compra

1.7.1 Gestiona tus facturas de compra

Prepárate para descubrir lo fácil que es gestionar tus gastos con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus pagos dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!

Crear una factura de compra.

Dirígete a Gastos à Facturas.
Pulsa sobre añadir Factura.
Selecciona el proveedor, o créalo desde el buscador.
Introduce el número de la factura del proveedor.
Selecciona la fecha de factura, por defecto aparecerá la fecha del día.
Selecciona la fecha de vencimiento.
Introduce la fecha en la que mecanizas la factura en prana.
Aparecerá la forma de pago asignada al proveedor seleccionado, aunque se podrá cambiar para la factura que estés creando.
Añade las líneas que necesites, podrás usar productos existentes o conceptos inventados o añadir suplidos.
Arrastra el documento digitalizado de tu proveedor, en pdf en formatos de imagen.

Aplica descuentos

Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las facturas en prana.

· Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la factura.

· Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la factura, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.

IRPF en facturas de compra

Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada factura. Pulsando sobre Añadir IRPF. Si el proveedor tiene asignado un IRPF, éste se aplicará en la factura.

Podrás quitar el IRPF pulsando en eliminar.

Previsualizar

Podrás previsualizar la factura pulsando sobre ella en el listado de facturas o bien estando en el modo edición, pulsando sobre previsualizar en la parte superior derecha.

En la parte izquierda podrás ver el documento digital de tu factura de compra, puedes realizar scroll vertical para consultar las diferentes hojas si fuera necesario.

En la parte lateral derecha, la barra mostrará datos generales de la factura.

Descargar documento factura compra.

Desde el listado podrás descargar tantas facturas como selecciones.

Generando un ZIP con tantos documentos como facturas seleccionadas.

También desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás descargar el documento de la factura.

Duplicar factura compra.

Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás duplicar cualquier factura.

Se abrirá una factura nueva, exactamente igual que la original, pudiendo realizar cualquier cambio que sea necesario.

Generar factura rectificativa

Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás generar una factura rectificativa a partir de otra.

Se creará una factura en la serie de facturas rectificativas, exactamente igual que la original con la cantidades en negativo.

Podrás realizar todos los ajustes necesarios sobre ella y existirá una trazabilidad entre la factura rectificativa y la original.

Eliminar una factura de compra.

Dirígete a Gastos à Facturas.
Selecciona las facturas que deseas eliminar
En la acciones de selección, pulsa la papelera.

O bien;

1. Previsualiza la factura.

2. Pulsa en acciones à eliminar.

Pagar una factura de compra.

PRANA te permite llegar el control de pagos de tus facturas, pudiendo gestionar pagos parciales, completos de tus facturas de gastos.

Para realizar un pago de una factura, seguiremos los siguientes pasos:

1. Accedemos al listado de facturas.

2. Seleccionamos la factura

3. Accedemos a la previsualización de la factura.

4. En la barra lateral derecha, pulsamos sobre añadir pago.

Aparece este ventana:

Sigue los siguientes pasos:

1. Introduce el importe pagado, puede ser superior o inferior al importe pendiente de la factura.

2. Escribe un concepto o descripción para el pago.

3. Prana sugiere la fecha del día para el nuevo pago, pero lo puedes cambiar.

4. Indica el banco donde se realizará el gasto. No es obligatorio.

5. Pulsa Guardar.

Si la suma de todos los pagos, supera el importe total de la factura, ya no podrás añadir más pagos. Puedes consultar el historial de los pagos de una factura, desde su previsualización, en la barra lateral derecha.

Edita o elimina pagos de una factura de compra.

Puedes editar o eliminar los pagos de una factura, siguiendo los siguientes pasos.

Dirígete a Gastos à Facturas.
Pulsa sobre la factura que deseas consultar.
En la parte derecha, podrás ver los pagos existentes.
Selecciona el pago que quieres editar o eliminar.
Cambia los datos y graba (parte inferior derecha) o pulsa eliminar (parte inferior izquierda) de la entrada de pagos.

1.8 Presupuestos

Prepárate para descubrir lo fácil que es presupuestar con PRANA y cómo puedes optimizar la gestión de tus cobros dentro de la aplicación. ¡Vamos a empezar!

1.8.1 Crear un presupuesto de venta

Dirígete a Ventas à Presupuestos.

Pulsa sobre añadir Presupuesto.

Selecciona el cliente

PRANA asignará un número al presupuesto.

Selecciona la fecha de presupuesto, por defecto aparecerá la fecha del día.

Selecciona la fecha de validez.

Aparecerá la forma de pago asignada al cliente seleccionado, aunque se podrá cambiar para la presupuesto que estés creando.

Añade las líneas que necesites, podrás usar productos existentes o conceptos inventados.

Aplica descuentos

Podrás aplicar dos tipos de descuentos a las presupuestos en PRANA.

· Descuento línea, pudiendo aplicar un descuento diferente a cada línea de la presupuesto.

· Descuento General, pudiendo aplicar un descuento al total de la presupuesto, que se aplicará después de los descuentos línea si existieran. Situado en la parte inferior derecha, después de las líneas. Debes pulsar añadir dto.

IRPF en presupuestos de venta

Puedes asignar un porcentaje de IRPF a cada presupuesto. Pulsando sobre Añadir IRPF.

Podrás quitar el IRPF pulsando en eliminar.

Previsualizar

Podrás previsualizar la presupuesto pulsando sobre él en el listado de presupuestos o bien estando en el modo edición, pulsando sobre previsualizar en la parte superior derecha.

En la parte izquierda podrás ver el PDF del presupuesto, puedes realizar scroll vertical para consultar las diferentes hojas si fuera necesario.

En la parte lateral derecha, la barra mostrará datos generales del presupuesto.

Descargar PDF presupuesto venta.

Desde el listado podrás descargar tantos presupuestos como selecciones.

Generando un ZIP con tantos PDF como presupuestos haya seleccionado.

También desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás descargar el pdf del presupuesto.

Duplicar presupuesto venta.

Desde la previsualización, desde el botón de acciones podrás duplicar cualquier presupuesto.

Se abrirá un presupuesto nuevo, exactamente igual que la original, pudiendo realizar cualquier cambio que sea necesario.

Enviar presupuestos de venta por email.

Desde la previsualización, tienes el botón de enviar, que compartirá por email el presupuesto seleccionado. Sugerirá el email de la ficha del cliente.

En el Para, aparecerá el email de la ficha del cliente, se pueden añadir tantos emails como desees o cambiar el que PRANA sugiere.

Puedes enviar la presupuesto en copia a cualquier email que desees.

El nombre del PDF se compone de la palabra quote más la serie y número de la presupuesto.

Eliminar un presupuesto de venta.

Dirígete a Ventas à Presupuestos.
Selecciona las presupuestos que deseas eliminar
En la acciones de selección, pulsa la papelera.

O bien;

1. Previsualiza la presupuesto.

2. Pulsa en acciones à eliminar.

Anticipos en presupuesto de venta.

PRANA te permite llevar el control de cobros/anticipos de tus presupuestos, pudiendo gestionar cobros parciales, completos o anticipos de tus presupuestos.

Para realizar un cobro/anticipo de un presupuesto, seguiremos los siguientes pasos:

1. Accedemos al listado de presupuestos.

2. Seleccionamos el presupuesto

3. Accedemos a la previsualización del presupuesto.

4. En la barra lateral derecha, pulsamos sobre añadir anticipo.

Aparece este ventana:

Sigue los siguientes pasos:

1. Introduce el importe cobrado, puede ser superior o inferior al importe pendiente del presupuesto.

2. Escribe un concepto o descripción para el cobro.

3. PRANA sugiere la fecha del día para el nuevo anticipo, pero lo puedes cambiar.

4. Indica el banco donde se realizará el ingreso. No es obligatorio.

5. Pulsa Guardar.

Si la suma de todos los anticipos supera el importe total del presupuesto o el presupuesto esta facturado, ya no podrás añadir más anticipos. Puedes consultar el historial de los anticipos de un presupuesto, desde su previsualización, en la barra lateral derecha.

Además, si facturamos el presupuesto, el importe que se haya anticipado quedará cobrado automáticamente en la factura que se genere.